Stesura del verbale della riunione. Formattazione del protocollo Corretta disposizione degli elementi nella parte principale del protocollo

Un ordine è un tipo di statuto di gestione emesso da un governo o da un ente di gestione di sua competenza e avente forza vincolante per le persone fisiche e giuridiche.

Gli ordini possono essere progettati per un lungo periodo di validità e a breve termine, relativi ad una rapida soluzione ad un problema specifico.

Il testo dell'ordinanza si compone di una parte enunciativa e di una parte amministrativa. Il primo indica lo scopo o il motivo dell'ordine, il secondo, iniziando con la parola OBBLIGO, indica le azioni prescritte. Nella parte indicativa, è consigliabile utilizzare formulazioni stabili come "in conformità", "in connessione", "ai fini di", ecc.

Il modulo campione dell'ORDINE è composto dai seguenti dettagli:

• - nome dell'organizzazione - autore del documento;
• - nome del tipo di documento - ORDINE;
• - data, numero (entro l'anno solare);
• - luogo di pubblicazione;
• - titolo;
• - firma;
• - testo;
• - timbro di approvazione;

L'ordine è redatto in formato A4.

Il progetto di decreto deve essere concordato con organizzazioni o funzionari interessati a questo documento.

Gli esecutori degli ordini possono essere istituzioni, unità strutturali o funzionari. L'ultimo comma indica i soggetti cui è affidato il controllo sull'esecuzione dell'ordine.

Protocollo, sue caratteristiche e dettagli

Un protocollo è un documento che registra l'andamento della discussione di questioni e del processo decisionale nelle riunioni degli organi collegiali, nelle conferenze e nelle riunioni.

I protocolli vengono redatti su appositi moduli, dove il nome del documento è prestampato in tipografia o su normali fogli di carta A4.

Il testo del protocollo si compone di due parti: introduttiva e principale.

La parte introduttiva del protocollo contiene informazioni costanti e variabili.

L'informazione costante è associata all'uso di una terminologia stabile: "Presidente", "Segretario", "Presente". Queste parole sono scritte con una lettera maiuscola dall'inizio del margine sinistro.

Le informazioni variabili comprendono le iniziali e i cognomi del presidente, del segretario e dei presenti. Si scrivono dalla 2a posizione della tabulatrice (la 29a divisione sul righello della p./macchina o dopo 16 tratti dal margine sinistro sul PC).

I cognomi dei componenti dell'organo collegiale sono disposti in ordine alfabetico, separati da virgole, in una riga. Le righe sono separate da 1 spazio. Se i membri dell'organo collegiale sono più di 15, indicare totale e accanto ad esso tra parentesi è allegato un foglio di registrazione.

Ai nomi degli invitati vengono aggiunti il ​​nome della carica e il nome dell'organizzazione che rappresentano. La procedura per la loro iscrizione è la stessa prevista per i membri di un organo collegiale.

La parte introduttiva del protocollo si conclude con l'ordine del giorno. L'espressione “Agenda” si scrive dall'inizio del margine sinistro (posizione 0 della tabulatrice della macchina). La registrazione dei punti dell'ordine del giorno inizia con la linea rossa. Sono numerati con numeri arabi. Le domande sono classificate in base all'importanza e alla difficoltà. Non è consentita la formulazione di una clausola con la parola “varie”. Ogni domanda deve essere specifica.

La parte principale del protocollo è costruita secondo il seguente schema: ascoltato - parlato - deciso (deciso) e per ciascuna domanda separatamente. Le parole - ASCOLTATO, PARLATO, DECISO (DECISO) sono scritte in lettere descrittive, dal margine iniziale (sinistro), senza punteggiatura, punteggiatura aperta).

Prima della parola ASCOLTATO, inserire il numero progressivo della questione all'ordine del giorno se si tratta di più questioni in discussione.

Sulla linea rossa sono scritte le iniziali e il cognome del parlante (nel caso nominativo). Metti un trattino e scrivi in ​​maiuscolo riepilogo segnalazione, messaggio. Se il testo della relazione viene presentato dal relatore o viene trascritto, invece della sintesi della relazione si scrive: La relazione è allegata.

Dopo la parola PARLATO sulla linea rossa, scrivi le iniziali e i cognomi degli oratori al nominativo (il titolo della posizione può essere indicato tra parentesi), dopo il trattino il contenuto del discorso è scritto con la lettera maiuscola. I discorsi possono essere presentati in prima persona - "Io eseguo...", in terza persona - "Petrov ha detto che...", indipendentemente dal volto dell'oratore - "La contabilità e l'archiviazione nell'istituzione sono ben fatte" , in forma impersonale - “A Ivanov è stato suggerito...” .

Se l'oratore fornisce il testo del discorso, dopo il trattino indica: "Il discorso è allegato".

Le domande e le risposte vengono registrate nella sezione PARLATA. Le parole: domanda e risposta, non sono scritte. Annotare le iniziali e il cognome dell'oratore, un trattino, un breve riassunto della domanda oppure

La parte finale del protocollo è la risoluzione (decisione). Questa parte inizia con la parola DECISO o DECISO (dalla posizione 0 della tabulatrice - margine sinistro).

La parte operativa è costruita secondo lo schema: azione - esecutore - scadenza. L'esecutore testamentario può essere un'organizzazione, un'unità strutturale o un funzionario specifico. Se la risoluzione contiene diverse questioni, è divisa in paragrafi numerati in numeri arabi. Ogni elemento inizia con una linea rossa.

Il protocollo può registrare la decisione di approvare un documento. In questo caso, il protocollo dovrebbe riportare un riferimento alla data e al numero del documento e il documento stesso dovrebbe essere allegato al protocollo.

Durante le elezioni, il protocollo indica i risultati delle votazioni per ciascun candidato.

Se una trascrizione è allegata al protocollo; poi si annota questo dopo la prima parte del protocollo - L'incontro... viene stenografato. La trascrizione è allegata.

I verbali sono firmati dal presidente e dal segretario. Il segretario redige il testo, introduce ciascun relatore alla registrazione del suo intervento e ottiene la firma dell'oratore che acconsente alla registrazione del suo intervento. I verbali delle riunioni per le quali viene eletto il presidio sono firmati dal presidente, dal segretario e dai membri del presidio.

La data del verbale è quella della riunione (03/12/93). Se la riunione dura più giorni, indicare la data di inizio e, tramite un trattino, la data di fine della riunione (12 -14.03.93.).

Il numero di protocollo è un numero di serie che viene apposto durante l'anno solare.

Dettagli del modulo - PROTOCOLLO di esempio:

• - nome dell'organizzazione (nome dell'unità strutturale) - autore del documento;
• - nome del tipo di documento - PROTOCOLLO;
• - data e numero della riunione (nel corso dell'anno solare);
• - luogo di compilazione (città);
• - titolo (riflette la tipologia di lavoro collegiale e la denominazione dell'organo collegiale);
• - testo della parte introduttiva e principale;
• - firma;
• - timbro di approvazione (se necessario);
• - timbro di approvazione (se necessario);
• - una nota sull'esecuzione del documento e il suo invio al fascicolo.

Protocollo- un documento in cui viene registrato lo stato di avanzamento della discussione di questioni e del processo decisionale in riunioni, sessioni, conferenze.

I verbali documentano le attività degli organi collegiali permanenti, come i consigli di amministrazione dei comitati e dei ministeri, le amministrazioni comunali, nonché i consigli scientifici, tecnici e metodologici. Fatto salvo quanto sopra indicato, riunioni tenute dal management divisioni strutturali, possono essere iscritti anche i vicedirettori generali, i direttori.

È prassi redigere verbali atti a documentare le attività degli organi collegiali temporanei (convegni, riunioni, seminari, ecc.)

Il verbale è redatto dal segretario sulla base degli appunti da lui tenuti in riunione. Possono trattarsi di brevi appunti, trascrizioni o registrazioni vocali. Vale la pena dire che per preparare il protocollo, il segretario raccoglie gli abstract delle relazioni e dei discorsi e prepara le decisioni prima della riunione.

Protocollo redatto su un modulo generale.

