Regole per l'organizzazione del registratore di cassa. Contabilità delle transazioni in contanti in un'organizzazione commerciale

18 gennaio 2013

Olga Ivanova, contabile presso Intercomp
17/01/2013. "Notizie contabili."

Un'organizzazione commerciale è un'organizzazione le cui attività sono finalizzate a generare sistematicamente profitti dall'acquisto e dalla vendita di beni.

Le transazioni in contanti di un'organizzazione commerciale sono azioni relative ai pagamenti effettuati tramite pagamenti in contanti, ad es. azioni per ricevere, emettere e conservare contanti presso la cassa di un'organizzazione commerciale.

La procedura per effettuare transazioni in contanti in Federazione Russa contiene disposizioni generali sulla procedura per l'esecuzione di operazioni in contanti e stabilisce norme procedurali nelle seguenti sezioni:

ricezione, emissione di contanti ed elaborazione di documenti di contante;
tenuta e conservazione del libretto di cassa Soldi;
la verifica del registratore di cassa e il controllo del rispetto della disciplina di cassa.

Quando si effettuano pagamenti in contanti, un'organizzazione commerciale deve disporre di un registratore di cassa e rispettare i requisiti stabiliti dalla Procedura per l'esecuzione di transazioni in contanti. La responsabilità dell'esecuzione delle transazioni in contanti spetta al cassiere, con il quale deve essere concluso un accordo sulla piena responsabilità finanziaria.

Per registrare la disponibilità e il movimento dei fondi presso la cassa dell'impresa, è previsto il conto 50 "Contanti". Nel piano dei conti contabilità Si consiglia di utilizzare i seguenti account secondari per questo account:

sottoconto 1 “Contanti dell'organizzazione”;
sottoconto 2 “Cassa operativa”;
sottoconto 3 “Documenti in contanti”.

Diamo uno sguardo più da vicino allo scopo dei sottoconti consigliati nel conto 50 “Contanti.

50.1 “Contanti dell'organizzazione” - vengono presi in considerazione i fondi presenti nella cassa dell'organizzazione. Quando un'organizzazione effettua transazioni in contanti con valuta estera, è necessario aprire i sottoconti corrispondenti sul conto 50 "Contanti" per una contabilità separata del movimento di ciascuna valuta estera in contanti.
50.2 "Cassa operativa" - tiene conto della disponibilità e della circolazione dei fondi nelle casse degli uffici merci (moli) e delle aree operative, punti di sosta, attraversamenti fluviali, navi, biglietterie e depositi bagagli dei porti (moli), stazioni ferroviarie , depositi biglietti, biglietterie ecc. Viene aperto dalle organizzazioni (in particolare, organizzazioni di trasporti e comunicazioni) se necessario.
50.3 "Documenti monetari": vengono presi in considerazione francobolli, marche da bollo statali, francobolli su cambiali, biglietti aerei pagati e altri documenti monetari situati nella cassa dell'organizzazione. I documenti in contanti vengono contabilizzati sul conto 50 “Contanti” per l'importo dei costi di acquisizione effettivi. La contabilità analitica dei documenti monetari viene effettuata in base alla loro tipologia.

Se necessario, ovviamente, l'organizzazione ha il diritto di aprire altri sottoconti che contribuiscono alla chiarezza e alla comodità della contabilità per il conto 50 “Cassa”. Pertanto, se un'impresa effettua transazioni con valuta estera, vengono aperti i sottoconti corrispondenti sul conto 50 "Contanti" per registrare separatamente le transazioni per ciascun tipo di valuta.

Pertanto, il conto 50 "Conto contante" 1 "Contante dell'organizzazione" è destinato a contabilizzare tutto il contante nel registratore di cassa dell'impresa. Il conto secondario 50 "Contanti" 2 "Contanti operativo" è consigliato principalmente per l'uso nelle organizzazioni di trasporto e nelle imprese di comunicazione. Tuttavia, alcune organizzazioni commerciali che dispongono di una rete di negozi o punti vendita permanenti lo utilizzano per registrare la disponibilità e il flusso di denaro per ciascuna divisione. Il conto secondario 50 "Contanti" 3 "Documenti in contanti" viene utilizzato non per la contabilità dei contanti, ma per la contabilità dei documenti monetari pagati. Se un'organizzazione commerciale non effettua transazioni in contanti con documenti monetari e valuta estera e non ha divisioni, la contabilità del conto "Contanti" in tale organizzazione verrà effettuata utilizzando il conto 50 senza aprire sottoconti, poiché esiste non ce n'è bisogno.

Documenti per la registrazione delle transazioni in contanti.

La ricezione di fondi e documenti presso la cassa dell'impresa si riflette nell'addebito del conto 50 "Contanti" e il loro smaltimento si riflette nel credito.

Come in precedenza, i documenti di cassa sono ordini di cassa in entrata e in uscita, buste paga, buste paga e libretto di cassa.

I moduli dei documenti in contanti sono contenuti nel classificatore tutto russo della documentazione gestionale OK 011-93. È stato approvato con decreto dello standard statale della Russia del 30 dicembre 1993 N 299.

saldo del contante ricevuto in acconto;
contanti consegnati da un rappresentante autorizzato di un'unità separata secondo le modalità stabilite dalla persona giuridica.

Il documento è redatto in unica copia e firmato dal capo contabile o da persona a ciò autorizzata. La ricevuta dell'ordine di incasso è firmata anche dal capo contabile o da una persona autorizzata e dal cassiere. Se la contabilità di un'impresa è gestita da un contabile, firma due volte la ricevuta per l'ordine di incasso. Il documento è certificato dal sigillo (timbro) del cassiere, dopodiché la ricevuta viene consegnata alla persona che ha depositato il denaro e l'ordine della ricevuta di cassa rimane nel registratore di cassa dell'impresa. Il regolamento N 373-P non dice nulla sul mantenimento di un registro di registrazione di PKO e RKO. Ricordiamo che, secondo la vecchia Procedura, i mandati di cassa in entrata e in uscita oi documenti sostitutivi sono soggetti a registrazione su questo giornale da parte della contabilità prima del trasferimento alla cassa.

