hjem-Landing-Lage referat fra møtet. Formatering av protokollen Riktig arrangement av elementer i hoveddelen av protokollen

Lage referat fra møtet. Formatering av protokollen Riktig arrangement av elementer i hoveddelen av protokollen

En ordre er en type forvaltningsvedtekt utstedt av en regjering eller et styringsorgan innenfor dens kompetanse og som har bindende kraft for enkeltpersoner og juridiske enheter.

Bestillinger kan utformes for en lang gyldighetsperiode og kortsiktig, knyttet til en rask løsning på et spesifikt problem.

Ordreteksten består av en opplysende og en administrativ del. Den første indikerer hensikten eller årsaken til ordren, den andre, som begynner med ordet I OBLIGATE, indikerer de foreskrevne handlingene. I den uttalende delen er det tilrådelig å bruke slike stabile formuleringer som "i samsvar", "i forbindelse", "for formålet med" etc.

Eksempelskjemaet for BESTILLINGEN består av følgende detaljer:

  • - navn på organisasjonen - forfatteren av dokumentet;
  • - navn på dokumenttypen - BESTILLING;
  • - dato, nummer (innenfor kalenderåret);
  • - utgivelsessted;
  • - tittel;
  • - signatur;
  • - tekst;
  • - godkjenningsstempel;

Bestillingen er tegnet i A4-format.

Ordreutkastet må avtales med organisasjoner eller tjenestemenn som er interessert i dette dokumentet.

De som utfører ordre kan være institusjoner, strukturelle enheter eller tjenestemenn. Siste ledd angir de personer som er betrodd kontroll over utførelsen av pålegget.

Protokoll, dens egenskaper og detaljer

En protokoll er et dokument som registrerer fremdriften i diskusjon av spørsmål og beslutningstaking på møter i kollegiale organer, konferanser og møter.

Protokoller utarbeides på spesielle skjemaer, hvor dokumentets navn er forhåndstrykt i trykkeriet eller på vanlige ark med A4-papir.

Teksten til protokollen består av to deler: innledende og hoveddel.

Den innledende delen av protokollen inneholder konstant og variabel informasjon.

Konstant informasjon er assosiert med bruk av stabil terminologi - "Formann", "Sekretær", "Nåværende". Disse ordene er skrevet med stor bokstav fra begynnelsen av venstre marg.

Variabel informasjon inkluderer initialer og etternavn til formannen, sekretæren og de tilstedeværende. De skrives fra 2. posisjon av tabulatoren (29. divisjon på linjalen til p./maskinen eller etter 16 slag fra venstre marg på PC).

Etternavnene til medlemmene av det kollegiale organet er ordnet i alfabetisk rekkefølge, atskilt med kommaer, på en linje. Linjene er atskilt med 1 mellomrom. Hvis det er mer enn 15 medlemmer av det kollegiale organet, angi Total og ved siden av i parentes - et registreringsark er vedlagt.

Navnet på stillingen og navnet på organisasjonen de representerer legges til navnene på de inviterte. Prosedyren for registrering er den samme som for medlemmer av et kollegialt organ.

Den innledende delen av protokollen avsluttes med dagsorden. Uttrykket "Agenda" skrives fra begynnelsen av venstre marg (0. plassering av maskintabulatoren). Registrering av agendapunkter begynner med rød linje. De er nummerert med arabiske tall. Spørsmålene er rangert etter viktighet og vanskelighetsgrad. Ordlyden av en klausul med ordet "diverse" er ikke tillatt. Hvert spørsmål må være spesifikt.

Hoveddelen av protokollen er bygget i henhold til følgende skjema: lyttet - talte - besluttet (bestemt), og for hvert spørsmål separat. Ordene - LYTTET, SNAKKET, BESTEMT (BESLUTT) er skrevet med beskrivende bokstaver, fra innledende (venstre) marg, uten tegnsetting, åpen tegnsetting).

Før ordet LYTTET setter du serienummeret til saken på dagsorden hvis flere saker diskuteres.

Initialene og etternavnet til taleren (i nominativ tilfelle) er skrevet på den røde linjen. Sett en strek og bruk stor bokstav sammendrag rapport, melding. Hvis rapportens tekst presenteres av foredragsholderen eller er transkribert, skriver de i stedet for et sammendrag av rapporten: Rapporten er vedlagt.»

