L'atto di riconciliazione degli accordi reciproci mostra. Atti di riconciliazione con fornitori e acquirenti: concetto e caratteristiche della preparazione

Qualunque sia il rapporto fiduciario tra le controparti (persone fisiche, persone giuridiche e imprenditori individuali), è necessario effettuare di volta in volta transazioni reciproche. L'esecuzione di un prospetto di riconciliazione dei conti non indica la presenza di sospetti da una parte sull'affidabilità dell'altra; questa è una procedura banale quanto compilare moduli. Naturalmente non bisogna abusarne, altrimenti tutta l'interazione tra i partner commerciali si ridurrà alla continua elaborazione di transazioni già completate, ma sarebbe un po' irresponsabile trascurare l'opportunità di riassumere i risultati annuali o trimestrali e assicurarsi che non ci siano debito.

Di seguito ti diremo come compilare correttamente una dichiarazione di riconciliazione dei calcoli, nonché dove potrai scaricare un modulo elettronico Excel gratuito e un campione del documento completato.

Che cos'è un prospetto di riconciliazione dei conti e come redigerlo?

L'atto di transazione reciproca è un documento contabile che rientra nella categoria dei documenti facoltativi. In esso, come suggerisce il nome, entrambe le parti della transazione (ad esempio la fornitura di beni o l'acquisto e la vendita di altri beni) forniscono i propri dati relativi al costo totale della transazione. Se i valori per ciascuna voce (solitamente in una coppia debito-credito) sono gli stessi, non sono necessari ulteriori chiarimenti; in caso contrario, una delle controparti o entrambe contemporaneamente possono avviare l'avvio di procedimenti di ampia portata, fino alla presentazione dichiarazione di reclamo in tribunale.

Importante: non esiste un modulo unico per la dichiarazione di riconciliazione dei calcoli; A differenza, ad esempio, dei documenti più importanti dal punto di vista giuridico, il documento può essere redatto in modo del tutto arbitrario. L'atto può essere compilato al computer e stampato (è possibile scaricare il modulo e un campione già pronto utilizzando i link sottostanti) oppure scritto a mano; il requisito principale è la leggibilità del documento e la corrispondenza dei dati in esso inseriti con la reale situazione.

Attualmente, le organizzazioni e gli imprenditori privati ​​hanno il diritto di non certificare i documenti contabili da loro compilati con sigilli e timbri: sono sufficienti le firme delle persone responsabili (capo contabile, capo dipartimento, direttore dell'impresa, ecc.).

Di norma, uno specialista del reparto contabilità redige una dichiarazione di riconciliazione dei calcoli; se ciò non è previsto nella struttura (questo vale soprattutto per singoli imprenditori), il modulo può essere compilato e autenticato da qualsiasi dipendente autorizzato, compresi quelli sopra elencati.

Importante: Non esiste alcuna legge, decreto o regolamento che richieda la "simmetria" tra i firmatari. Pertanto, da un lato potrebbe essere Capo contabile e, dall'altro, l'amministratore delegato; purché le loro firme siano autentiche, il documento avrà valore legale.

Quest'ultimo, tuttavia, può essere chiamato in causa in sede giudiziaria qualora entrambe o una delle controparti decidano comunque di non apporre sigilli o timbri sul documento. Non esiste una prassi giudiziaria consolidata su questo tema: può benissimo accadere che le parti in causa, già costrette a perdere tempo nel tentativo di dimostrare la propria tesi, debbano inoltre contestare la decisione del tribunale circa la validità giuridica dell'atto presentato di conciliazione reciproca. Non è necessario risparmiare alcuno sforzo: un'impressione tempestiva aiuterà ad accelerare il processo in futuro.

Non sono previsti requisiti circa il formato del foglio su cui verrà redatto l'atto. È più razionale utilizzare lo standard A4: in questo caso saranno ben visibili tutte le intestazioni del modulo (potete scaricarlo dal link sottostante) e i dati inseriti; Inoltre, il formato standard offre alle parti la possibilità di apporre una firma completa e leggibile.