L'emissione di contanti sotto forma di salari, borse di studio e altri pagamenti viene effettuata in base a liquidazioni in contanti, estratti conto ed estratti conto. Il documento viene rilasciato in una copia, firmata dal capo dell'organizzazione e dal capo contabile o dalle persone autorizzate a farlo. Nella riga "Base", l'addetto alla contabilità indica il contenuto della transazione commerciale per la quale vengono emessi i fondi, e nella riga "Appendice" - i documenti primari e altri allegati all'ordine, indicando le date della loro preparazione e i numeri ( se tali documenti sono disponibili). Se i documenti allegati all'ordine di ricevuta di cassa contengono un'autorizzazione del capo dell'organizzazione (ad esempio "Paga" con data e firma del gestore), non è richiesta la firma del gestore sulla ricevuta di cassa.

Quando si emette denaro secondo un ordine di ricevuta di cassa, il cassiere è tenuto a richiedere un passaporto o un altro documento di identificazione. I dettagli del documento vengono inseriti nell'ordine di ricevuta di cassa. Il destinatario della somma di denaro compila con la propria mano la riga “Ricevuto”, indicando l'importo in parole (i centesimi sono indicati in numeri), indica la data di ricezione e appone la propria firma. L'ordine di spesa rimane in cassa. Se per qualche motivo il destinatario non può ricevere personalmente il denaro, il cassiere ha il diritto di rilasciarlo tramite procura debitamente eseguita. In questo caso, dopo il cognome, nome e patronimico del destinatario, nel testo sono indicati il cognome, nome e patronimico della persona che riceve tale importo per delega. La procura è allegata all'ordine di ricevuta di cassa e viene conservata insieme ad esso.

I pagamenti come gli stipendi e le prestazioni delle assicurazioni sociali vengono effettuati sulla base di un estratto conto delle buste paga. Gli estratti conto possono essere utilizzati anche per effettuare pagamenti di importi depositati, pagamento di assenze per malattia e ferie e spese di viaggio, se questi pagamenti vengono effettuati a più persone contemporaneamente. Quando si effettuano pagamenti secondo l'estratto conto, viene emesso un ordine di cassa per l'importo dei pagamenti secondo l'estratto conto.

Sul frontespizio della dichiarazione è presente un'iscrizione di autorizzazione all'emissione di denaro. La dichiarazione è approvata dal capo dell'impresa e dal capo contabile o dalle persone autorizzate. Dopo che sono trascorsi 3 giorni (per le regioni dell'estremo nord 5) dalla data di ricevimento del denaro per i pagamenti secondo l'estratto conto, il cassiere esegue le seguenti azioni:

nella dichiarazione accanto ai nomi delle persone a cui non è stato pagato il denaro, viene apposto il segno "Depositato";
viene compilato un registro degli importi depositati;
al termine dell'estratto conto vengono annotati gli importi effettivamente emessi e depositati e firmati dal cassiere;

Libro di cassa. Viene mantenuto un registro di cassa per tenere traccia del denaro in entrata e in uscita dal registratore di cassa. Condotto secondo il modulo approvato. Ogni anno inizia un nuovo libro cassa. Compilato per ogni giorno in cui sono state effettuate transazioni in contanti. Puoi acquistare una rivista nella forma stabilita in negozio, poi all'inizio dell'anno le pagine vengono numerate, cucite, tutto questo viene sigillato e poi compilato a mano in ordine cronologico. Può essere portato a in formato elettronico e stampare per ogni giorno in cui c'è stato movimento, e alla fine dell'anno, allacciare, numerare, sigillare e firmare il direttore e il capo contabile (se ce n'è uno).

Il libretto di cassa è composto da due parti: il libretto di cassa a fogli sciolti e il rapporto della cassiera. Se hai acquistato il libro, tutte le note sono state prese penna a sfera sotto carta carbone, la seconda copia è il rapporto del cassiere, viene strappato e conservato separatamente.

Se conservi un libro in formato elettronico, per ogni giorno vengono stampate ricevute di cassa e ordini di addebito, un foglio sciolto e un rapporto di cassiere, ad es. Il risultato è un libro cassa composto da due parti. I fogli in essi contenuti sono numerati in ordine crescente dall'inizio dell'anno, sull'ultimo foglio sciolto del mese è segnato totale fogli del libro cassa per ogni mese e sull'ultimo per l'anno solare - il numero totale di fogli per l'anno. L'iscrizione di certificazione sul numero di fogli del libro cassa (libro cassa) è firmata dal gestore e dal capo contabile e, in assenza del capo contabile, solo dal gestore ed è sigillata con il sigillo della persona giuridica ( imprenditore individuale), se presente. Da notare che, secondo le prescrizioni del vecchio ordinamento, il libretto di cassa veniva sigillato con sigillo di cera o mastice. Non è necessario farlo ora.

Il controllo sulla correttezza della tenuta del libro cassa spetta al capo contabile dell'impresa. Il cassiere ha la piena responsabilità finanziaria per la carenza di beni materiali che gli sono stati affidati, indipendentemente dal fatto che tale carenza sia dovuta a sue azioni intenzionali o a causa di un adempimento negligente dei suoi doveri. Tuttavia, quando si conclude un accordo sulla piena responsabilità finanziaria, vengono stabilite le responsabilità non solo della persona finanziariamente responsabile, ma anche dell'amministrazione dell'impresa. L'amministrazione è tenuta a creare le condizioni per il corretto adempimento da parte della persona finanziariamente responsabile dei requisiti per la sicurezza dei documenti e dei beni materiali. Ad esempio, se l'amministrazione non ha fornito al cassiere una cassaforte per conservare contanti e documenti e accedervi beni materiali praticamente chiunque altro oltre a lui può contestare la propria responsabilità per la carenza riscontrata nelle forme previste dalla legge.