Etter ordet SPEAKED på den røde linjen, skriv initialene og etternavnene til talerne i nominativ kasus (tittelen på stillingen kan angis i parentes), etter bindestreken er innholdet i talen skrevet med stor bokstav. Taler kan presenteres i første person - "Jeg utfører ...", i tredje person - "Petrov sa at ...", uten hensyn til høyttalerens ansikt - "Regnskap og lagring i institusjonen er godt utført" , i en upersonlig form - "Ivanov ble foreslått ..." .

Hvis foredragsholderen gir teksten til talen, indikerer de etter bindestreken - "Talen er vedlagt."

Spørsmål og svar er registrert i seksjonen TALER. Ord - spørsmål og svar, er ikke skrevet. Skriv ned initialene og etternavnet til taleren, en strek, en kort oppsummering av spørsmålet eller

Den siste delen av protokollen er resolusjonen (vedtaket). Denne delen begynner med ordet DECIDED eller DECIDED (fra 0. posisjon i tabulatoren - venstre marg).

Den operative delen er bygget i henhold til skjemaet: handling - utøver - frist. Eksekutor kan være en organisasjon, en strukturell enhet eller en bestemt tjenestemann. Hvis resolusjonen inneholder ulike problemer, er den delt inn i avsnitt nummerert med arabiske tall. Hvert element starter med en rød linje.

Protokollen kan registrere beslutningen om å godkjenne et dokument. I dette tilfellet skal protokollen ha en referanse til dato og dokumentnummer, og selve dokumentet skal vedlegges protokollen.

Under valg angir protokollen stemmeresultatene for hver kandidat.

Hvis en utskrift er vedlagt protokollen; så noteres dette etter første del av protokollen - Møtet... tas opp i stenografi. Utskrift er vedlagt.

Protokollen undertegnes av møteleder og sekretær. Sekretæren redigerer teksten, introduserer hver taler for opptaket av talen hans og skaffer seg signaturen til taleren som samtykker i opptak av talen. Protokollen fra møtene det velges presidium for undertegnes av leder, sekretær og medlemmer av presidiet.

Datoen for protokollen er datoen for møtet (03.12.93). Hvis møtet varer i flere dager, angi startdatoen og, gjennom en strek, sluttdatoen for møtet (12. -14.03.93.).

Protokollnummeret er et løpenummer som påføres i løpet av kalenderåret.

Detaljer om skjemaet - prøvePROTOKOLL:

  • - navnet på organisasjonen (navnet på den strukturelle enheten) - forfatteren av dokumentet;
  • - navn på dokumenttypen - PROTOKOLL;
  • - møtedato, antall (i løpet av kalenderåret);
  • - sted for samling (by);
  • - tittel (reflekterer typen kollegialt arbeid og navnet på det kollegiale organet);
  • - teksten til de innledende og hoveddelene;
  • - signatur;
  • - godkjenningsstempel (om nødvendig);
  • - godkjenningsstempel (om nødvendig);
  • - et notat om utførelse av dokumentet og sending av det til filen.

Protokoll- et dokument der fremdriften for diskusjon av saker og beslutningstaking på møter, sesjoner, konferanser registreres.

Protokollen dokumenterer virksomheten til faste kollegiale organer, som styrene i utvalg og departementer, kommunale myndigheter, samt vitenskapelige, tekniske og metodiske råd. Bortsett fra som nevnt ovenfor, møter holdt av ledelsen strukturelle inndelinger, visedirektører, direktører, kan også tas opp.

Det er vanlig å utarbeide referater for å dokumentere virksomheten til midlertidige kollegiale organer (konferanser, møter, seminarer, etc.)

Protokollen utarbeides av sekretæren på grunnlag av notater han førte på møtet. Dette kan være korte notater, transkripsjoner eller stemmeopptak. Det er verdt å si at for å utarbeide protokollen, samler sekretæren sammendrag av rapporter og taler, og utkast til beslutninger før møtet.

Protokoll utarbeidet på et generelt skjema.

Tittel, dato og protokollnummer

Protokolloverskriften vil være navn på det kollegiale organet eller møtetype. For eksempel referat fra (hva?) møte i pedagogisk råd; møter med ledere for strukturelle enheter mv.

Datoen for protokollen vil være møtedatoen (protokollen blir tradisjonelt satt etter møtet) Dersom møtet varte i flere dager, inkluderer datoen for protokollen start- og sluttdato.

For eksempel: 21 — 24.07.2009 .

Protokollens nummer (indeks) vil være møtets løpenummer innen kalenderåret eller funksjonsperioden til det kollegiale organet.