Caratteristiche di progettazione e utilizzo del documento:

1. L'atto di conciliazione reciproca è redatto in due copie, una per ciascuna parte. Come si può intuire, una volta completata la riconciliazione, ciascuna parte conserva la propria copia con la firma della controparte.
2. Una volta compilato, l'atto viene stampato, firmato da una persona autorizzata e inviato alla controparte del contatto. Lei, a sua volta, effettua i calcoli in base ai dati in suo possesso e, se i risultati corrispondono, firma entrambe le copie, dopodiché ne restituisce una all'organizzazione compilatrice.
3. Per velocizzare il processo, la persona giuridica autrice del documento può indicare nella lettera di accompagnamento le scadenze entro le quali lo stesso dovrà essere restituito.
4. Un atto di riconciliazione dei calcoli correttamente eseguito e firmato dai rappresentanti di entrambe le parti (meglio ancora - certificato da sigilli) può servire come base per interrompere il periodo di prescrizione di tre anni. Se durante questo periodo una delle controparti ha inviato all'altra il documento specificato e lo ha firmato, il termine di prescrizione ricomincia a contare.

La procedura per compilare l'atto di transazione reciproca:

1. Il titolo deve indicare:
   • nome del documento (“Reconciliation Act”, “Settlement Act” e così via);
   • periodo di riferimento (settimana, mese, anno, ecc.; ad esempio “30 ottobre 2017 - 30 novembre 2018”);
   • nomi completi delle controparti (se necessario possono essere utilizzate anche abbreviazioni ufficiali), solitamente nella sequenza fornitore di servizi - consumatore;
   • numero e data di conclusione dell'accordo che è diventato la base per la stesura dell'atto.
2. Nelle colonne della tabella vengono inseriti i seguenti dati, divisi in due parti uguali per ciascun lato:
   • data della transazione in entrata e in uscita (non riconciliazione);
   • debito e credito (naturalmente per le controparti si trovano in celle opposte);
   • fatturato totale per il periodo specificato (un numero);
   • bilancia.

Importante: tutti i dati specificati devono corrispondere esattamente; in caso contrario, la controparte che non ha ricevuto i fondi può insistere per ulteriori verifiche o presentare immediatamente istanza al tribunale.

1. Sotto la tabella è necessario indicare il debito attuale in base ai risultati di ciascuna parte - ovviamente anche questi valori devono essere identici. Se non vi è alcun debito, è necessario effettuare un'apposita registrazione.
2. La sezione finale - firme delle persone responsabili e, se possibile, sigilli o timbri delle organizzazioni controparti.

Consiglio: per conferire all'atto maggiore valore giuridico dal punto di vista del procedimento giuridico interno, esso deve essere sottoscritto dai vertici aziendali (amministratori, dirigenti, ecc.). Questa condizione non è obbligatoria, ma può semplificare l'ulteriore procedimento tra le parti.

Dichiarazione di riconciliazione dei calcoli - modulo (scaricalo gratuitamente)

È possibile scaricare gratuitamente il modulo dell'atto di transazione reciproca dal collegamento sopra. Il documento è completamente pronto per essere compilato; Puoi aprirlo e modificarlo utilizzando qualsiasi programma per fogli di calcolo, ad esempio MS Excel.

Esempio di dichiarazione di riconciliazione degli accordi reciproci: scaricalo gratuitamente

Puoi conoscere un esempio di compilazione di una dichiarazione di riconciliazione dei calcoli scaricando il documento finito dal link sopra. Il modulo elettronico è completamente modificabile.

Riassumiamo

L'atto di transazione reciproca è un documento facoltativo redatto su richiesta di una delle parti della transazione. Può essere completato su un computer scaricando un modulo già pronto e familiarizzando con il campione, oppure manualmente su un foglio A4. Il documento deve essere chiaramente leggibile, certificato dalle firme delle persone responsabili e dai sigilli o timbri delle controparti (idealmente).

I dati delle parti in entrambe le parti della tabella dell'atto devono corrispondere; in caso contrario, la persona lesa dovrà chiedere al giudice una nuova verifica o chiedere il recupero del credito, allegando come prova il documento indicato.

Un rapporto di riconciliazione è un documento destinato a determinare lo stato degli accordi reciproci tra le controparti. La legislazione non obbliga le organizzazioni e i singoli imprenditori a compilare questi documenti senza fallo. Tuttavia, la maggior parte degli addetti alla contabilità preferisce svolgere periodicamente questo lavoro per evitare errori contabili e possibili disaccordi con fornitori e clienti.