Limite del saldo di cassa. Il limite del saldo di cassa è l'importo massimo consentito di contanti che può essere conservato nel registratore di cassa per le transazioni in contanti dopo aver visualizzato l'importo del saldo di cassa alla fine della giornata lavorativa nel libro cassa.

Una persona giuridica (imprenditore individuale) stabilisce autonomamente tale limite emettendo un apposito documento amministrativo, che deve essere conservato secondo le modalità stabilite dal gestore. Allo stesso tempo, nel 2012 la banca non dovrà più approvare il limite del saldo di cassa. Notiamo che in precedenza il limite del saldo di cassa veniva fissato dalla banca e veniva concordato solo con i dirigenti delle imprese.

Le regole per il calcolo del limite del saldo di cassa sono stabilite nell'appendice del regolamento n. 373-P. Secondo loro, quando si stabilisce questa limitazione si può procedere sia dal volume degli incassi che dal volume delle uscite di cassa. L'ultimo indicatore viene utilizzato in assenza di incassi per beni venduti, lavori eseguiti o servizi resi.

Quindi, opzione uno. L'importo delle entrate in contanti per beni venduti, lavoro svolto, servizi resi per il periodo di fatturazione viene prima diviso per i giorni lavorativi del periodo specificato, quindi moltiplicato per i giorni lavorativi che rientrano nel periodo di tempo compreso tra i giorni di deposito del denaro ricevuto in banca.

Opzione due. L'importo in contanti emesso (ad eccezione degli importi destinati al pagamento di stipendi, borse di studio e altri pagamenti ai dipendenti) per il periodo di fatturazione è diviso per i giorni lavorativi di tale periodo. Quindi il risultato ottenuto viene moltiplicato per i giorni lavorativi dell'intervallo di tempo tra i giorni di ricevimento del contante tramite assegno presso la banca (ad eccezione degli importi destinati al pagamento di stipendi, borse di studio e altri pagamenti ai dipendenti).

Va tenuto presente che in entrambi i casi il periodo di fatturazione non deve superare i 92 giorni lavorativi per una persona giuridica o un singolo imprenditore. E il periodo di tempo tra il giorno del deposito del contante in banca (il ricevimento del contante dalla banca) non deve essere superiore a sette giorni lavorativi (se una persona giuridica o un imprenditore individuale si trova in una località dove non esistono banche - 14 giorni lavorativi giorni).

Contanti oltre il limite. Mantenere la liquidità eccedente il limite, ovvero i fondi liberi, nei conti bancari è responsabilità dell'organizzazione (imprenditore individuale).

Non è consentito l'accumulo di contante in cassa in eccesso rispetto al limite stabilito, ad eccezione delle giornate di pagamento degli stipendi, delle borse di studio, delle retribuzioni comprese in cassa integrazione e dei contributi sociali. I giorni specificati includono il giorno di ricezione del contante dal conto bancario per i pagamenti specificati, nonché i fine settimana e i giorni festivi non lavorativi nel caso di una persona giuridica o di un imprenditore individuale che effettua transazioni in contanti in questo momento.

Attenzione! Per una persona giuridica di nuova creazione o un singolo imprenditore, il limite del saldo di cassa viene calcolato in base al volume previsto di incassi per beni venduti, lavoro svolto, servizi resi o dal volume previsto della loro emissione.

Un rappresentante autorizzato di un'organizzazione (un singolo imprenditore o il suo rappresentante autorizzato) può depositare fondi gratuiti direttamente in banca. Inoltre, il denaro può essere depositato, trasferito o trasferito sul conto bancario di una persona giuridica o di un singolo imprenditore:

a un'organizzazione che fa parte del sistema della Banca di Russia, il cui statuto le conferisce il diritto di effettuare il trasporto e la raccolta di contanti, nonché transazioni in contanti in termini di ricezione ed elaborazione di fondi;
o all'organizzazione del servizio postale federale.
Per quanto riguarda una divisione separata, il suo rappresentante autorizzato, oltre alle organizzazioni sopra elencate, può depositare contanti alla sua persona giuridica.

Notiamo che, secondo la vecchia procedura, le imprese erano obbligate a consegnare alla banca tutto il contante eccedente i limiti stabiliti sul saldo di cassa, secondo le modalità e nei tempi concordati con le banche servitrici.

Un modo per evitare di violare il limite del saldo di cassa è emettere fondi sul conto. Questo metodo è abbastanza comune, soprattutto perché la legge non limita la quantità di denaro versata in acconto a un dipendente. Devi solo ricordare che il denaro può essere emesso solo su un conto a favore di un dipendente che ha interamente contabilizzato gli importi precedentemente emessi.

Nella contabilità, la società utilizza il conto 50 "Contanti" e il sottoconto 3 "Documenti di cassa", se necessario. Per le organizzazioni professionali, l'utilizzo di questo sottoconto diventa rilevante se, ad esempio, fornisce ai propri dipendenti biglietti di trasporto per lavori che richiedono spostamenti in città, o buoni benzina per gli stessi scopi, e invia anche i propri dipendenti in viaggio d'affari , acquistando i biglietti in anticipo . In sostanza il conto 50 “Cassa” e il sottoconto 3 “Documenti cassa” hanno sostituito il conto 56 “Documenti cassa” preesistente, che veniva escluso dal nuovo piano dei conti. Perché i documenti monetari acquistati non possono essere immediatamente ammortizzati come spese aziendali? Perché dovrebbero essere prima presi in considerazione nel conto 50 "Contanti" nel sottoconto 3 "Documenti in contanti"? Se un'impresa commerciale acquista biglietti di viaggio mensili per i suoi responsabili degli acquisti, paga immediatamente il biglietto, cioè ci spende dei soldi. Questi fondi non verranno utilizzati immediatamente, ma entro un mese. E un biglietto ferroviario preacquistato per un dipendente in viaggio d'affari può essere restituito a causa di mutate circostanze. Pertanto, il costo di tali documenti può essere ammortizzato solo dopo il loro utilizzo.