Merk at teksten til protokollen inkluderer følgende deler:

  • innledende;
  • hoved-

Innledende del

I den innledende delen av protokollen, etter tittelen, er det oppgitt etternavn og initialer til møteleder og møtesekretær. Fra en ny linje etter ordet " Tilstede» liste opp i alfabetisk rekkefølge etternavn og initialer til tjenestemennene til stede på møtet.

Hvis det var personer fra andre organisasjoner på møtet, ble ordet "presentert" skrevet ut på en ny linje etter ordet "presentert" Invitert"og en liste over inviterte personer er angitt; i dette tilfellet er posisjonen og navnet på organisasjonen angitt foran hvert navn.

I den innledende delen av protokollen dagsorden er angitt.

Den består av en liste over saker som diskuteres på møtet, og fastsetter rekkefølgen av diskusjonen deres og navnene på talerne (talerne). Merk at hvert punkt på dagsordenen er nummerert med et arabisk tall, det er formulert ved hjelp av preposisjoner "O" eller "Om". For eksempel: "Ved godkjenning av utdanningsprogrammer"; "Om å oppsummere resultatene fra studieåret."

For hvert punkt er ordføreren (tjenestemannen som har utarbeidet saken) angitt.

Hoveddel

I forbindelse med rekkefølgen av saker på dagsorden, utarbeides teksten til hoveddelen av protokollen - den skal inneholde like mange seksjoner som antall punkter på dagsorden.

Basert på alt det ovennevnte, kommer vi til den konklusjon at header-delen av protokollen alltid er formatert på samme måte. Men teksten til protokollen kan presenteres i forskjellige former: kort eller fullstendig.

Kort protokoll— registrerer sakene som ble diskutert på møtet, navnene på talerne og vedtakene som er tatt. Slike protokoller føres oftest i tilfeller hvor møtet er av operasjonell karakter (se fig. 3.3.)

Det er verdt å si - full protokoll- inneholder informasjon ikke bare om de diskuterte sakene, beslutninger som er tatt og navnene på foredragsholderne, men også ganske detaljerte journaler som formidler innholdet i rapportene og talene til møtedeltakerne, alle uttalte meninger, spørsmål og merknader, kommentarer, posisjoner. Det er verdt å si at en full protokoll lar deg dokumentere et detaljert bilde av møtet (se fig. 3.4)

Figur nr. 3.3. Eksempel på kort protokoll

Figur nr. 3.4. Eksempel på komplett protokoll

Når du bruker noen form for protokoll, vil teksten deles inn i så mange seksjoner som det er punkter på agendaen.

Det er verdt å si at hver seksjon består av tre deler: “LYTTET”, “TALT”, “BESLUTT” (“BESLUTT”), som skrives ut fra venstre marg med store bokstaver. Denne utformingen gjør det mulig å fremheve i teksten talen til hovedtaleren, deltakerne i diskusjonen om problemstillingen og den operative delen som beslutningen er formulert i.

I delen " HØRTE«Teksten i talen er oppgitt. I begynnelsen av teksten, fra en ny linje i nominativ kasus, angi etternavnet til taleren. Opptaket av talen er atskilt fra etternavnet med en strek. Talen presenteres i tredje person entall. Det er tillatt, i stedet for å ta opp en tale, å angi etter etternavnet ("Opptaket av talen er vedlagt", "Vær oppmerksom på at rapportens tekst er vedlagt").

I sistnevnte tilfelle blir rapportene et vedlegg til protokollen.

I delen " UTFØRT» fra en ny linje i nominativ kasus angi etternavnet til taleren og etter en strek, teksten til talen eller spørsmålet (hvis det ble stilt til taleren under talen)

I delen " BESLUTTET” (“BESLUTT”) gjenspeiler beslutningen som er tatt i saken under diskusjon. Merk at teksten til den operative delen er skrevet ut i sin helhet i alle former for protokollen.

Vær oppmerksom på at teksten i hele protokollen skrives ut med 1,5 linjeavstand.

Protokollen utarbeides av møtesekretæren. Protokollen underskrives av sekretær og sendes til leder for undertegning innen 3 (tre) virkedager etter møtet.

Signaturer er atskilt fra teksten med 3 linjeavstand. Tittelen på stillingen skrives ut fra kanten av venstre marg, den siste bokstaven i etternavnet er begrenset til høyre marg.

Den dagen protokollen undertegnes av formannen, skal den tinglyses.