Scopo del documento

Il rapporto di riconciliazione ha lo scopo di documentare lo stato degli accordi tra due organizzazioni in una determinata data. Utilizzando questo documento è possibile tracciare tutte le transazioni commerciali effettuate con la partecipazione delle controparti nell'ambito di contratti o in generale per una determinata organizzazione, e visualizzare il saldo finale ad una determinata data. Questo equilibrio può essere confermato da entrambi i partecipanti alla riconciliazione, oppure da uno solo entità legale o IP. Se secondo i dati contabili vi sono discrepanze nell'importo del saldo finale, è possibile eliminarle studiando le transazioni indicate nel rapporto di riconciliazione. I registri contabili di una particolare organizzazione potrebbero riflettere erroneamente l'importo di qualsiasi vendita o pagamento. Se vengono rilevati errori, il contabile apporta correzioni alla contabilità, dopodiché viene redatto un nuovo atto di riconciliazione, firmato dalle persone autorizzate.

Frequenza di compilazione

La legislazione del nostro Paese non prevede l'obbligo per le società di redigere rapporti di riconciliazione in un momento rigorosamente definito. Ogni organizzazione decide autonomamente quando è necessario verificare gli accordi reciproci con le controparti e se vale la pena farlo. Allo stesso tempo, esistono diverse situazioni in cui questa procedura può aiutare a evitare errori contabili e conflitti con fornitori e appaltatori. È necessario un rapporto di riconciliazione nei seguenti casi:

1. Prima della redazione del bilancio annuale obbligatorio.

2. Quando si effettua un inventario degli accordi reciproci con le controparti.

3. Se il fornitore fornisce all'acquirente un piano di rateizzazione.

4. Gli appaltatori collaborano da molto tempo.

5. Importi di transazioni significativi o consegne frequenti e di grandi dimensioni di beni o servizi.

Rapporti di riconciliazione e preparazione delle relazioni annuali

La maggior parte dei contabili preferisce riconciliare gli accordi reciproci con le controparti prima di presentare le relazioni annuali. Grazie a questa pratica è possibile individuare e correggere molti errori contabili che potrebbero compromettere l'affidabilità del reporting. Ciò è particolarmente necessario per le grandi organizzazioni con grande quantità vari dipartimenti. In tali condizioni, i documenti per l'acquisto di qualsiasi prodotto, ad esempio la cancelleria per alcuni dipartimenti, potrebbero semplicemente non raggiungere in tempo il reparto contabilità.

Ciò accade spesso quando le merci vengono consegnate senza pagamento anticipato alla fine del periodo di riferimento. I materiali sono stati ricevuti, la loro spedizione si riflette nella contabilità della controparte, ma il reparto contabilità dell'organizzazione ricevente non ne sa nulla. In caso di pagamento anticipato, i contabili più attenti cercano solitamente di informarsi se c'è stata una consegna e di ottenere i relativi documenti. Se i trasferimenti Soldi non è avvenuto e non è previsto nel prossimo futuro, la consegna della merce non si rifletterà nella contabilità del destinatario del carico. L'atto di riconciliazione con la controparte consente di monitorare se tutti i documenti sulle transazioni commerciali completate si riflettono nella contabilità, nonché di verificare la correttezza della loro riflessione. Molti dipendenti, quando identificano discrepanze tra i propri dati e quelli della controparte, insieme a un rapporto di riconciliazione firmato con le discrepanze, trasferiscono immediatamente la serie di documenti mancanti. Ciò accelera notevolmente il processo di correzione degli errori contabili.

Modulo documento

Ogni impresa può sviluppare e approvare la propria forma di rapporto di riconciliazione, che soddisferà tutte le parti interessate e consentirà il corretto svolgimento dell'ispezione. Atti normativi Non esiste un formato unificato per questo documento. Ma, trattandosi di un documento primario, nel redigerlo occorre tenere conto di tutti i requisiti imposti dalla legge per la predisposizione di questo tipo di documentazione. In particolare, il report di riconciliazione deve contenere i seguenti dettagli:

1. Nome.

2. Data della sua formazione.

3. Informazioni sul compilatore.

4. Breve riepilogo dell'operazione eseguita.

5. Contatori delle transazioni commerciali specificate.

6. Indicazione degli incarichi dei soggetti preposti alla registrazione delle transazioni commerciali e alla loro documentazione.