I documenti monetari acquistati vengono archiviati presso la cassa dell'impresa e il cassiere si assume la responsabilità finanziaria per essi, così come per i contanti. Se durante la giornata c'è stato uno spostamento di documenti monetari, redige un verbale in cui indica quanti documenti sono stati inviati e quanti sono stati ricevuti. I dati del report vengono inseriti nel libro contabile del documento di cassa.

Lezioni n. 9,10

Argomento n. 6 Contabilità delle transazioni monetarie e di regolamento

Le relazioni economiche sono una condizione necessaria per l'attività di un'impresa, poiché garantiscono la fornitura ininterrotta, la continuità del processo produttivo, la spedizione e la vendita tempestive dei prodotti.

I legami economici sono formalizzati e garantiti da accordi, secondo i quali alcune imprese sono fornitori, mentre altre sono acquirenti, consumatori e quindi pagatori. Per ricevere tempestivamente i fondi è necessaria una chiara organizzazione dei pagamenti tra acquirenti e fornitori.

Il processo economico implica pagamenti monetari:

Con il personale dell'impresa;

Con un budget;

Con fondi di assicurazione sociale e pensionistica;

Con fornitori e appaltatori;

E altri calcoli.

I fondi possono essere sotto forma di liquidità, depositati in conti correnti o conti bancari speciali, oppure sotto forma di titoli.

Le imprese, indipendentemente dalla forma di proprietà, sono tenute a depositare i propri fondi presso istituti bancari. La liquidazione dei vostri obblighi con altre imprese avviene solitamente tramite bonifico bancario. In questo caso, la banca funge da intermediario negli insediamenti.

I rapporti tra banche e clienti sono di natura contrattuale. I clienti scelgono autonomamente le banche per i servizi di credito e di liquidazione e possono effettuare tutti i tipi di operazioni bancarie in una o più banche.

Oltre ai conti correnti, le banche possono aprire conti speciali per immagazzinare fondi per scopi strettamente designati. I clienti possono aprire il numero richiesto di conti correnti, di deposito, in valuta e di altro tipo nelle banche.

Il contante ricevuto dalla banca dalle imprese viene speso esclusivamente per lo scopo previsto, vale a dire per il pagamento degli stipendi, per le spese di viaggio, per l'acquisto di beni e altro. esigenze economiche.

Cassa aziendale

Tutte le imprese sono obbligate a conservare i fondi in banca e per effettuare pagamenti in contanti ogni organizzazione deve disporre di una cassa e conservare tutta la documentazione necessaria nella forma prescritta.

Il personale dell'azienda deve includere una posizione di cassiere che è finanziariamente responsabile della sicurezza di tutti gli oggetti di valore da lui accettati. Dopo aver emesso un ordine di assunzione o trasferimento di un dipendente alla posizione di cassiere, il manager deve familiarizzarlo, tramite ricevuta, con il Regolamento sull'esecuzione di transazioni in contanti nella valuta nazionale in Ucraina, approvato con Risoluzione NBU n. 637. Quindi viene concluso un accordo di responsabilità con il cassiere. In base all'accordo, il cassiere è responsabile della sicurezza dei fondi nel registratore di cassa, della registrazione dei documenti di cassa primari e della tenuta del libro cassa, nonché della sicurezza di tutti gli oggetti di valore da lui accettati.

Nelle piccole imprese, i compiti di cassiere possono essere svolti da Capo contabile o altro dipendente per ordine del dirigente.

Al cassiere è vietato affidare ad altre persone il lavoro affidatogli.

La sala cassa deve essere appositamente attrezzata. È vietato l'accesso ai locali della cassa a persone estranee alla propria attività lavorativa e le porte della cassa devono essere chiuse dall'interno durante le transazioni.

È severamente vietato conservare contanti e altri oggetti di valore che non appartengono all'impresa nel registratore di cassa.

L'importo massimo dei pagamenti in contanti tra un'impresa e l'altra entro un giorno è stabilito da una decisione del consiglio di amministrazione della NBU. Al momento questo importo è di 10.000 UAH. Inoltre, non importa se i calcoli sono stati effettuati utilizzando uno o più documenti. Il numero di imprese non è limitato. Al di sopra del limite, i pagamenti vengono effettuati in forma non in contanti. Questa restrizione non si applica a

Calcoli con individui e fondi fiduciari statali;

Donazioni volontarie;

Pagamenti per l'elettricità consumata;

Calcoli delle imprese durante l'acquisto di prodotti agricoli;

Utilizzo dei fondi emessi per un viaggio d'affari.

Per accelerare il turnover di cassa per le imprese, stabiliscono limite del registratore di cassa e termine per la consegna dei proventi in contanti.

Impostazione di un limite di contanti prodotto dall'impresa da soli in base al calcolo del limite del saldo di cassa nel registratore di cassa.

Le imprese hanno il diritto di trattenere nel proprio registratore di cassa i fondi relativi al fondo salari, nonché pensioni, borse di studio, dividendi eccedenti il limite stabilito per 3 giorni lavorativi, compreso il giorno di ricevimento del contante dalla banca.

Gli importi in contanti ricevuti dalla banca e non utilizzati per lo scopo previsto entro il periodo stabilito vengono restituiti alla banca entro e non oltre il giorno lavorativo successivo. Oppure possono rimanere in cassa entro il limite stabilito.

Transazioni in contanti. Documenti di cassa primari.

Tutte le transazioni in contanti sono documentate con ordini di cassa, note spese, documenti sulle transazioni utilizzando carte di pagamento e altri documenti in contanti che, in conformità con la legge, confermerebbero il fatto della ricezione o dell'emissione di contanti.

Gli ordini di cassa in entrata e le relative ricevute, nonché gli ordini di spesa e gli estratti conto devono essere compilati dal contabile con inchiostro scuro con inchiostro o penna a sfera, utilizzando macchine da scrivere, strumenti informatici o altri metodi che garantiscano la corretta sicurezza di questi registri per il periodo prescritto.

Sono vietate correzioni negli ordini di cassa.

Gli ordini di cassa vengono registrati dal contabile nel registro dei documenti di cassa.