Titolo, data e numero di protocollo

L'intestazione del protocollo sarà denominazione dell'organo collegiale o tipologia di riunione. Ad esempio, verbale di (cosa?) una riunione del consiglio pedagogico; riunioni dei capi delle unità strutturali, ecc.

La data del verbale sarà quella della riunione (tradizionalmente il verbale viene redatto dopo la riunione), se la riunione è durata più giorni la data del verbale comprende la data di inizio e quella di fine.

Per esempio: 21 — 24.07.2009 .

Il numero (indice) del protocollo sarà il numero progressivo della riunione avvenuta nell'anno solare o nel periodo di mandato dell'organo collegiale.

Si noti che il testo del protocollo comprende le seguenti parti:

• introduttivo;
• principale

Parte introduttiva

Nella parte introduttiva del verbale, dopo il titolo, sono riportati i cognomi e le iniziali del presidente e del segretario dell'adunanza. Da una nuova riga dopo la parola " Presente» elencare in ordine alfabetico i cognomi e le iniziali dei funzionari presenti alla riunione.

Se alla riunione c'erano persone di altre organizzazioni, dopo la parola "Presentato" la parola " veniva stampata su una nuova riga Invitato"ed è indicato un elenco delle persone invitate; in questo caso, prima di ciascun nome sono indicati la carica e il nome dell'organizzazione.

Nella parte introduttiva del protocollo è indicato l'ordine del giorno.

Consiste in un elenco delle questioni discusse durante la riunione e stabilisce la sequenza della loro discussione e i nomi degli oratori (oratori). Si noti che ogni punto all'ordine del giorno è numerato con una cifra araba, è formulato utilizzando il preposizioni “O” o “Informazioni”. Ad esempio: "Sull'approvazione dei programmi educativi"; “Sulla sintesi dei risultati dell’anno accademico.”

Per ogni punto è indicato il relatore (il funzionario che ha preparato la questione).

Parte principale

In concomitanza con la sequenza delle questioni all'ordine del giorno, viene redatto il testo della parte principale del protocollo: dovrebbe contenere tante sezioni quanti sono i punti inclusi nell'ordine del giorno.

Sulla base di quanto sopra, arriviamo alla conclusione che la parte di intestazione del protocollo è sempre formattata allo stesso modo. Ma il testo del protocollo può essere presentato in diverse forme: breve o completo.

Protocollo breve— registra gli argomenti discussi nella riunione, i nomi dei relatori e le decisioni prese. Tali verbali vengono spesso conservati nei casi in cui la riunione è di natura operativa (vedere Fig. 3.3.)

Vale la pena dirlo: protocollo completo- contiene informazioni non solo sulle questioni discusse, sulle decisioni prese e sui nomi dei relatori, ma anche registrazioni abbastanza dettagliate che trasmettono il contenuto delle relazioni e dei discorsi dei partecipanti alla riunione, tutte le opinioni espresse, domande e osservazioni espresse, commenti, posizioni. Vale la pena dire che un protocollo completo consente di documentare un quadro dettagliato dell'incontro (vedi Fig. 3.4)

Quando si utilizza qualsiasi forma di protocollo, il suo testo sarà suddiviso in tante sezioni quanti sono i punti all'ordine del giorno.

Vale la pena dire che ogni sezione è composta da tre parti: “ASCOLTATO”, “PARLATO”, “DECISO” (“DECISO”), che vengono stampati dal margine sinistro in lettere maiuscole. Questo disegno consente di evidenziare nel testo il discorso del relatore principale, i partecipanti alla discussione della questione e la parte operativa in cui viene formulata la decisione.

Nella parte " ASCOLTATO"Si riporta il testo del discorso. All'inizio del testo, da una nuova riga al caso nominativo, indicare il cognome del parlante. La registrazione del discorso è separata dal cognome da un trattino. Il discorso è presentato alla terza persona singolare. È consentito, in luogo della registrazione del discorso, indicare dopo il cognome (“Si allega la registrazione del discorso”, “Si ricorda che si allega il testo della relazione”)

In quest'ultimo caso le relazioni diventano un'appendice del protocollo.

Nella parte " ESEGUITA» da capo riga al nominativo indicare il cognome dell'oratore e dopo un trattino, il testo del discorso o della domanda (se è stata posta all'oratore durante il discorso)

Nella parte " DECISO" ("DECISO") riflette la decisione presa sulla questione in discussione. Si noti che il testo del dispositivo è stampato integralmente in qualsiasi forma del protocollo.

Si prega di notare che il testo dell'intero protocollo è stampato con interlinea 1,5.

Il verbale è redatto dal segretario della riunione. Il verbale è sottoscritto dal segretario e sottoposto alla firma del presidente entro 3 (tre) giorni lavorativi dalla riunione.

Le firme sono separate dal testo con un'interlinea di 3 righe. Il titolo della posizione è stampato dal bordo del margine sinistro, l'ultima lettera del cognome è limitata al margine destro.

Il giorno in cui il protocollo viene firmato dal presidente, deve essere registrato.

Estratto dal protocollo

L'estratto del protocollo è la copia esatta di parte del testo del protocollo originale, relativa al punto all'ordine del giorno per il quale l'estratto viene redatto. L'estratto riproduce tutti i dettagli del modulo, la parte introduttiva del testo, il punto all'ordine del giorno per il quale si sta preparando l'estratto e il testo che riflette la discussione della questione e la decisione presa. L'estratto del protocollo è firmato solo dal segretario, che lo certifica anche. La scritta di certificazione è scritta a mano ed è composta dalla parola “Vero”, dall'indicazione della qualifica di chi certifica la copia (estratto), firma personale, cognome, iniziali e data (vedi Fig. 3.5)

Gli estratti dei protocolli talvolta sostituiscono un documento amministrativo come una decisione. In questo caso l'estratto funge da strumento per comunicare agli esecutori le decisioni prese. In questo caso, il segretario, ad esempio, del consiglio di gestione di una società per azioni, entro 2 (due) giorni dalla firma del verbale della riunione, distribuisce ai dirigenti responsabili estratti del verbale sulle singole questioni. Le dichiarazioni sono firmate dal segretario.

Gli estratti dei protocolli inviati ad altro organismo devono essere certificati con un sigillo.

Gli originali dei verbali sono raccolti a cura del segretario in fascicoli differenziati per tipologia di riunione. Ad esempio, "Verbali delle assemblee generali", "Verbali delle riunioni del Consiglio di amministrazione", "Verbali delle riunioni con il direttore", ecc. All'interno di un caso, i protocolli sono sistematizzati in base ai numeri e alla cronologia. I casi si formano durante l'anno solare.

* Sistema statale unificato del lavoro d'ufficio, p. 74.

Il verbale è redatto sulla base degli atti conservati durante la riunione. Nei casi in cui l'adunanza è stenografata o registrata magneticamente, il verbale viene redatto previa trascrizione. Durante la riunione il segretario o persona appositamente incaricata prende appunti. La qualità della registrazione dei discorsi dipende dalle sue qualifiche, dalla capacità di penetrare e comprendere l'essenza delle questioni discusse. Pertanto, la nomina di un verbalizzante costituisce una parte importante della preparazione della riunione. Protocollo redatto secondo la forma generale .

La sua forma comprende: il nome dell'istituzione autore, l'indicazione del tipo di documento (verbale), data della riunione, numero, luogo della riunione, timbro di approvazione (nel caso in cui il protocollo sia soggetto ad approvazione), titolo , testo, firme.

Nel verbale è indicata la data della riunione e non quella della definitiva esecuzione o sottoscrizione del verbale. Nel caso in cui la riunione abbia una durata di più giorni viene indicata la data di inizio della riunione ed il trattino di fine.

Ad esempio, 11-13.03.98.

Il numero di protocollo è il numero progressivo delle riunioni dell'organo collegiale nel corso dell'anno (in Istituto d'Istruzione, forse un anno accademico).

Nella dicitura “luogo dell'incontro” è indicata la città in cui si è svolto l'incontro.