7. Firme autografe dei funzionari indicati.

Procedura di riempimento

La parte principale del rapporto di riconciliazione, che contiene informazioni sulle transazioni commerciali effettuate dalle controparti, è una tabella. Si compone di due parti. A sinistra, di regola, si riflettono le attività dell'organizzazione che ha compilato il documento. Comprende quattro colonne. Il primo indica il numero di serie del record, il secondo - riepilogo transazione commerciale, nel terzo e quarto - il suo valore monetario tramite debito o credito. Il lato destro della tabella rimane vuoto; I dati vengono lì registrati dalla controparte quando esegue la riconciliazione. Pertanto, l'atto in questione contiene – in ordine cronologico – la registrazione di tutte le operazioni effettuate dall'ente, con la partecipazione di una determinata controparte, per un determinato periodo. Successivamente, vengono calcolati i fatturati di debito e credito e viene determinato il saldo finale per la data richiesta.

Effettuare la riconciliazione

La società che ha ricevuto il rapporto di riconciliazione dalla controparte confronta i dati della sua contabilità con le informazioni fornite dall'organizzazione originaria nel documento. Vengono controllati la data della transazione commerciale, il suo tipo e l'importo. L'addetto alla contabilità riconcilia anche il saldo all'inizio del periodo. Se vengono rilevate incongruenze, è meglio verificare prima che i documenti siano riportati correttamente nella propria contabilità. Per fare ciò, dovrai emettere fatture e fatture presentate dalla controparte o a lui emesse. Se viene rilevato un errore, i dati contabili sono soggetti a rettifica, dopodiché viene effettuata nuovamente la riconciliazione. Se non viene rilevato alcun errore, il dipendente indica le sue informazioni sul lato destro del report, calcola il fatturato e il saldo finale. Il report di riconciliazione viene inviato alla controparte con discrepanze.

Regole di firma

Il documento deve essere firmato dal direttore e dal capo contabile della società. Il sigillo dell'organizzazione è apposto nell'apposito spazio previsto a tale scopo. Dovrebbe catturare le ultime due lettere delle firme. In assenza del direttore o del capo contabile, l'atto di riconciliazione è certificato dalle firme di altri funzionari dell'organizzazione che hanno il diritto di firmare tali documenti. Allo stesso tempo, viene indicata la loro posizione.

Stato del documento

L'atto di riconciliazione consente non solo di identificare errori nella contabilità, ma anche di evitare disaccordi con le controparti. Se, ad esempio, il debitore di un'organizzazione firma un documento, è d'accordo con lo stato degli accordi ed esprime così la sua disponibilità a saldare il debito. L'atto di riconciliazione con alcuni altri documenti giustificativi serve anche come base per cancellare i crediti inesigibili dopo la scadenza del loro termine di prescrizione. Un documento firmato da entrambe le parti è necessario anche quando la società si rivolge al tribunale per riscuotere debiti dalla controparte per beni forniti o servizi forniti.

Per conciliare gli accordi reciproci, le persone giuridiche e i singoli imprenditori spesso redigono un atto corrispondente. La legislazione non prevede un modello unico e l'obbligo di utilizzare questo particolare documento, quindi ogni azienda può sviluppare il proprio modulo. Esempio pronto e le istruzioni per la compilazione sono presentate nell'articolo.

La registrazione delle transazioni di spesa di ciascuna società è obbligatoria. A questo scopo vengono redatti documenti di pagamento, ricevute, fatture, ordini e altra documentazione. Tuttavia, nella pratica, esiste la necessità di confrontare i regolamenti reciproci tra due o più controparti, per i quali viene redatto un rapporto di riconciliazione.

Di norma, è firmato da persone giuridiche e da singoli imprenditori. I nomi delle parti sono simili a quelli indicati nei relativi accordi:

• "Cliente";
• "Esecutore".

Il documento riflette tutti i tipi di transazioni tra società (o singoli accordi, in modo selettivo) per un periodo specifico: mese, trimestre, anno ( periodo di riferimento stabilito contrattualmente). Il personale contabile è responsabile della registrazione. Loro producono:

• redigere un atto;
• riconciliazione con i dati provenienti dalla controparte.

Il documento può essere redatto come allegato al contratto o come documento separato. E a questo proposito, possiamo distinguere condizionatamente 2 varietà:

1. Appendice all'accordo principale, ad esempio a un contratto di fornitura. In questo caso il documento è parte integrante del presente accordo e non ha valore giuridico di per sé, in assenza di un accordo di base. Di norma, tali registri registrano informazioni su tutte le operazioni avvenute nell'ambito di un determinato accordo.
2. Un documento indipendente che viene utilizzato indipendentemente da un accordo specifico. Combina accordi finanziari reciproci per un periodo di tempo specifico (o per singoli gruppi di beni e servizi).