Dopo aver ricevuto un ordine di cassa o una nota spese, il cassiere deve verificare:

Disponibilità e autenticità delle firme rilevanti;

Correttezza del documento

Disponibilità delle applicazioni elencate nel documento.

Gli ordini in contanti vengono firmati dal cassiere immediatamente dopo l'esecuzione e gli allegati agli stessi riportano la dicitura "PAGATO"

Accettazione contanti alla cassa viene redatto un ordine di ricevuta di cassa (PKO), firmato dal capo contabile o da una persona autorizzata dal capo dell'impresa. Viene emessa una ricevuta di ricevimento del denaro, che è una parte strappabile dell'ordine con un'impronta di sigillo.

L'emissione di contanti dalla cassa è formalizzata da un ordine di ricevuta di cassa (RKO) o da un foglio spese. I documenti per l'esborso in contanti devono essere firmati dal gestore e dal capo contabile. Gli ordini di spesa possono essere accompagnati da un estratto conto, calcoli, ecc.

Quando si distribuiscono contanti, il cassiere richiede di presentare il passaporto. L'individuo firma la nota spese e indica l'importo ricevuto in parole.

Il documento che prova la consegna dei proventi alla banca è la ricevuta corrispondente all'ordine di deposito in contanti della banca. Se il ricavato è stato consegnato alla banca tramite esattori, la società deve avere una copia della dichiarazione di accompagnamento del sacchetto di contanti, certificata dalla firma e dal sigillo dell'esattore.

I pagamenti relativi agli stipendi vengono effettuati dal cassiere secondo il registratore di cassa o secondo la nota spese. Sul frontespizio della dichiarazione è inserita un'iscrizione di autorizzazione relativa all'emissione di contanti. L'RKO viene redatto sulla base di un estratto conto e viene registrato dopo tutti i pagamenti.

In contabilità ci sono due concetti della parola contante e talvolta c'è confusione con essi. Il registratore di cassa di un'organizzazione o di un singolo imprenditore in senso lato è inteso come la totalità del contante e delle transazioni effettuate con esso. Per questo motivo è detta anche cassa operativa. Inoltre, il registratore di cassa è un registratore di cassa per l'emissione di ricevute in caso di vendita di merci. Come si relazionano questi concetti?

Che cos'è un registratore di cassa, in quanto macchina, cioè un registratore di cassa, è chiaro a tutti. Per quanto riguarda la cassa operativa, può essere pensata come un portafoglio virtuale di un'organizzazione (IP), che contiene contanti. A differenza dei registratori di cassa, un portafoglio di questo tipo riflette le variazioni dei fondi non solo dovute alle vendite, ma anche ad altre transazioni. Per esempio:

operazione 1 - fondi prelevati da un conto bancario per esigenze aziendali - si tratta di una ricevuta dalla cassa operativa;
operazione 2 - sono stati emessi importi ai dipendenti per la rendicontazione - si tratta di una spesa per la cassa operativa.

Del resto né la prima né la seconda operazione hanno nulla a che vedere con la CCT. Il denaro viene ricevuto dal contabile in banca e va nella cassaforte. Da lì vengono rilasciati ai dipendenti per la segnalazione.

Lo scopo del registratore di cassa è registrare le variazioni delle entrate, ovvero i ricavi derivanti dalla vendita di beni e le spese al momento della loro restituzione, nonché l'emissione di una ricevuta di cassa. I moderni registratori di cassa devono inoltre trasmettere i dati al Servizio fiscale federale tramite Internet.

Al contrario, la cassa operativa come insieme di contanti riflette le variazioni dei fondi come risultato non solo delle vendite, ma anche di altre transazioni. Pertanto, il contante operativo è un concetto più ampio del registratore di cassa e l'uso di un registratore di cassa è uno degli elementi della contabilità di cassa. Tali registri vengono conservati anche da quei punti vendita che non utilizzano registratori di cassa.

Contabilità di cassa

Esistono due tipi di contabilità di cassa: base e semplificata. La contabilità di base prevede la preparazione dei seguenti documenti:

Ricevuta ordine di cassa: viene emesso quando i fondi vengono ricevuti alla cassa.
Ordine di cassa per spese - quando si emette contanti.
Libro cassa: riflette tutte le transazioni in cui vengono emessi PKO e RKO.
Rapporti anticipati: vengono compilati dai dipendenti per riferire sugli importi che sono stati loro emessi per la rendicontazione.
Documenti utilizzati per effettuare pagamenti in contanti ai dipendenti:
- modulo di liquidazione e pagamento T-49;
- libro paga T-53.

Esiste anche il concetto di limite di cassa, ovvero l'importo massimo di contanti che può essere presente nel registratore di cassa. Il limite viene calcolato secondo la procedura stabilita dalla Banca Centrale della Federazione Russa ed è fissato da un documento interno, ad esempio un ordine. Può essere violato solo quando i fondi presenti nel registratore di cassa sono destinati ad essere emessi a privati.

Caratteristiche della contabilità semplificata

Dal 1 giugno 2014, le piccole imprese e singoli imprenditori possono utilizzare la contabilità di cassa semplificata. Implica l'abbandono degli ordini di cassa in entrata e in uscita e del libretto di cassa. Non è inoltre necessario fissare un limite di cassa. Pertanto, le entità che accettano la contabilità di cassa semplificata sono tenute a redigere solo il modulo di pagamento e regolamento n. T-49 e l'estratto conto n. T-53.

Contabilità delle operazioni effettuate tramite registratori di cassa

Vengono documentate anche le transazioni in contanti, ovvero gli accordi con i clienti. E questo non è solo un documento fiscale: una ricevuta di cassa, ma anche PKO, RKO e alcuni tipi di rapporti. In precedenza ce n'erano molti di più, ma con l'introduzione dei registratori di cassa online questo numero è diminuito in modo significativo. Sono stati cancellati un totale di 9 rapporti, tra cui il giornale e il rapporto certificato del cassiere-operatore, l'atto di controllo del contante, nonché alcuni altri atti e giornali. Le informazioni trasmesse in questi rapporti vengono ora ricevute automaticamente dai registratori di cassa online.