Il titolo del protocollo risponde alla domanda “che cosa” e contiene l'indicazione della tipologia di attività collegiale (incontri, riunioni, convegni) e il nome dell'organo collegiale al caso genitivo. La denominazione della tipologia di riunione è coerente con la denominazione dell'organo collegiale. Il titolo inizia con una lettera maiuscola.

^ Per esempio. “Riunioni del Consiglio degli Studenti”, “Riunioni delle Commissioni”, “Riunioni del Personale”.

Dopo aver completato la sezione del titolo (questo può essere fatto prima dell'incontro), iniziano a compilare il testo. ^ Testo del protocollo si divide in due parti:

Primo- nota introduttiva, dove sono indicati il ​​cognome e le iniziali del presidente, del segretario, dei presenti e dell'ordine del giorno;

secondo- quello principale, che registra lo svolgimento della riunione.

^ La parola "presidente" avviare il protocollo; è stampato con interlinea doppia dopo il titolo, appena fuori dai margini in maiuscolo; dopo il trattino sono indicati il ​​cognome del presidente e le iniziali. La parola "segretario" è scritta allo stesso modo.

^ Presidente - Kharchenko V.I.

Segretario - Veselkova S.L.

Durante le riunioni operative questa parte del protocollo viene omessa. Di seguito l'elenco dei presenti. La procedura per completare questa sezione è la seguente. Nel verbale delle riunioni di un organo collegiale permanente i membri permanenti presenti sono indicati in ordine alfabetico senza incarichi. Dopo di loro vengono scritti i nomi degli invitati, indicandone la posizione. Nelle riunioni prolungate e nelle sedute con più di 15 persone presenti, la loro composizione è indicata quantitativamente, e al verbale è allegato un elenco dei nominativi, di cui si dà apposita annotazione nel verbale stesso.

^ Ad esempio: Presenti: 43 persone (elenco allegato).

Nelle riunioni, conferenze e convegni in cui il processo decisionale richiede un certo quorum, la sezione "Partecipanti" indica quante persone dovrebbero essere presenti e quante sono venute alla riunione.

Per esempio , i verbali delle riunioni sindacali riportano: “Le persone iscritte all’organizzazione sindacale sono 135, i presenti sono 117”.

Quello che segue è l'ordine del giorno. In questa parte del protocollo sono elencate le questioni sottoposte all'esame dell'organo collegiale. Ogni domanda è numerata. L'elenco delle questioni all'ordine del giorno può iniziare con la preposizione “O” (“Informazioni”), ma un'altra opzione è possibile quando le domande sono formulate al nominativo senza la preposizione “O” o “Informazioni”. Per esempio:

1 Informazioni sulle prospettive di sviluppo dell'impianto. Relazione del direttore... (nome completo)

2 Sui risultati di un'indagine sociologica sui lavoratori.

Relazione del responsabile del servizio sociologico... (F., I., O.) o

1 Prospettive di sviluppo dell'impianto. Relazione del direttore... (nome completo)

2 Risultati di un'indagine sociologica sui lavoratori.

Relazione del responsabile del servizio sociologico... (F., I., O,)

In alcuni casi, ad esempio, quando si verbalizzano le riunioni dei consigli dei ministeri e dei comitati, l'ordine del giorno può essere allegato al verbale. Quindi non è incluso nel testo del protocollo, ma viene fatta solo una voce di riferimento: "L'ordine del giorno della riunione è allegato."

Parte principale del testo Il protocollo è organizzato in sezioni corrispondenti ai punti all'ordine del giorno.

Per ogni articolo possono essere presenti le seguenti parti:

ASCOLTATO:

ALTOPARLANTI:

^ DECISO (DECISO):

Queste parole sono scritte in maiuscolo, ciascuna su una nuova riga, seguita da due punti, in modo da suddividere visivamente il testo.

La parola ASCOLTATO inizia la sezione per ciascun punto dell'ordine del giorno. È scritto su una riga dopo i numeri che indicano il numero progressivo della domanda.

Il cognome e le iniziali dell'oratore e di coloro che sono intervenuti nel dibattito sono indicati a capo del comma. In tal caso non è indicato il nome dell'incarico, poiché già indicato all'ordine del giorno. È meglio indicare la posizione dopo il cognome e le iniziali di chi è intervenuto nel dibattito.

Il verbale deve riflettere tutte le opinioni sulle questioni in esame e tutte le decisioni prese.

Il contenuto dei discorsi è presentato alla terza persona singolare. Se ci sono testi (o tesi) di relazioni e discorsi, non vengono registrati nel protocollo e viene indicato un trattino dopo il nome del relatore o dell'oratore: "Il testo della relazione (discorso, messaggio) è allegato". Dopo ogni presentazione, se presente, le domande e le risposte vengono registrate nell'ordine in cui sono state ricevute. Per esempio :

^ Sokolov A.V.: quali misure sono state prese per eliminare l'incidente?

Kolesov I.K. - alle 6 del mattino l'alimentazione è stata ripristinata.

Qualora, a causa della cessazione della discussione, gli iscritti non abbiano preso la parola, sottopongono al presidente dell'adunanza per iscritto interventi, proposte e osservazioni, che vengono allegati al verbale.

Nella parte finale della sezione relativa a ciascun punto all'ordine del giorno è riportata la decisione (delibera) adottata sull'argomento in discussione. Le decisioni contenenti più questioni sono suddivise in paragrafi e sottoparagrafi, numerati in numeri arabi. Il dispositivo delle decisioni, come i documenti amministrativi, deve essere specifico e contenere le componenti: chi deve fare cosa ed entro quale data.

Per esempio:

1 ASCOLTATO:

Ivanova P.I. - si allega il testo della relazione

ALTOPARLANTI:

Petrov A.P. - breve registrazione del discorso

Ikonnikov I.I. - breve registrazione del discorso

1.1 Nel primo semestre i dipartimenti speciali terranno una riunione congiunta dedicata all'introduzione della tecnologia informatica nel lavoro.

1.2 Ivanov P.I. organizzare una mostra di moderni mezzi tecnologici per informatizzare i processi di gestione nel centro informazioni entro il 1 ottobre 1998.

2. ASCOLTATO:

ALTOPARLANTI:

Firma del presidente V.P. Kashtanov

Firma del segretario K.R. Redkin

In alcuni casi, e nel caso delle elezioni dei funzionari, è obbligatorio, i risultati della votazione per ciascun punto sono indicati separatamente nel protocollo.

Se esiste un parere particolare sulla decisione presa, questo può essere indicato su un foglio separato, firmato e allegato al protocollo. Dopo aver verbalizzato la relativa decisione, viene espresso nel verbale il parere dissenziente.

In base alla completezza della copertura dell'andamento della trattazione dei temi nelle riunioni, i verbali sono suddivisi in pieno E breve .

Protocollo breve contiene il nome del relatore, l'argomento della relazione e i nomi dei relatori. Utilizzando un simile protocollo è impossibile farsi un’idea della natura dei commenti, dell’andamento della discussione e delle opinioni espresse nel dibattito.

Un protocollo breve è accettabile solo se esistono trascrizioni o quando al protocollo sono allegati i testi delle relazioni e dei discorsi. Vengono inoltre brevemente registrate le riunioni operative. In tutti gli altri casi, il protocollo dovrebbe contenere la registrazione di tutti i discorsi, riflettere il lavoro del team e mostrare lo sviluppo di una soluzione in uno scontro di opinioni e discussioni.

Nel corso della riunione viene solitamente redatta solo la bozza del verbale. Entro cinque giorni il protocollo viene chiarito, aggiunto, verificato rispetto a trascrizioni e registrazioni audio, modificato ed eseguito. Se al protocollo è allegata una trascrizione, dopo la prima parte del protocollo viene fatta una nota in merito: "La seduta del Consiglio Accademico è stata stenografata. Si allega la trascrizione". Il protocollo integralmente predisposto è firmato dal presidente e dal segretario.

Le decisioni degli organi collegiali sono comunicate agli esecutori sotto forma di documenti indipendenti - delibere e decisioni; negli istituti che operano sulla base dell'unità di comando, essi vengono attuati mediante ordini. Negli altri casi si fa un estratto dei protocolli.