Utdrag fra protokollen

Et utdrag fra protokollen er en nøyaktig kopi av en del av teksten til den originale protokollen, knyttet til det punktet på dagsorden som utdraget er under utarbeidelse for. Utdraget gjengir alle detaljene i skjemaet, den innledende delen av teksten, punktet på agendaen som utdraget er under utarbeidelse for, og teksten som gjenspeiler diskusjonen av saken og vedtaket som er tatt. Utdraget fra protokollen undertegnes kun av sekretæren, som også attesterer det. Sertifiseringsinskripsjonen er skrevet for hånd og består av ordet "True", en indikasjon på posisjonen til personen som bekrefter kopien (utdraget), personlig signatur, etternavn, initialer og dato (se fig. 3.5)

Figur nr. 3.5. Et eksempel på et utdrag fra protokollen

Utdrag fra protokoller erstatter noen ganger et slikt administrativt dokument som vedtak. I dette tilfellet fungerer utdraget som et verktøy for å kommunisere beslutningene som er tatt til bobestyrerne. I dette tilfellet deler for eksempel sekretæren for styret i et aksjeselskap, senest 2 (to) dager etter signering av møteprotokollen, utdrag fra protokollen om enkeltsaker til ansvarlige ledere. Erklæringene er undertegnet av sekretæren.

Utdrag fra protokoller som sendes til en annen organisasjon må sertifiseres med segl.

Originale kopier av protokollen samles av sekretæren til mapper etter møtetype. For eksempel «Generalforsamlingsprotokoller», «Referater fra styrets møter», «Møtereferater med direktøren», etc. I en sak er protokoller systematisert etter tall og kronologi. Saker dannes i løpet av kalenderåret.


Protokoll- et organisatorisk og administrativt "dokument som registrerer fremdriften i diskusjon av spørsmål og beslutningstaking på møter, rådslagninger, konferanser og sesjoner av kollegiale organer."* En mer generell definisjon er gitt av forklarende ordbøker av det russiske språket, som definerer det som "et dokument som registrerer alt som skjer på et møte, møte" .

* Unified state system of office work, s. 74.

Protokollen utarbeides på grunnlag av protokollen som føres under møtet. I de tilfeller møtet er stenografert eller magnetisk opptegnet, settes protokollen etter at den er transkribert. Sekretær eller særskilt oppnevnt person skal ta notater under møtet. Kvaliteten på opptak av taler avhenger av hans kvalifikasjoner, evne til å trenge gjennom og forstå essensen av problemene som diskuteres. Derfor er utnevnelse av en protokollfører en viktig del av forberedelsen av møtet. Protokoll utarbeidet etter det generelle skjemaet .

Formen inkluderer: navnet på forfatterinstitusjonen, en indikasjon på type dokument (referat), dato for møtet, nummer, møtested, godkjenningsstempel (i tilfelle protokollen er gjenstand for godkjenning), tittel , tekst, signaturer.

Datoen for møtet er angitt i protokollen, ikke endelig gjennomføring eller undertegning av protokollen. I tilfelle møtet varer i flere dager, vises startdatoen for møtet og sluttstreken.

For eksempel 11-13.03.98.

Protokollnummeret er løpenummeret på møter i det kollegiale organet i løpet av året (i en utdanningsinstitusjon, kanskje et studieår).

"Møtested"-detaljene indikerer byen der møtet fant sted.

Tittelen på protokollen svarer på spørsmålet «hva» og inneholder en angivelse av type kollegial aktivitet (møter, møter, konferanser) og navnet på det kollegiale organet i genitivsaken. Navnet på møtetypen samsvarer med navnet på det kollegiale organet. Tittelen begynner med stor bokstav.

^ For eksempel. «Studentrådsmøter», «Kommisjonsmøter», «Arbeidsmøter».

Etter å ha fullført titteldelen (dette kan gjøres før møtet), begynner de å kompilere teksten. ^ Protokolltekst deles opp i to deler:

først- innledende notat, hvor etternavn og initialer til formannen, sekretæren, de tilstedeværende og dagsorden er angitt;

sekund- den viktigste, registrerer fremdriften av møtet.

^ Ordet "formann" start protokollen; den skrives ut med dobbel avstand etter tittelen, like utenfor margene med store bokstaver; etter bindestreken vises etternavnet til formannen og initialene. Ordet "sekretær" staves på samme måte.

^ Styreleder - Kharchenko V.I.