Un ordine di ricevuta di cassa può essere generato elettronicamente. Ciò avviene automaticamente in base ai dati di vendita memorizzati nel registratore di cassa online sull'unità fiscale (FN). Questi dati vengono generati sotto forma di ricevuta di cassa, nonché rapporti sulla registrazione del dispositivo presso il Servizio fiscale federale (o sulla modifica delle informazioni sul registratore di cassa), sull'apertura e la chiusura di un turno, sui pagamenti correnti e sulla chiusura del Servizio fiscale federale. Per fare questo il registratore di cassa deve essere integrato con un sistema o servizio di contabilità.

L'ordine di ricevuta di cassa può essere redatto anche elettronicamente.

Esistono due tipi di transazioni di spesa:

Emissione di denaro dal registratore di cassa a un dipendente dell'organizzazione.
Rimborso all'acquirente.

Nel primo caso, la ricevuta di cassa non viene elaborata e nessun dato viene trasmesso al Servizio fiscale federale. Ma è necessario indicare il motivo dell'emissione dei fondi, ad esempio lo stipendio o il pagamento in contanti al fornitore di beni/servizi.

Il caso della restituzione del denaro all'acquirente è più complicato. Ci sono diverse opzioni possibili qui.

L'acquirente ha acquistato l'articolo in contanti e lo ha restituito lo stesso giorno. In questo caso, il denaro viene restituito all'acquirente dal registratore di cassa, il cassiere fora l'assegno con il segno di calcolo "ritorno della ricevuta" e i dati della transazione vengono immediatamente inviati al Servizio fiscale federale.
L'acquirente ha acquistato l'oggetto in contanti e lo restituisce un altro giorno. Il cassiere deve trovare nella memoria del registratore di cassa il turno richiesto negli ultimi 14 giorni, trovare la ricevuta emessa al momento della vendita di questo prodotto e restituire la ricevuta. I fondi vengono restituiti all'acquirente dal registratore di cassa e un assegno con il segno "ritorno con ricevuta" viene inviato al Servizio fiscale federale.
L'acquisto è stato pagato tramite carta bancaria e verrà effettuato un rimborso. Questa situazione è un po' più complicata, poiché non tutti i terminali possono effettuare un rimborso automaticamente. In questo caso, tutto viene eseguito in più fasi:
- viene redatta una domanda di restituzione e, sulla base di essa, un ordine di ricevuta in contanti;
- viene redatto un ordine di pagamento sulla base dei dati RKO;
- secondo l'ordine di pagamento, il denaro viene restituito sul conto dell'acquirente dal conto corrente del venditore o dai suoi contanti (in questo caso per contanti non si intende la cassa del registratore di cassa, ma la cassa operativa, ad esempio, incassare in una cassaforte ).

Sanzioni

Se l'organizzazione contabilizza erroneamente le transazioni in contanti, ciò è considerato una grave violazione delle norme contabili ed è punibile ai sensi dell'articolo 15.11 del Codice degli illeciti amministrativi. Un funzionario può essere multato di 5.000-10.000 rubli e, se la violazione viene ripetuta, di 10.000-20.000 rubli. In alternativa può essere applicata l'interdizione per una durata massima di due anni.

Le sanzioni per la violazione della procedura per l'utilizzo dei sistemi di registratori di cassa sono più varie. Sono indicati nell'articolo 14.5 del Codice degli illeciti amministrativi della Federazione Russa.

Se Il PCC non si applica quando esegue operazioni che devono essere eseguite attraverso di esso, l'imprenditore o il funzionario viene multato del 25-50% dell'importo effettuato senza utilizzare il dispositivo. In questo caso la sanzione minima sarà di 10.000 rubli. La multa per un'organizzazione per tali reati sarà pari al 75-100% dell'importo non riportato nelle ricevute di cassa, ma non inferiore a 30.000 rubli. Se la stessa infrazione viene ripetuta, l'ufficiale può essere squalificato per 1-2 anni. L'organizzazione e l'imprenditore sono a rischio con le loro attività future: possono essere sospese fino a 90 giorni.

Se il venditore non ha rilasciato ricevuta, la prima volta possono semplicemente avvisarlo. Nel peggiore dei casi, la multa per un funzionario sarà di 2.000 rubli e per una persona giuridica di 10.000 rubli.

Se l'organizzazione violerà le regole d'uso o la procedura per la registrazione delle apparecchiature del registratore di cassa, verrai multato di 5.000-10.000 rubli. Un funzionario per lo stesso reato rischia una multa da 1.500 a 3.000 rubli.

Se hai commesso un reato involontariamente, è consigliabile informarne immediatamente il Servizio fiscale federale. Quindi la sanzione può essere evitata ai sensi del paragrafo 15 dell'articolo 14.5 del Codice degli illeciti amministrativi. Tuttavia, questo è vero se il servizio fiscale federale non è ancora a conoscenza dei tuoi reati.

Il registratore di cassa occupa un posto significativo nella contabilità: dopo tutto, gli ispettori prestano attenzione alla corretta visualizzazione delle transazioni in contanti Attenzione speciale. Come organizzare correttamente il lavoro di un registratore di cassa nella contabilità di un'impresa e di un singolo imprenditore, leggi più avanti nell'articolo.

Cassa e contabilità: quali sono le regole di riflessione?

Nella contabilità, le transazioni in contanti si riflettono utilizzando il conto 50. Le transazioni in contanti sono considerate tutte le azioni eseguite con contanti e documenti monetari in un'azienda e in qualsiasi imprenditore.

Di che tipo di operazioni si tratta, imparerai dal nostro articolo "Il concetto e i tipi di transazioni in contanti (regolamentazione legale)".

Il conto 50 è attivo, il suo addebito riflette la ricezione di beni e il suo accredito riflette la cessione. A seconda del tipo di operazione commerciale, il conto 50 può corrispondere a numerosi conti contabili.