Per esempio:

I verbali vengono raccolti in fascicoli insieme ai documenti creati durante il processo di preparazione della riunione: ordine del giorno, invito, elenchi dei partecipanti alla riunione ed elenchi degli invitati, relazioni o estratti di discorsi, materiali di riferimento sulle questioni discusse, progetti di decisioni e documenti finali e altro documenti trasmessi durante la riunione (tutti 1 copia).

Il protocollo occupa un posto speciale nel sistema dei documenti organizzativi e amministrativi. Da un lato possono essere classificati come documenti informativi (poiché contengono informazioni sullo stato di avanzamento della discussione di alcune questioni gestionali), dall'altro i protocolli contengono una parte operativa e, quindi, possono essere considerati documenti amministrativi documenti.

I verbali sono un documento che registra lo stato di avanzamento della discussione di questioni e del processo decisionale in riunioni, sessioni, sessioni, conferenze. I protocolli documentano le attività degli organi collegiali permanenti, come i collegi delle autorità esecutive federali, degli organi di governo municipale, nonché degli scienziati, tecnici, metodologici, ecc. consigli (commissioni). Le assemblee degli azionisti o dei partecipanti alle società a responsabilità limitata e le riunioni dei consigli di amministrazione sono soggette a verbale obbligatorio. I protocolli vengono presentati alle autorità potere statale per la registrazione (ad esempio, quando si registrano banche commerciali, camere di commercio e industria, ecc.).

È prassi redigere verbali atti a documentare le attività degli organi collegiali temporanei (convegni, riunioni, seminari, riunioni tenute dal preside, ecc.).

In termini generali, la procedura per la stesura del protocollo è la seguente.

Quando si prepara una riunione o una riunione, vengono formulati i punti dell'ordine del giorno, ad es. quelle questioni su cui devono essere prese decisioni; viene determinata la composizione dei relatori principali; vengono selezionati i materiali pertinenti, ad esempio bozze di documenti che richiedono discussione e approvazione, testi di relazioni, ecc. La raccolta di tali materiali per la redazione del protocollo è curata dal segretario dell'organo collegiale, nonché dai funzionari che hanno predisposto la questione per la discussione.

Il verbale è redatto sulla base dei verbali conservati durante la riunione dal segretario manualmente o mediante registratore vocale, nonché sugli estratti delle relazioni e dei discorsi selezionati per la riunione, sui certificati e sui progetti di decisioni.

A seconda del tipo di riunione e dello status dell'organo collegiale, viene scelta la forma del protocollo: breve, integrale o stenografico.

Un protocollo completo è un documento che registra non solo le questioni discusse, le decisioni prese e i nomi dei relatori, ma vengono anche redatte note abbastanza dettagliate che trasmettono il contenuto delle relazioni e dei discorsi dei partecipanti alla riunione, tutte le opinioni espresse, le domande e le osservazioni fatti, commenti, posizioni. Il verbale completo consente di riflettere un quadro dettagliato della riunione.

Verbale breve: registra le questioni discusse durante la riunione, i nomi dei relatori e le decisioni prese. Lo stato di avanzamento della discussione delle questioni viene omesso. Si raccomanda di conservare tale verbale solo nei casi in cui la riunione viene tenuta in forma stenografica, verranno presentati al segretario verbali e testi degli interventi, ovvero nei casi in cui la riunione abbia carattere operativo.

Protocollo letterale - compilato sulla base di un rapporto stenografico dell'incontro (trascrizione) e trasmette letteralmente il processo di discussione di ciascuna questione e di sviluppo di una decisione al riguardo.

I protocolli completi e stenografici vengono compilati sulla base di registrazioni scritte a mano (anche stenografiche) o su nastro effettuate durante la riunione.

La definizione di cui sopra non include i documenti chiamati "Protocollo", che molto spesso vengono redatti nella pratica delle attività di gestione di organizzazioni e imprese. Così, ad esempio, nel campo dei rapporti contrattuali si redigono protocolli d'intenti, protocolli di disaccordo, protocolli di approvazione; Tra i principali documenti dell'assemblea generale degli azionisti, la legislazione nomina i verbali della commissione di conteggio, ecc. Questi tipi di protocolli hanno finalità simili agli atti: registrano e confermano fatti o eventi. Essi non sono pertanto soggetti alle regole generali di redazione ed elaborazione dei protocolli.

Il protocollo, che formalizza le attività dell'organo collegiale, è redatto su un modulo protocollo, un modulo generale o un foglio standard utilizzando gli estremi del modulo. I dettagli includono quanto segue: nome dell'istituzione (organizzazione, impresa); tipo di documento (protocollo); tipo di incontro, incontro; luogo in cui inserire l'indice del documento, data; luogo di redazione del verbale (luogo della riunione, riunione).

Se il protocollo è redatto su un modulo generale o su un foglio di carta, si consiglia di stampare il nome del tipo di documento - PROTOCOLLO - in stampatello nella posizione: PROTOCOLLO.

La data dell'incontro e la data dell'esecuzione finale e della firma del documento differiscono quasi sempre. Di Requisiti generali il verbale deve essere redatto entro cinque giorni dalla data della riunione. Legge "Su società per azioni» determina il periodo massimo per la redazione del verbale della riunione del consiglio di amministrazione - tre giorni, il verbale dell'assemblea generale degli azionisti - 15 giorni dopo la chiusura dell'assemblea.

La data del verbale coincide sempre con la data dell'adunanza. Se la riunione (sessione) è durata diversi giorni, la data del verbale include le date di inizio e fine. Per esempio:

21-24.04.2010 oppure intero: 10.04.2010- 12.04.2010

Nei protocolli delle autorità, le date sono scritte in forma verbale e digitale:

La numerazione dei protocolli è effettuata entro l'anno solare o il mandato dell'organo collegiale. Il numero (indice) è posto sulla stessa riga della data e indica il numero progressivo dell'incontro nell'intervallo di tempo specificato: “N. 02” o “N. 12”. I numeri di protocollo possono contenere suffissi di lettere. I numeri sequenziali vengono assegnati separatamente per ciascun gruppo di verbali compilati nell'organizzazione: ad esempio, i verbali delle assemblee generali degli azionisti sono numerati separatamente; verbali delle riunioni del consiglio; verbali delle riunioni del consiglio, ecc.

L'attributo “Luogo di preparazione del documento” non indica l'ubicazione dell'organizzazione, ma il luogo in cui si è effettivamente svolto l'incontro. Ad esempio, se l'organizzazione ha sede a Mosca e la riunione si è tenuta a Tula, i verbali riportano la dicitura: “Sig. Tula"

Il titolo del testo del verbale, di norma, riflette la tipologia dell'adunanza o dell'attività collegiale ed è coerente con la denominazione della tipologia di documento. Ad esempio: verbali di (cosa?) una riunione del consiglio; (cosa?) riunioni del consiglio; (cosa?) riunioni dei capi delle unità strutturali. Quando si redigono verbali negli organi esecutivi federali, si consiglia di indicare il tipo di riunione dopo il nome del tipo di documento e separarlo con un righello dai dettagli successivi - "Luogo di redazione del verbale". Oltre ad indicare la tipologia dell'incontro è possibile indicare chi lo ospita:

Un esempio di esecuzione del protocollo negli organi esecutivi federali è riportato nell'Appendice 11.

PROTOCOLLO

incontri con il capo del dipartimento

E A PROPOSITO DI. Cognome

Il testo del protocollo è strutturato in modo chiaro. Ciò significa che, indipendentemente dalle questioni incluse nell'ordine del giorno di una riunione o riunione, dal corso della loro discussione o dalle decisioni prese, il testo del documento è costituito da alcune parti disposte nella stessa sequenza.