Sekretær - Veselkova S.L.

Under driftsmøter er denne delen av protokollen utelatt. Følgende er en liste over de tilstedeværende. Prosedyren for å fullføre denne delen er som følger. I protokollen fra møte i et fast kollegialt organ er de tilstedeværende faste medlemmer angitt i alfabetisk rekkefølge uten verv. Etter dem er navnene på de inviterte skrevet ned, som indikerer deres posisjon. Ved utvidede møter og sesjoner med mer enn 15 personer tilstede, er deres sammensetning angitt kvantitativt, og en navneliste er vedlagt protokollen, som det er gjort tilsvarende oppføring om i selve protokollen.

^ For eksempel: Tilstede: 43 personer (liste vedlagt).

På møter, konferanser og stevner der beslutningsprosesser krever et visst beslutningsdyktighet, angir delen "Delte" hvor mange personer som skal være til stede og hvor mange som kom til møtet.

For eksempel protokollen fra fagforeningsmøtene viser: "Det er 135 personer registrert i fagorganisasjonen, 117 er til stede."

Det som følger er agendaen. Denne delen av protokollen lister opp spørsmålene som legges fram til behandling av det kollegiale organet. Hvert spørsmål er nummerert. Oppføringen av saker på dagsorden kan begynne med preposisjonen «O» («Om»), men et annet alternativ er mulig når spørsmålene er formulert i nominativ kasus uten preposisjonen «O» eller «Om». For eksempel:

1 Om utsiktene for utviklingen av anlegget. Styrets rapport... (fullt navn)

2 Om resultatene av en sosiologisk undersøkelse av arbeidere.

Rapport fra leder for sosiologisk tjeneste... (F., I., O.) el

1 Utsikter for utvikling av anlegget. Styrets rapport... (fullt navn)

2 Resultater av en sosiologisk undersøkelse av arbeidere.

Rapport fra leder for sosiologisk tjeneste... (F., I., O,)

I noen tilfeller, for eksempel ved opptak av møter i departementsstyrer og utvalg, kan sakslisten legges ved protokollen. Da er det ikke inkludert i protokollteksten, men kun en referanseoppføring: "Møteagenda er vedlagt."

Hoveddelen av teksten Protokollen er organisert i seksjoner som tilsvarer dagsordenspunkter.

For hver vare kan det være følgende deler:

HØRTE PÅ:

HØYTTALERE:

^ BESTEMT (BESLUTT):

Disse ordene er skrevet med store bokstaver, hver på en ny linje, etterfulgt av et kolon, slik at de visuelt bryter opp teksten.

Ordet LYTTET begynner avsnittet for hvert punkt på agendaen. Det er skrevet på én linje etter tallene som indikerer serienummeret til spørsmålet.

Etternavn og initialer til taleren og de som tok ordet i debatten er angitt på en ny linje fra avsnittet. I dette tilfellet er navnet på stillingen ikke angitt, siden det allerede er angitt på dagsorden. Det er bedre å angi posisjonen etter etternavnet og initialene til de som talte i debatten.

Protokollen skal gjenspeile alle meninger om sakene som behandles og alle vedtak som er fattet.

Innholdet i taler presenteres i tredje person entall. Hvis det er tekster (eller avhandlinger) av rapporter og taler, er de ikke registrert i protokollen, og en strek etter navnet på foredragsholderen eller foredragsholderen er indikert: "Teksten til rapporten (tale, melding) er vedlagt." Etter hver presentasjon, hvis noen, registreres spørsmål og svar i den rekkefølgen de ble mottatt. For eksempel :

^ Sokolov A.V. - hvilke tiltak er iverksatt for å eliminere ulykken?

Kolesov I.K. - ved 6-tiden om morgenen var strømforsyningen gjenopprettet.

Dersom de påmeldte på grunn av debattens opphør ikke fikk ordet, avgir de skriftlige taler, forslag og merknader til møtelederen som er vedlagt protokollen.

Den siste delen av seksjonen for hvert agendapunkt er en oversikt over beslutningen (vedtaket) som er vedtatt i saken som diskuteres. Avgjørelser som inneholder flere spørsmål er delt inn i avsnitt og underavsnitt, nummerert med arabiske tall. Den operative delen av vedtak, som administrative dokumenter, må være spesifikke og inneholde komponentene: hvem skal gjøre hva og innen hvilken dato.