Quindi, ad esempio, la registrazione di contanti (prelievo da un conto bancario) presso la cassa dell'impresa si riflette come segue: Dt 50 Kt 51. E viceversa, la consegna di contanti alla banca dalla cassa dell'impresa è Dt 51 Kt50.

La ricezione di contanti da parte dell'acquirente a titolo di pagamento di beni/servizi si riflette come segue: Dt 50 Kt 62. Il regolamento in contanti con il fornitore viene formalizzato registrando Dt 60 Kt 50. In questo caso è necessario rispettare i limiti al momento del pagamento in contanti tra persone giuridiche, istituito dalla Banca di Russia al punto 6 delle istruzioni del 07.10.2013 n. 3073-U.

Ricezione fondi di credito alla cassa - Dt 50 Kt 66 (67), restituzione del prestito mediante deposito contanti dalla cassa - Dt 66 (67) Kt 50.

Il pagamento del salario ai dipendenti dal registratore di cassa è di Dt 70 Kt 50, e il saldo in contanti con i fondatori mediante pagamento dei dividendi è di Dt 75 Kt 50. L'emissione di contanti nel rapporto si riflette registrando Dt 71 Kt 50, e il rendimento al registratore di cassa dal rapporto del saldo dell'importo non speso si riflette come segue: Dt 50 Kt 71.

La vendita di immobilizzazioni in contanti è documentata registrando Dt 50 Kt 62 e la ricezione del ricavato delle vendite al dettaglio alla cassa - Dt 50 Kt 90.

I dettagli sull'esecuzione delle transazioni in contanti nelle società sono contenuti nella Direttiva BR n. 3210-U dell'11 marzo 2014 (di seguito denominata Direttiva).

Limite di saldo

Ai sensi del paragrafo 2 della Direttiva, ogni impresa che intenda effettuare operazioni in contanti deve fissare un limite ai fondi per la custodia in un luogo appositamente stabilito dalla direzione (cassa).

Il limite del saldo di cassa viene visualizzato alla fine della giornata lavorativa sommando il totale presente nel libro cassa. Allo stesso tempo, i singoli imprenditori e le piccole imprese non possono fissare limiti ai propri registratori di cassa.

Per determinare il saldo di cassa massimo consentito nel registratore di cassa (limite - Lim), vengono utilizzati i dati sul tipo di attività dell'azienda e viene presa in considerazione anche la formula:

Lim = Vyr/RP × DSB,

Vyr - il volume di contanti ricevuto durante il periodo di fatturazione, ricevuto dalla vendita di beni/prodotti, prestazione di lavoro/servizi;

RP - periodo di regolamento, misurato in giorni lavorativi, durante il quale l'impresa accumulerà liquidità (per le persone giuridiche - non più di 92 giorni);

DSB - frequenza di deposito di denaro in banca (ad esempio, se il denaro viene depositato ogni due giorni, l'indicatore è 2).

Per il secondo metodo di calcolo del limite del saldo di cassa, cfr.

Non è consentito l'accumulo di denaro nella cassa in eccesso rispetto al limite stabilito, tranne nei giorni in cui vengono pagati gli stipendi e le prestazioni sociali.

Per consegnare denaro alla banca o agli esattori per il trasporto a un istituto bancario, l'impresa nomina un rappresentante speciale i cui poteri comprendono le responsabilità specificate. Tale rappresentante, di regola, riceve l'autorità dopo che il capo dell'impresa ha emesso un ordine corrispondente.

Per svolgere il lavoro alla cassa, il capo dell'impresa (o il singolo imprenditore stesso) nomina dipendenti responsabili speciali: i cassieri, le cui responsabilità includono lavorare con contanti e garantire l'adempimento di tutte le norme di cassa stabilite. Ogni cassiere viene a conoscenza dell'elenco delle sue responsabilità lavorative al momento della firma.

Documentazione delle transazioni in contanti

In caso di ricezione di contante vengono utilizzati ricevute bancarie compilate secondo f. 0310001; per le spese - ordini di spesa secondo f. 0310002. In questo caso gli imprenditori individuali non possono redigere documenti di cassa (ordini) e registri (libro cassa), di cui ai commi. 4.1, 4.6 Istruzioni.

La preparazione dei documenti in contanti è affidata al capo contabile, nonché al contabile, al cassiere o ad altra persona (funzionario o individuo incaricato della contabilità), le cui responsabilità includono l'esecuzione di transazioni in contanti. Il dirigente redige documenti in contanti se non esiste il capo contabile, il cassiere o altra persona autorizzata a effettuare transazioni in contanti sul personale (sul posto di lavoro) (clausola 4.2 della Direttiva).

I documenti del registratore di cassa sono firmati dal capo contabile o da un contabile e cassiere autorizzato e, in loro assenza, dal capo dell'impresa. Il cassiere deve avere il proprio sigillo con i dettagli che confermano lo svolgimento delle transazioni in contanti e le firme campione dei funzionari autorizzati a firmare documenti in contanti.

Se nello staff è presente un cassiere senior, il fatto del suo trasferimento/accettazione di denaro al/dal cassiere si riflette nel libro cassa secondo f. 0310005. Ogni registrazione relativa al movimento di fondi tra il cassiere senior e i cassieri è confermata dalle loro firme.

Per il registratore di cassa viene assegnato un posto speciale (stanza) in cui è possibile garantire la sicurezza sia del contante che dei documenti in contanti.

Le responsabilità del cassiere comprendono non solo il conteggio del contante ricevuto alla cassa, ma anche la verifica della conformità del documento di cassa con il campione, la presenza di firme affidabili e l'accuratezza dell'importo indicato. Inoltre, viene verificata la disponibilità della documentazione di supporto elencata nell'ordine. I contanti vengono accettati mediante conteggio e la persona che deposita i fondi nel registratore di cassa deve osservare il processo di conteggio.