Il testo del protocollo comprende parti introduttive e principali. Nella parte introduttiva del verbale, dopo il titolo, sono riportati i cognomi e le iniziali del presidente e del segretario dell'adunanza. Le parole "Presidente" e "Segretario" sono stampate dal bordo del margine sinistro, con spaziatura doppia dal titolo al testo. Dopo il trattino sono indicate le iniziali ed i cognomi. Per esempio:

Presidente (Presidente) - P.0. Leonidov

Segretario - T.K. Dorofeeva

A capo di un nuovo rigo dopo la parola “Presente” sono elencate (in ordine alfabetico) le iniziali ed i cognomi dei membri permanenti dell'organo collegiale. Quando si redige un verbale di una riunione con più di 15 partecipanti, il documento ne indica la composizione quantitativa e si annota che l'elenco (foglio di registrazione) è allegato al verbale. In tali casi, prima dell'inizio della riunione, viene effettuata la registrazione dei partecipanti, secondo gli elenchi di cui vengono conteggiati i presenti. Le liste sono parte integrante del protocollo. Per esempio:

Presente: P.I. Andreeva, D.M. Belov, R.G. Martynov, E.V. Yaroshčuk

Presenti: 16 persone (elenco allegato)

Per prendere decisioni in una riunione è necessario il quorum, vale a dire quel minimo necessario di partecipanti che rende legittime le decisioni prese. Pertanto, spesso nel verbale viene annotata la presenza del numero legale, indicando la composizione quantitativa generale dell'organo collegiale e il numero effettivo dei presenti alla riunione, ad esempio:

Oltre ai membri permanenti dell'organo collegiale, che sono obbligati a partecipare alla riunione o alla riunione, possono essere appositamente invitati ad essa funzionari che, per la natura delle loro attività, sono legati alle questioni in discussione. Le informazioni relative agli invitati alla riunione devono risultare dal verbale. Per esempio:

Invitato: Direttore finanziario F.Yu. Eremeev, Capo contabile I.I. Petrova

Si raccomanda di indicare le posizioni delle persone invitate all'incontro, poiché menzionare solo i cognomi non rivela tutte le informazioni sui partecipanti. Allo stesso tempo, è spesso importante mostrare quali funzionari possono o devono partecipare alla risoluzione di questioni specifiche. Se alla riunione (riunione) partecipano rappresentanti di diverse organizzazioni, oltre alle loro posizioni vengono indicati anche i luoghi di lavoro.

La parte introduttiva del protocollo si conclude con un elenco delle questioni discusse durante la riunione. Inizia con le parole "Agenda:" e si trova due o tre spazi sotto l'elenco dei partecipanti dal margine sinistro. Sui moduli con dettagli longitudinali la dicitura “Agenda” può essere centrata. L'elenco delle domande stabilisce l'ordine della loro discussione.

Ogni punto dell'ordine del giorno inizia con la preposizione "O" ("Informazioni") e risponde alla domanda "su cosa?" Le domande sono numerate in numeri arabi e contengono per ciascuna domanda l'indicazione dei relatori (il funzionario che ha redatto la domanda). Per esempio:

Ordine del giorno:

1. Sull'approvazione del Regolamento sulla procedura di conservazione dei documenti del Garant CJSC

Rapporto del capo archivio della società Karaseva O.P.

2. Sulle prospettive di sviluppo del Centro informatico

Rapporto del capo del Centro Vasin L.A.

Il testo della parte principale del protocollo è redatto secondo la sequenza delle questioni stabilite dall'ordine del giorno. Riflette lo stato di avanzamento della discussione delle questioni durante la riunione e registra le decisioni prese.

La parte principale del testo del protocollo è composta da sezioni. Il loro numero corrisponde al numero degli argomenti iscritti all'ordine del giorno. Il testo di ciascuna sezione è strutturato secondo il seguente schema: “ASCOLTO”, “PARLATO”, “DECISO” (“DECISO”) Tali parole sono stampate dal margine sinistro in maiuscolo in modo da evidenziarle nel testo della protocollo le registrazioni dei discorsi dell'oratore principale, dei partecipanti alla discussione della questione e della parte risolutiva che formula la decisione della riunione. Prima della parola “ASCOLTO” è indicato il numero della sezione corrispondente (argomento all'ordine del giorno). Le restanti parti (PARLATO, DECISO o DECISO) non sono numerate.

La parte “ASCOLTATO” contiene il testo del discorso. Il cognome e le iniziali di ciascun parlante sono stampati su una nuova riga nel caso nominativo. La presentazione della registrazione del discorso è separata dal cognome da un trattino; si presenta alla terza persona singolare. Esiste la consuetudine di inserire i contenuti dei rapporti (messaggi, discorsi) nel testo del protocollo, ma è anche possibile utilizzare il collegamento "Il testo del rapporto è allegato". Ciò viene fatto se il report è ampio e contiene una quantità significativa di informazioni importanti. In questo caso è preferibile predisporne preventivamente il testo e sottoporlo al segretario dell'assemblea. Il testo del rapporto costituisce un'appendice al protocollo. Per esempio:

1. ASCOLTATO:

Vasina L.A. - si allega il testo della relazione

Nella parte “PARLATI” sono indicati i nomi e le iniziali di tutti coloro che sono intervenuti su questo tema ed una breve sintesi dei loro interventi. È importante riflettere nel verbale tutte le opinioni, l'intero corso della discussione. Pertanto, qualora siano state poste domande agli oratori e agli oratori nel dibattito, dopo ogni intervento esse devono essere trascritte nel verbale nell'ordine in cui sono state ricevute, indicando il nome e il testo della domanda e la risposta alla stessa.

Non possono esserci interventi oltre alla relazione principale. In questo caso, la parte del testo “PARLATO” viene omessa e la sezione è composta solo da due parti: “ASCOLTATO” e “DECISO” (“DECISO”).

La parte “RISOLTO” (“DECISO”) riflette la decisione presa sulla questione in discussione. Il testo del dispositivo è stampato integralmente in qualsiasi forma del protocollo. Le decisioni registrate devono essere brevi, precise e non soggette a doppia interpretazione. Se su una questione vengono prese più decisioni, queste vengono formulate in più punti, ciascuno dei quali è numerato in numeri arabi.

Se uno dei paragrafi contiene una decisione di approvare un documento discusso durante la riunione, questo documento diventa un'appendice al verbale e su di esso è scritto un collegamento al numero e alla data del verbale.

Le decisioni registrate nel protocollo sono di natura amministrativa. Pertanto, devono essere formulati utilizzando un modello caratteristico dei documenti amministrativi: “Cosa fare”. Per esempio:

DECISO:

Approvare lo statuto della società nella formulazione proposta

Se la decisione contiene istruzioni per ulteriori atti, devono essere indicati anche il/i loro/i esecutore/i o responsabili dell'esecuzione e il termine per l'esecuzione. Per esempio:

DECISO:

Testa archivio di Karaseva O.P. entro il 04/01/2010, finalizzare il progetto di Regolamento sulla procedura di conservazione dei documenti di JSC Garant, tenendo conto delle osservazioni formulate

Le decisioni possono essere prese votando. Ad esempio, devono votare per le decisioni prese nelle riunioni dei consigli di amministrazione, il voto è obbligatorio quando si eleggono o nominano funzionari, ecc. In questi casi, i risultati della votazione sono indicati nel protocollo dopo la relativa decisione. Per esempio:

"CONTRO" - 2

"ASTENUTO" - no

oppure, se tutti i presenti all'assemblea o alla riunione hanno votato “A FAVORE”:

La decisione è stata presa all'unanimità

Se nel corso della discussione viene espressa un'opinione dissenziente, il suo contenuto è registrato nel testo del protocollo dopo la corrispondente decisione 1.

Il testo del protocollo è stampato con interlinea 1,5.

Il verbale è redatto dal segretario della riunione. Firmato dal presidente e dal segretario. Le firme sono separate dal testo da un'interlinea di tre righe. Il titolo della posizione è stampato dal bordo del margine sinistro, l'ultima lettera del cognome è limitata al margine destro.

Alcuni tipi di protocolli sono soggetti all'approvazione del capo dell'organizzazione (ad esempio, verbale di una riunione di un consiglio tecnico, commissione di esperti, ecc.).

Estratto dal protocollo

Le decisioni prese in assemblea vengono spesso comunicate agli esecutori sotto forma di estratto del verbale. L'estratto del verbale è la copia esatta di parte del testo originale del verbale relativa al punto all'ordine del giorno per il quale l'estratto viene redatto.