L'accordo di fornitura dovrebbe inoltre specificare i termini di riconciliazione degli accordi reciproci, i tempi e la procedura per la firma dell'atto. In caso contrario, una controparte senza scrupoli potrebbe evitare di firmare il documento.

Modulo e documento di esempio

Di norma si tratta di una tabella riepilogativa con la descrizione di ciascuna tipologia di operazione (servizio, lavoro) e il suo importo. Il documento deve riflettere i dettagli e i nomi di entrambe le parti e registrare la presenza/assenza del debito del cliente nei confronti dell'appaltatore in una data specifica.

Di seguito sono presentati la forma e il modello dell'atto di riconciliazione delle transazioni reciproche.

Il numero di copie è determinato dal numero delle parti, quindi il minimo è di 2 documenti originali che hanno uguale valore legale.

Istruzioni per la compilazione

Innanzitutto, devi prestare attenzione ad alcuni consigli:

1. Il documento deve indicare il periodo di riferimento per il quale viene effettuata la riconciliazione.
2. Dovresti sempre indicare la data di compilazione. Non deve necessariamente essere correlato al periodo di riferimento. Ad esempio, l’atto è stato redatto il 29 gennaio 2018, mentre il periodo di riferimento va dal 1 gennaio 2017 al 31 dicembre 2017.
3. Le parti indicano non solo le tipologie di transazioni (servizi), ma anche i documenti sulla base dei quali sono state registrate (ad esempio fatture).
4. Di norma, indicano non solo l'importo totale, ma anche il saldo di apertura (saldo).
5. In fondo alla pagina i rappresentanti dei partiti mettono la loro firma. Di norma, il capo contabile ha il diritto di firma. Può anche essere firmato dai manager: ciò è particolarmente importante nei casi in cui vi siano disaccordi tra i partner in merito alle transazioni di regolamento.

NOTA. In alcuni casi, l'azienda non utilizza il consueto progetto. Quindi il rappresentante deve solo apporre la propria firma, decifrarla (cognome, iniziali) e indicare la sua posizione.

Pertanto, la redazione di un atto consente di semplificare la procedura di conciliazione degli accordi reciproci e di confermare l'assenza di reclami tra il cliente e l'appaltatore. Il documento è normalmente redatto in forma stampata; non sono ammesse cancellature e correzioni.

Un rapporto di riconciliazione è un documento destinato a determinare lo stato degli accordi reciproci tra le controparti. La legislazione non obbliga le organizzazioni e i singoli imprenditori a compilare questi documenti senza fallo. Tuttavia, la maggior parte degli addetti alla contabilità preferisce svolgere periodicamente questo lavoro per evitare errori contabili e possibili disaccordi con fornitori e clienti.

Scopo del documento

Il rapporto di riconciliazione ha lo scopo di documentare lo stato degli accordi tra due organizzazioni in una determinata data. Utilizzando questo documento è possibile tracciare tutte le transazioni commerciali effettuate con la partecipazione delle controparti nell'ambito di contratti o in generale per una determinata organizzazione, e visualizzare il saldo finale ad una determinata data. Questo equilibrio può essere confermato da entrambi i partecipanti alla riconciliazione o da una sola persona giuridica o imprenditore individuale. Se secondo i dati contabili vi sono discrepanze nell'importo del saldo finale, è possibile eliminarle studiando le transazioni indicate nel rapporto di riconciliazione. I registri contabili di una particolare organizzazione potrebbero riflettere erroneamente l'importo di qualsiasi vendita o pagamento. Se vengono rilevati errori, il contabile apporta correzioni alla contabilità, dopodiché viene redatto un nuovo atto di riconciliazione, firmato dalle persone autorizzate.