La contabilità del contante ricevuto alla cassa è tenuta nel libro cassa, redatto ai sensi del f. 0310004. In questo caso ogni registrazione in questo registro viene effettuata dal cassiere sulla base di ciascun ordine di cassa (f. 0310001 e 0310002). Il cassiere deve ritirare il saldo presente nel registratore di cassa alla fine di ogni giornata lavorativa - l'ultima registrazione viene effettuata al f. 0310004 e certificato con la sua firma. Se durante il giorno non sono state effettuate transazioni in contanti, nel libro non verranno effettuate registrazioni.

Al termine della propria giornata lavorativa, il cassiere deve verificare tutte le registrazioni effettuate al f. 0310004, con i documenti di cassa disponibili, ritirare il saldo e apporre la propria firma. Inoltre, la riconciliazione deve essere effettuata e firmata nel libro dal capo contabile o dal contabile responsabile.

I documenti e i registri di cassa possono essere emessi in formato cartaceo o elettronico. In questo caso i documenti cartacei possono essere redatti a macchina o compilati a mano. Le firme sui documenti cartacei devono essere apposte a mano.

Non è possibile apportare correzioni ai documenti incassati. Sono ammesse correzioni nei registri, ma è necessario che sia indicata la data della correzione, nonché le iniziali e la firma del dipendente che ha apportato le correzioni.

Per preparare documenti e registri di cassa in formato elettronico, speciale mezzi tecnici garantire la protezione dei registri da correzioni e distorsioni non autorizzate delle informazioni, nonché identificare la persona responsabile. Una volta firmati digitalmente, tali documenti non possono essere corretti.

Risultati

La riflessione delle transazioni in contanti nella contabilità viene effettuata utilizzando il conto contabile attivo 50. In questo caso, la ricezione di contanti (documenti monetari) viene registrata come addebito e lo smaltimento come credito.

Ogni impresa e singolo imprenditore è tenuto a rispettare la disciplina del contante e le regole prescritte nella Direttiva della Banca Centrale dell'11 marzo 2014 n. 3210-U. Questo documento normativo fornisce anche esempi di moduli unificati, il cui utilizzo è obbligatorio per tutti tranne che per i singoli imprenditori (sono esentati dalla tenuta del libro cassa e degli ordini di ricevute e spese).

Transazioni in contanti per attività economica le organizzazioni sono uno dei collegamenti centrali che ci consentono di risolvere rapidamente molti problemi.

È possibile utilizzare i contanti:

SU salari e pagamenti equivalenti;
spese di viaggio;
spese aziendali mirate;
altri pagamenti.

Le ricevute di cassa possono essere:

ricavi per beni e servizi venduti;
rimborso degli arretrati salariali dei dipendenti;
restituzione degli importi contabili;
ricevere contanti per pagamenti mirati da un conto bancario;
e altre ricevute.

Organizzazione del registratore di cassa

Persona responsabile:

Conservare, ricevere ed emettere contanti, per ordine del capo dell'organizzazione, a persona finanziariamente responsabile: cassiere.

In alcuni casi, i suoi compiti sono svolti da: un contabile-cassiere o un capo contabile (nelle imprese in cui esiste un solo contabile). Un accordo di responsabilità finanziaria viene concluso con il cassiere (annualmente). La persona nominata ha la piena responsabilità finanziaria e obbedisce agli ordini del direttore e del capo contabile.

Sala registratore di cassa

L'impresa deve disporre di locali conformi agli standard di sicurezza antincendio, attrezzati allarme antifurto e soddisfare tutti i requisiti necessari.

Documenti che regolano la procedura per l'organizzazione della circolazione del contante nella Federazione Russa:

“Regolamento sulle regole...”, approvato con l'ordinanza 14-P del 5 gennaio 1998;
Procedura per l'esecuzione di transazioni in contanti n. 18, sviluppata il 4 ottobre 1993.

Fissare limiti e scadenze per il contante disponibile

Ogni anno, alla fine di ogni anno di riferimento, gli economisti aziendali sono tenuti a elaborare i limiti pianificati per la banca servitrice e la loro azienda per l'anno precedente. Devono prevedere norme accettabili di contante nel registratore di cassa, calcolate in base alle entrate e alle uscite di cassa per l'anno in corso.

In caso di cambiamenti nelle attività delle imprese, i limiti possono essere rivisti. I limiti vengono fissati dalle banche sulla base di calcoli concordati e approvati dai vertici dell'impresa e della banca.

I compiti principali della contabilità delle transazioni in contanti:

garantire la sicurezza del contante;
esecuzione tempestiva dei documenti primari, loro registrazione nel giornale (libro di cassa).

Contabilità delle transazioni in contanti

Sequenza di lavoro con documenti in contanti:

verificare la corrispondenza delle registrazioni del libro cassa con gli incassi e gli ordini di spesa ricevuti;
successiva elaborazione dei documenti per la riflessione nella relazione del cassiere indicante la corrispondenza dei conti.

Il flusso di cassa si riflette nel conto attivo 50 "Cassa" e registrato nel giornale n. 1.

Attualmente, la maggior parte delle organizzazioni utilizza prodotti software 1C, che semplificano notevolmente la procedura di monitoraggio e compilazione di documenti di cassa, rapporti e registri delle transazioni.

Deposito di titoli e altre forme di segnalazione rigorose

Oltre al denaro, i registratori di cassa possono immagazzinare:

documenti monetari (francobolli, buoni sanitari, cambiali e altri);
forme reporting rigoroso(libri di lavoro e inserti, lettere di vettura e altri), con la loro contabilizzazione sul conto fuori bilancio 006 “Moduli di segnalazione rigorosi”).

Controllo delle transazioni in contanti

Oltre alla riconciliazione quotidiana delle effettive transazioni di cassa con i dati contabili, le norme prevedono controlli improvvisi effettuati su ordine del gestore.

Se vengono rilevate divergenze, le carenze vengono trattenute dalla persona finanziariamente responsabile e le eccedenze vengono accreditate.

La responsabilità del gestore è quella di creare condizioni conformi alle norme sulla custodia e l'utilizzo di fondi e titoli, nonché di garantire il controllo sulla loro attuazione.