L'estratto riproduce tutti i dettagli del modulo, la parte introduttiva del testo, il punto all'ordine del giorno su cui si sta preparando l'estratto e il testo che riflette la discussione della questione e la decisione presa.

L'estratto del protocollo è firmato solo dal segretario, che lo certifica anche. La certificazione è scritta a mano ed è composta dalla parola “Vero”, dall'indicazione della carica - “Segretario”, dalla sua firma personale, trascrizione della firma e data. Se un estratto viene fornito per la presentazione a un'altra organizzazione, viene certificato dal sigillo dell'organizzazione o dal servizio corrispondente.

Esempi di redazione di protocolli completi e brevi ed estratti del protocollo sono riportati nelle Appendici 12-14.

Registrazione dei protocolli degli organi di governo non statali

organizzazioni

Attualmente, l'importanza del protocollo è aumentata come uno dei documenti principali nei sistemi di gestione delle organizzazioni commerciali non statali: società per azioni, società a responsabilità limitata, ecc. Ciò è spiegato dal fatto che le attività degli organi di gestione collegiale delle strutture non statali si riflettono nei protocolli.

In particolare, la legge “sulle società per azioni” definisce il verbale dell'assemblea generale degli azionisti il ​​documento principale che registra lo svolgimento dell'assemblea e le decisioni prese sui punti all'ordine del giorno. L'importanza di questo tipo di protocollo è determinata principalmente dal fatto che l'assemblea è il massimo organo di gestione della società per azioni e prende decisioni sulle questioni più importanti delle sue attività. Pertanto, numerosi atti giuridici prestano grande attenzione al contenuto obbligatorio delle informazioni in tali protocolli, alla loro esecuzione e certificazione legalmente competenti.

Affinché i protocolli che riflettono le attività degli organi di gestione delle società per azioni acquisiscano valore legale, quando vengono elaborati, è necessario tenere conto non solo dei requisiti standard per questo tipo di documenti discussi sopra (modulo di protocollo standard). Le norme degli atti legislativi e regolamentari ampliano significativamente la loro composizione e ne definiscono una serie condizioni supplementari, in cui il verbale dell'assemblea generale degli azionisti diventa un documento giuridicamente rilevante.

Legge federale “sulle società per azioni” e regolamenti

• 0 requisiti aggiuntivi per la procedura di preparazione, convocazione e svolgimento di un'assemblea generale degli azionisti 2 ha stabilito che il verbale dell'assemblea generale degli azionisti deve riflettere quanto segue:
  • nome completo della società e sede dell'azienda;
  • tipologia di assemblea generale (annuale o straordinaria);
  • forma dell'assemblea (assemblea o voto per corrispondenza);
  • data della riunione (data di redazione del verbale);
  • luogo dell'incontro (indirizzo esatto);
  • ordine del giorno dell'assemblea generale degli azionisti;
  • l'ora di inizio e di fine della registrazione delle persone che avevano il diritto di partecipare all'assemblea generale degli azionisti;
  • l'ora di apertura e di chiusura dell'assemblea generale e, se le decisioni adottate dall'assemblea e i relativi risultati delle votazioni sono stati annunciati durante l'assemblea generale, anche l'ora in cui è iniziato il conteggio dei voti;
  • in caso di votazione per corrispondenza, indicare l'indirizzo postale al quale sono state inviate le schede elettorali complete;
  • il numero dei voti posseduti dai soggetti, l'inclusione nell'elenco degli aventi diritto all'intervento in assemblea per ciascun argomento all'ordine del giorno;
  • il numero di voti posseduti dalle persone che hanno effettivamente preso parte all'assemblea generale su ciascuna questione all'ordine del giorno della riunione, indicando se è stato raggiunto il quorum su ciascuna questione;
  • il numero di voti espressi per ciascuna delle opzioni di voto (“favorevole”, “contrario” e “astenuto”) su ciascun punto all'ordine del giorno dell'assemblea generale per il quale è stato raggiunto il quorum;
  • formulazione delle decisioni assunte dall'assemblea su ciascun punto all'ordine del giorno;
  • nomi dei relatori e punti principali degli interventi;
  • presidente (presidium) e segretario della riunione.

La struttura del testo e le regole per la redazione del verbale dell'assemblea generale degli azionisti sono praticamente le stesse di tutti i documenti di questo tipo. I principali requisiti degli atti giuridici riguardano la composizione delle informazioni, principalmente quella inclusa nella sua parte introduttiva.

Dati “Ragione sociale completa”, “Sede” e

"Data" è i dettagli del modulo di protocollo, le cui regole per la progettazione sono state discusse sopra. Allo stesso tempo, nei verbali delle assemblee generali degli azionisti, la data dell'assemblea è spesso indicata non solo nella forma, ma anche nella parte introduttiva.

La “Tipo di assemblea generale” si riflette nel titolo del testo e chiarisce quale tipo di assemblea, annuale o straordinaria, si è tenuta gli azionisti.

Come in ogni altro verbale vengono registrate le informazioni sul presidente e sul segretario dell'assemblea e sulle materie all'ordine del giorno.

Tutti gli altri blocchi di informazioni definiti da atti giuridici ampliano e chiariscono in modo significativo le informazioni standard sui presenti, sullo svolgimento della riunione e sono specifici dei verbali delle società per azioni.

La parte introduttiva del verbale si apre con le informazioni caratterizzanti la riunione stessa. I dati includono:

• forma dell'incontro;
• luogo dell'assemblea generale (indirizzo esatto);
• orario di inizio e fine della registrazione dei partecipanti al meeting;
• l'ora di inizio e di chiusura dell'assemblea generale e, se le decisioni adottate dall'assemblea e i relativi risultati delle votazioni sono stati annunciati durante l'assemblea generale, anche l'ora in cui è iniziato il conteggio dei voti.

“Forma dell'assemblea” è l'indicazione che l'assemblea si tiene nella forma di presenza congiunta dei soci (assemblea) o nella forma di voto per corrispondenza. Questa precisazione è importante poiché la forma dell'assemblea influenza l'intero processo decisionale degli azionisti. I testi dei verbali di tali riunioni saranno diversi:

• il verbale dell'assemblea in presenza congiunta dei soci è redatto secondo schema standard;
• il protocollo che riflette l'andamento del voto per corrispondenza è analogo al protocollo della commissione di conteggio basato sui risultati della votazione.

I dati relativi al luogo dell'assemblea generale non costituiscono una ripetizione dei dettagli del modulo “Luogo di redazione del verbale”. Luogo è l'indirizzo esatto e completo del luogo in cui si è tenuta la riunione.

Il verbale dell'assemblea generale degli azionisti deve riportare l'ora di inizio e di fine della registrazione dei partecipanti; orari di inizio e di chiusura dell'assemblea generale. Ciò è molto importante poiché l'organizzazione dell'assemblea generale degli azionisti deve garantire pari opportunità a tutti i presenti all'assemblea, a cominciare dalla procedura di registrazione. I risultati della votazione e la legittimità delle decisioni prese dipendono direttamente da come e quando sono state effettuate la registrazione e la votazione. Pertanto, l'inizio dell'assemblea generale non pone fine alla registrazione delle persone aventi diritto a partecipare all'assemblea. Hanno diritto di intervenire alla votazione gli azionisti che siano arrivati ​​dopo l'inizio dell'assemblea sugli argomenti che verranno trattati dopo la loro iscrizione. L'inclusione dei dati specificati nel protocollo consente di determinare se questi e altri requisiti stabiliti dagli atti legali sono stati rispettati nella procedura di svolgimento della riunione. La violazione di norme di legge risultante dal verbale non consente di considerare valida la riunione e di assumere le decisioni.

Non meno importante è la presentazione nel verbale dell'assemblea generale dei soci dei dati relativi agli azionisti presenti all'assemblea, ai loro rappresentanti e agli altri soggetti legittimati a partecipare all'assemblea. Queste informazioni differiranno in modo significativo dal modo in cui le informazioni sul relatore vengono presentate in un protocollo standard. Pertanto, il verbale dell'assemblea generale degli azionisti indica non solo il numero dei partecipanti all'assemblea, ma anche il numero dei voti di cui dispongono.