Frequenza di compilazione

La legislazione del nostro Paese non prevede l'obbligo per le società di redigere rapporti di riconciliazione in un momento rigorosamente definito. Ogni organizzazione decide autonomamente quando è necessario verificare gli accordi reciproci con le controparti e se vale la pena farlo. Allo stesso tempo, esistono diverse situazioni in cui questa procedura può aiutare a evitare errori contabili e conflitti con fornitori e appaltatori. È necessario un rapporto di riconciliazione nei seguenti casi:

1. Prima della redazione del bilancio annuale obbligatorio.

2. Quando si effettua un inventario degli accordi reciproci con le controparti.

3. Se il fornitore fornisce all'acquirente un piano di rateizzazione.

4. Gli appaltatori collaborano da molto tempo.

5. Importi di transazioni significativi o consegne frequenti e di grandi dimensioni di beni o servizi.

Rapporti di riconciliazione e preparazione delle relazioni annuali

La maggior parte dei contabili preferisce riconciliare gli accordi reciproci con le controparti prima di presentare le relazioni annuali. Grazie a questa pratica è possibile individuare e correggere molti errori contabili che potrebbero compromettere l'affidabilità del reporting. Ciò è particolarmente necessario per le grandi organizzazioni con un gran numero di divisioni diverse. In tali condizioni, i documenti per l'acquisto di qualsiasi prodotto, ad esempio la cancelleria per alcuni dipartimenti, potrebbero semplicemente non raggiungere in tempo il reparto contabilità.

Ciò accade spesso quando le merci vengono consegnate senza pagamento anticipato alla fine del periodo di riferimento. I materiali sono stati ricevuti, la loro spedizione si riflette nella contabilità della controparte, ma il reparto contabilità dell'organizzazione ricevente non ne sa nulla. In caso di pagamento anticipato, i contabili più attenti cercano solitamente di informarsi se c'è stata una consegna e di ottenere i relativi documenti. Se non c'è stato alcun trasferimento di fondi e non è previsto nel prossimo futuro, la consegna della merce non si rifletterà nella contabilità del destinatario della merce. L'atto di riconciliazione con la controparte consente di monitorare se tutti i documenti sulle transazioni commerciali completate si riflettono nella contabilità, nonché di verificare la correttezza della loro riflessione. Molti dipendenti, quando identificano discrepanze tra i propri dati e quelli della controparte, insieme a un rapporto di riconciliazione firmato con le discrepanze, trasferiscono immediatamente la serie di documenti mancanti. Ciò accelera notevolmente il processo di correzione degli errori contabili.

Modulo documento

Ogni impresa può sviluppare e approvare la propria forma di rapporto di riconciliazione, che soddisferà tutte le parti interessate e consentirà il corretto svolgimento dell'ispezione. Gli atti normativi non prevedono una forma unificata di questo documento. Ma, trattandosi di un documento primario, nel redigerlo occorre tenere conto di tutti i requisiti imposti dalla legge per la predisposizione di questo tipo di documentazione. In particolare, il report di riconciliazione deve contenere i seguenti dettagli:

1. Nome.

2. Data della sua formazione.

3. Informazioni sul compilatore.

4. Breve riepilogo dell'operazione eseguita.

5. Contatori delle transazioni commerciali specificate.

6. Indicazione degli incarichi dei soggetti preposti alla registrazione delle transazioni commerciali e alla loro documentazione.

7. Firme autografe dei funzionari indicati.

Procedura di riempimento

La parte principale del rapporto di riconciliazione, che contiene informazioni sulle transazioni commerciali effettuate dalle controparti, è una tabella. Si compone di due parti. A sinistra, di regola, si riflettono le attività dell'organizzazione che ha compilato il documento. Comprende quattro colonne. Il primo indica il numero seriale della voce, il secondo - un riepilogo della transazione commerciale, il terzo e il quarto - il suo valore monetario tramite addebito o accredito. Il lato destro della tabella rimane vuoto; I dati vengono lì registrati dalla controparte quando esegue la riconciliazione. Pertanto, l'atto in questione contiene – in ordine cronologico – la registrazione di tutte le operazioni effettuate dall'ente, con la partecipazione di una determinata controparte, per un determinato periodo. Successivamente, vengono calcolati i fatturati di debito e credito e viene determinato il saldo finale per la data richiesta.

Effettuare la riconciliazione

Una società che ha ricevuto un rapporto di riconciliazione da una controparte confronta i propri dati contabili con le informazioni fornite dall'organizzazione originaria nel documento. Vengono controllati la data della transazione commerciale, il suo tipo e l'importo. L'addetto alla contabilità riconcilia anche il saldo all'inizio del periodo. Se vengono rilevate incongruenze, è meglio verificare prima che i documenti siano riportati correttamente nella propria contabilità. Per fare ciò, dovrai emettere fatture e fatture presentate dalla controparte o a lui emesse. Se viene rilevato un errore, i dati contabili sono soggetti a rettifica, dopodiché viene effettuata nuovamente la riconciliazione. Se non viene rilevato alcun errore, il dipendente indica le sue informazioni sul lato destro del report, calcola il fatturato e il saldo finale. Il report di riconciliazione viene inviato alla controparte con discrepanze.