Il numero di voti dei partecipanti all'assemblea generale degli azionisti corrisponde al numero di azioni con diritto di voto possedute da tutti i partecipanti. Pertanto, oltre al numero complessivo dei soci presenti, è importante che nel verbale risultino:

• 1) il numero dei voti posseduti dagli azionisti e dai loro rappresentanti figuranti nell'elenco degli aventi diritto a intervenire in assemblea su ciascun argomento all'ordine del giorno;
• 2) il numero dei voti posseduti da coloro che hanno effettivamente preso parte alla riunione su ciascun punto all'ordine del giorno, indicando se è stato raggiunto il numero legale della riunione.

Per esempio:

Società per azioni chiusa Informatica

PROTOCOLLO

Assemblea generale degli azionisti

Tipo di riunione: Assemblea generale annuale degli azionisti.

Forma di svolgimento dell'assemblea: presenza congiunta degli azionisti.

Data dell'incontro: 23/03/2010.

Luogo dell'incontro: Mosca, st. Pyatnitskaya, 3, edificio 2.

L'orario di inizio per la registrazione delle persone aventi diritto a partecipare all'assemblea generale degli azionisti è alle ore 10.00.

L'orario di chiusura per la registrazione delle persone aventi diritto a partecipare all'assemblea generale degli azionisti è alle ore 14.00

L'orario di apertura dell'assemblea generale degli azionisti è alle ore 12.00.

L'orario di chiusura dell'assemblea generale degli azionisti è alle ore 18.00.

Presidente - N.M. Korablev

Segretario - T.A. Antonova

Il giorno dell'assemblea generale degli azionisti, il numero totale delle azioni con diritto di voto di Information Technologies CJSC è 100, di cui 80 azioni ordinarie; azioni privilegiate - 20 pz.

L'elenco delle persone autorizzate a partecipare all'assemblea generale degli azionisti secondo il libro degli azionisti comprende 40 azionisti con un totale di 100 voti (sull'emissione 1 - 100 voti; sull'emissione 2 - 100 voti; sull'emissione 3 - 100 voti ).

All'inizio dell'assemblea erano iscritti ed erano presenti all'assemblea: 30 titolari di azioni con diritto di voto e i loro rappresentanti autorizzati, in possesso di un totale di 80 azioni. azioni con diritto di voto, pari all'80% del numero totale di azioni con diritto di voto (sull'emissione 1 - 80 voti, sull'emissione 2 - 80 voti, sull'emissione 3 - 80 voti).

Si allega il verbale n. 1 della commissione di conteggio e il registro della registrazione dei partecipanti all'assemblea.

C'è il quorum. L'assemblea è ritenuta competente su tutte le materie poste all'ordine del giorno.

Invitato: rappresentante del revisore dei conti - società CJSC "Reestr", revisore senior Mikhailov V.M., capo contabile della CJSC "Information Technologies" Ufimtseva T.S.

I nomi e le iniziali degli azionisti, di norma, non sono indicati nel verbale. Sono contenuti nei documenti obbligatori che vengono redatti in preparazione dell'incontro:

• 1) nell'elenco delle persone aventi diritto a partecipare all'assemblea generale degli azionisti (numero totale degli azionisti della società);
• 2) in un documento utilizzato per registrare i partecipanti, ad esempio in un giornale di registrazione (il numero di persone effettivamente partecipanti alla riunione).

L'elenco e il giornale sono allegati al verbale dell'assemblea generale degli azionisti.

Gli ampi dati riportati nel verbale relativi ai presenti all'assemblea consentono di concludere che su ciascun punto all'ordine del giorno è raggiunto il numero legale e che le decisioni assunte e l'assemblea nel suo insieme sono riconosciute come legittime.

La parte principale del protocollo è costruita secondo lo schema standard “ASCOLTATO - PARLATO - DECISO (DECISO)” o “ASCOLTATO - DECISO (DECISO)”. Il testo del protocollo dovrà essere molto dettagliato e contenere le principali disposizioni degli interventi; nomi delle persone che parlano; domande e risposte; formulazione delle decisioni assunte su ciascun argomento all'ordine del giorno.

Le decisioni delle assemblee generali degli azionisti vengono sempre prese mediante votazione.

La votazione nell'assemblea generale degli azionisti si svolge secondo il principio “un'azione votante, un voto”, ad eccezione dei casi di voto cumulativo per l'elezione del consiglio di amministrazione. A cumulativo votazione, il numero dei voti appartenenti a ciascun azionista è moltiplicato per il numero delle persone che devono essere elette nel consiglio di amministrazione (consiglio di sorveglianza) della società, e l'azionista ha il diritto di esprimere i voti così ottenuti interamente per un candidato o distribuirli tra due o più candidati. Risultano eletti al Consiglio Direttivo i candidati che ottengono il maggior numero di voti.

Non vengono redatti estratti del verbale dell'assemblea generale degli azionisti. Gli azionisti possono richiedere copia del verbale dell'assemblea. Deve essere rilasciato a qualsiasi azionista della società dietro pagamento di una commissione che non può superare il costo per farne una copia.

Un numero significativo di dati obbligatori dello stesso tipo consente di produrre modelli di verbali di assemblee generali degli azionisti, che hanno un testo prestampato con informazioni permanenti unificate e spazi vuoti per riempirli con informazioni che caratterizzano una situazione specifica. Possono semplificare notevolmente la preparazione dei documenti.

Nel caso del verbale dell'assemblea dei soci, l'informazione permanente è quella dei dati che devono essere inseriti nella parte introduttiva del verbale e nel blocco caratterizzante i risultati della votazione. Possono essere archiviati in anticipo nella memoria del computer e quindi integrati con le informazioni rilevanti per una riunione specifica. L'utilizzo di tali moduli precompilati non solo facilita il lavoro del segretario dell'assemblea, ma non consente nemmeno, nella redazione del verbale, di perdere alcun dato obbligatorio da cui dipende la sua forza giuridica.

Un esempio di uno stencil del verbale di un'assemblea generale degli azionisti:

Società per Azioni Chiusa Protocollo INFORMATICO

assemblee dei soci

Tipo di incontro: _

Forma di svolgimento della riunione:_

Data incontro:_

Luogo dell'incontro:_

L'orario di inizio per la registrazione delle persone aventi diritto a partecipare all'assemblea generale degli azionisti è -_

Il termine ultimo per la registrazione delle persone aventi diritto a partecipare all'assemblea generale degli azionisti è -_

Orario di apertura dell'assemblea generale degli azionisti -_

Orario di chiusura dell'assemblea generale degli azionisti -_

Presidente -Segretario -

Il giorno dell'assemblea generale degli azionisti, il numero totale delle azioni con diritto di voto

CJSC "Information Technologies" ammonta a_pz., di cui azioni ordinarie -

PC.; azioni privilegiate -_pz.

L'elenco delle persone autorizzate a partecipare all'assemblea generale degli azionisti secondo il registro degli azionisti comprende_gli azionisti che detengono in totale _voti (per 1 emissione -_voti; per 2a emissione -_voti; per

Registrati per partecipare all'assemblea:_proprietari di azioni con diritto di voto

e i loro rappresentanti autorizzati, in possesso di total_pcs. elettori

N. verbale della commissione di conteggio e registro della registrazione dei partecipanti alla riunione

sono allegati.

Quorum presente su_problemi/non presente su_problemi. L'assemblea è ritenuta competente sulle materie poste all'ordine del giorno.

ORDINE DEL GIORNO:

• 1. ASCOLTATO:

Le attività dell'organo consultivo devono essere documentate. A questo scopo viene utilizzato un protocollo. Nell'articolo di oggi parleremo delle funzionalità di registrazione di riunioni e riunioni. Le conoscenze acquisite garantiranno la validità legale dei documenti, la loro esecuzione e ricerca tempestive e di alta qualità.

Base normativa e metodologica per la redazione del protocollo

Nel Dizionario dei tipi e delle varietà della documentazione gestionale moderna, sviluppato dall'Istituto panrusso di ricerca scientifica per la gestione e l'archiviazione dei documenti (VNIIDAD, 2014), c'è la seguente definizione:

un protocollo di una riunione- si tratta di un documento informativo e di riferimento che registra lo svolgimento della riunione (riunione) e le decisioni assunte.

• Raccomandazioni metodologiche per lo sviluppo di istruzioni per il lavoro d'ufficio nelle autorità esecutive federali (approvate con ordinanza di Rosarkhiv il 23 dicembre 2009 n. 76) (di seguito denominate Raccomandazioni metodologiche);
• GOST R 6.30–2003 “Sistemi di documentazione unificati. Sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa. Requisiti per la predisposizione della documentazione”;
• Documentazione organizzativa e amministrativa. Requisiti di documentazione. Raccomandazioni metodologiche per l'implementazione di GOST R 6.30–2003 (approvato da Rosarkhiv).

Tuttavia i protocolli non vengono redatti solo per le attività gestionali. Si applicano anche ad altri settori: attività finanziarie, di ricerca, legali, ecc. Le regole per la progettazione e la preparazione del verbale di una riunione (riunione) sono sancite anche in altri documenti. Per esempio:

• nella Legge Federale della Federazione Russa del 26 dicembre 1995 n. 208-FZ (modificata il 29 giugno 2015) “Sulle società per azioni” (Capitolo VII “Assemblea generale degli azionisti”);
• nella legge federale della Federazione Russa del 02/08/1998 n. 14-FZ (modificata il 29/06/2015) "Sulle società a responsabilità limitata" (Capitolo IV "Gestione nella società");
• nel codice di procedura penale della Federazione Russa del 18 dicembre 2001 n. 174-FZ (capitolo 35, articolo 259).

Preparazione del protocollo

Il protocollo, indipendentemente dalla tipologia, si compone di tre parti:

• intestazione (intestazioni);
• principale(testo);
• trattamento (firme, visti di familiarizzazione).

I dettagli influiscono sulla forza legale del documento. È importante formalizzarli correttamente secondo le norme vigenti.

Parte dell'intestazione

I protocolli sono redatti su un modulo di protocollo, un modulo generale o un foglio standard A4. La posizione dei dettagli dell'intestazione in tutti i casi è longitudinale o angolare.

Esempio di progettazione su modulo di protocollo (modulo di una specifica tipologia di documento) con disposizione longitudinale dei dettagli

I moduli di un tipo specifico di documento vengono utilizzati quando si pubblicano un numero elevato di copie. Gli altri documenti sono redatti su un modulo comune. Su di esso viene lasciato uno spazio vuoto per scrivere il nome di qualsiasi tipo di documento.

Un esempio di protocollo su un modulo generale con i dettagli disposti longitudinalmente

Numero di registrazione del protocolloè costituito dal numero progressivo della riunione (riunione). Il numero è assegnato entro l'anno solare o il mandato dell'organo collegiale. Può essere integrato con una designazione di lettera.

Ad esempio, n. 2 CE. Qui 2 è il numero di serie (account) della riunione (riunione). EC è il nome abbreviato di un organo collegiale (“commissione di esperti”).

I verbali delle riunioni congiunte riportano numeri compositi. Includono i numeri di serie dei verbali delle organizzazioni che hanno preso parte alla riunione (ad esempio, n. 29/11).

Oggetti di scena “luogo di preparazione o pubblicazione del documento” viene emesso su una linea separata. Si trova sotto la data e il numero di registrazione. E con una disposizione longitudinale dei dettagli - al centro della riga successiva. I dettagli contengono il nome del luogo geografico dove si è tenuta la riunione dell'organo collegiale. Le abbreviazioni convenzionali dei nomi geografici devono essere conformi alle Regole per la fornitura dei servizi postali (approvate con ordinanza del Ministero delle Telecomunicazioni e delle Comunicazioni di massa della Russia del 31 luglio 2014 n. 234). Per esempio:

Chimki, regione di Mosca

Parte principale

Titolo al testo Nel protocollo è riportata la denominazione dell'organo collegiale. Dipende da scopo funzionale organo, ad esempio:

(cosa?) riunioni del consiglio di tesi
(cosa?) riunioni della commissione di esperti
(cosa?) riunioni di gestione...

I protocolli possono essere completi o brevi. Ciò dipende dalla completezza della copertura delle questioni durante le riunioni (riunioni).

Il testo del protocollo completo si compone di due parti: introduttivo e principale.

Nella parte introduttiva sono indicati:

• presidente (o presidente) dell'assemblea (riunione);
• segretario dell'assemblea (riunione);
• nominativi dei presenti alla riunione (riunione);
• persone invitate (se presenti);
• ordine del giorno.

Il presidente dell'assemblea (riunione) è il capo dell'organo deliberativo che conduce l'assemblea. Il segretario di un'adunanza (adunanza) è colui che documenta l'attività dell'organo deliberante, ovvero ne redige il verbale. Presente - persone che fanno parte del collettivo della riunione (organo consultivo). Gli invitati non fanno parte dell'organo collegiale in carica. Ma per qualche motivo sono invitati all'incontro (riunione).

1. ASCOLTATO:
Korolenko V.P. - In allegato il testo della relazione.

2. ASCOLTATO:
Yakunin G.N. - testo della relazione (Allegato 2).

Tutte le domande al relatore e ai relatori e le relative risposte vengono registrate nell'ordine in cui sono state ricevute. Sono emessi con una linea rossa.

La parola “SPEAKED” inizia dal margine sinistro e termina con i due punti. Il cognome e le iniziali di ciascun parlante sono scritti in una linea rossa (paragrafo). Sono indicati al nominativo (PARLATO - chi?). Dopo il trattino, un contenuto breve o dettagliato del discorso viene scritto sotto forma di discorso indiretto.

ALTOPARLANTI:
Ivanov A.V. - ha suggerito che i capi delle unità strutturali preparino le domande per la certificazione dei dipendenti.

UNA NOTA!

La risoluzione (decisione) è inclusa integralmente nel testo del protocollo. Inoltre, nella formulazione adottata durante la riunione. Se necessario, si riporta l'esito della votazione: “Favorevole - ..., contrario - ..., astenuto - ...”. Per esempio:

DECISO:

1. Capo del dipartimento Risorse umane Vermenich A.N. predisporre una bozza del programma di formazione dei dipendenti per il 2016 entro il 29 dicembre 2015.

Favorevoli - 15, contrari - 0, astenuti - 0.

Se esistono più soluzioni, queste vengono numerate in numeri arabi con un punto. Di norma, ogni decisione è accompagnata dalla qualifica, dal cognome e dalle iniziali della persona responsabile della sua attuazione. Contiene anche una scadenza.

Esempio di verbale di riunione

Parte di progettazione

Il verbale è firmato dal presidente e dal segretario della riunione. Poi vengono consegnati ai lavoratori per la firma. Inoltre, i lavoratori nominati esecutori responsabili nel dispositivo del protocollo.

I verbali degli organi esecutivi federali sono firmati dal presidente della riunione e dal segretario.

Presidente - firma personale - S. V. Sidorov

Segretario - firma personale - M. I. Ivanova

Forma breve del protocollo

Nelle Raccomandazioni metodologiche forma breve protocollo presentato in forma unitaria. Questo modulo può essere utilizzato da qualsiasi organizzazione.

Esempio di elaborazione di un breve protocollo in un organo esecutivo federale

Si propone inoltre che il testo del presente protocollo sia composto di due parti. La parte introduttiva recita:

• iniziali e cognomi del presidente, segretario;
• nonché le cariche, le iniziali ed i cognomi dei presenti.

Di seguito sono stampate le qualifiche dei presenti. A destra dei titoli professionali ci sono le iniziali e i cognomi. I titoli professionali possono essere indicati in modo generico.

Per esempio:

Presente:

Vice Ministro dell'Economia
sviluppo Federazione Russa- I.O. Cognome

Vice capi di Rosarkhiv - I. O. Cognome

I.O. Cognome

Le Raccomandazioni metodologiche forniscono non solo la struttura e il contenuto del testo del protocollo. Puoi anche trovare le regole di progettazione lì.