Regole di firma

Il documento deve essere firmato dal direttore e dal capo contabile della società. Il sigillo dell'organizzazione è apposto nell'apposito spazio previsto a tale scopo. Dovrebbe catturare le ultime due lettere delle firme. In assenza del direttore o del capo contabile, l'atto di riconciliazione è certificato dalle firme di altri funzionari dell'organizzazione che hanno il diritto di firmare tali documenti. Allo stesso tempo, viene indicata la loro posizione.

Stato del documento

L'atto di riconciliazione consente non solo di identificare errori nella contabilità, ma anche di evitare disaccordi con le controparti. Se, ad esempio, il debitore di un'organizzazione firma un documento, è d'accordo con lo stato degli accordi ed esprime così la sua disponibilità a saldare il debito. L'atto di riconciliazione con alcuni altri documenti giustificativi serve anche come base per cancellare i crediti inesigibili dopo la scadenza del loro termine di prescrizione. Un documento firmato da entrambe le parti è necessario anche quando la società si rivolge al tribunale per riscuotere debiti dalla controparte per beni forniti o servizi forniti.

Rapporto di riconciliazione degli accordi reciproci– un documento che riflette lo stato degli accordi reciproci tra le società durante un determinato periodo di tempo. Lo scopo dell'utilizzo di un rapporto di riconciliazione è determinare la presenza di debito o valutare la correttezza della contabilità per gli accordi reciproci tra organizzazioni.

Qualsiasi controparte ha il diritto di avviare la preparazione di un rapporto di riconciliazione. Il motivo potrebbe essere quello di verificare se le transazioni reciproche sono state redatte correttamente e se il suo partner ha dei debiti. L'atto riflette tutte le operazioni effettuate in un certo periodo di tempo. Il periodo di revisione è specificato dal promotore.

Dopo la firma dell'atto, questo deve essere inviato ad un'altra controparte, che deve verificare tutti i dati necessari con i dati in suo possesso. Se non ci sono errori, la parte firma l'atto e appone anche l'apposito timbro.

Qualora vi siano difformità, queste dovranno essere indicate separatamente alla fine dell'atto stesso. Se la parte promotrice viene identificata con un debito, è possibile redigere un atto di compensazione dei crediti reciproci, in cui entrambe le parti avranno la possibilità di ripagare il debito bilateralmente.

Verbale di riconciliazione dei reciproci accordi: compilazione

Il rapporto di riconciliazione ha una forma libera (basata sulla lettera del Ministero delle Finanze del 18 febbraio 2005 n. 07-05-04/2). L'atto deve indicare il periodo richiesto per il quale sono state raccolte tutte le informazioni, nonché i nomi delle controparti tra le quali è stabilita. È necessario indicare la data della sua compilazione, nonché assegnare un numero individuale.

Tutti i dati contabili sono riportati nella tabella (nei file allegati). Questi dati possono includere anche dati sulle transazioni relative al pagamento delle merci e alla loro consegna. Per confermare l'esattezza di tutte le informazioni utilizzate, è necessario allegare a ciascuna fattura associata all'importo dell'atto di riconciliazione un documento corrispondente, che può includere un assegno, una fattura, ecc.

Tutti gli importi indicati riflessi nei conti di debito e di credito indicano anche la data di tutte le transazioni eseguite. Di conseguenza, viene calcolato il fatturato totale associato a debito e credito, dopodiché viene determinato il saldo finale.

Per indicare il debito, alla fine della tabella bisogna scrivere: “Secondo i dati “Inserire il nome dell'organizzazione desiderata” per “indicare qui la data richiesta”, il debito a favore di “indicare qui la seconda organizzazione” è “indicare l’importo”. Se non c'è debito, devi inserire 0,00 rubli.

In assenza di debito, i capi contabili possono firmare questo atto. Se c'è un debito, così come il rifiuto dell'una o dell'altra organizzazione di pagare il debito per qualche motivo, puoi presentare ricorso al tribunale. In questo caso è necessario avere la firma autenticata del gestore oltre al sigillo.

Scarica il verbale di riconciliazione per le transazioni reciproche. Campione, forma

Video lezione “Atto di riconciliazione degli accordi reciproci nella contabilità 1C”