For eksempel:

1 HØRTE PÅ:

Ivanova P.I. - Tekst til rapporten er vedlagt

HØYTTALERE:

Petrov A.P. - kort opptak av talen

Ikonnikov I.I. - kort opptak av talen

1.1 Spesialavdelinger vil holde et fellesmøte dedikert til introduksjon av datateknologi i arbeid i løpet av første semester.

1.2 Ivanov P.I. organisere en utstilling av moderne teknologiske midler for databehandling av administrasjonsprosesser i informasjonssenteret innen 1. oktober 1998.

2. HØRTE:

HØYTTALERE:

Styreleder signatur V.P. Kashtanov

Sekretær signatur K.R. Redkin

I noen tilfeller, og ved valg av tjenestemenn er det obligatorisk, er stemmeresultatene for hvert punkt angitt separat i protokollen.

Dersom det foreligger særskilt uttalelse til vedtaket som er fattet, kan det opplyses om det på eget ark, signert og vedlagt protokollen. Etter protokollering av det aktuelle vedtaket gis avvikende mening i protokollen.

I henhold til fullstendigheten av dekningen av fremdriften for diskusjon av saker på møter, er referatene delt inn i full Og kort .

Kort protokoll inneholder navnet på foredragsholderen, emnet for rapporten og navnene på foredragsholderne. Det er umulig å få en ide om arten av kommentarene, forløpet av diskusjonen og meningene uttrykt i debatten ved å bruke en slik protokoll.

En kort protokoll er bare akseptabel hvis det er utskrifter eller når tekster til rapporter og taler er vedlagt protokollen. Driftsmøter tas også kort opp. I alle andre tilfeller bør protokollen inneholde opptegnelser over alle taler, reflektere teamets arbeid og vise utviklingen av en løsning i et sammenstøt av meninger og diskusjoner.

Under møtet blir det vanligvis kun utarbeidet et utkast til protokoll. I løpet av fem dager er protokollen avklart, lagt til, verifisert mot transkripsjoner og lydopptak, redigert og utført. Dersom det er vedlagt utskrift til protokollen, noteres dette etter første del av protokollen: "Møtet i Fagrådet ble tatt opp i stenografi. Utskrift er vedlagt". Den ferdig utarbeidede protokollen undertegnes av formann og sekretær.

Beslutninger fra kollegiale organer kommuniseres til eksekutorer i form av uavhengige dokumenter - vedtak og vedtak; i institusjoner som opererer på grunnlag av enhet av kommando, blir de implementert ved ordre. I andre tilfeller lages et utdrag fra protokollene.

For eksempel:

Referat samles i filer sammen med dokumenter som opprettes i prosessen med å forberede møtet: agenda, invitasjon, lister over møtedeltakere og lister over inviterte, rapporter eller sammendrag av taler, referansemateriale om de diskuterte sakene, utkast til beslutninger og sluttdokumenter og annet dokumenter overført under møtet (alle 1 kopi).

Protokollen har en spesiell plass i systemet med organisatoriske og administrative dokumenter. På den ene siden kan det klassifiseres som informasjonsdokumenter (siden det inneholder informasjon om fremdriften i diskusjonen av enkelte forvaltningsspørsmål), og på den annen side inneholder protokollene en operativ del og kan derfor betraktes som administrativt. dokumenter.

Referater er et dokument som registrerer fremdriften i diskusjon av saker og beslutningstaking på møter, sesjoner, sesjoner, konferanser. Protokollene dokumenterer aktivitetene til permanente kollegiale organer, for eksempel kollegier av føderale utøvende myndigheter, kommunale myndighetsorganer, samt forskere, tekniske, metodiske, etc. råd (kommisjoner). Møter med aksjonærer eller deltakere i aksjeselskaper og styremøter er underlagt obligatoriske protokoller. Protokoller sendes til myndighetene statsmakt for registrering (for eksempel ved registrering av forretningsbanker, handels- og industrikamre osv.).

Det er vanlig å utarbeide referater for å dokumentere virksomheten til midlertidige kollegiale organer (konferanser, møter, seminarer, møter holdt av leder, etc.).

Generelt sett er prosedyren for å utarbeide protokollen som følger.

Ved forberedelse til møte eller møte formuleres dagsordenpunkter, d.v.s. de spørsmålene det må tas avgjørelser om; sammensetningen av hovedtalerne bestemmes; relevant materiale velges, for eksempel utkast til dokumenter som krever diskusjon og godkjenning, rapporttekster mv. Innsamlingen av dette materialet for utarbeidelse av protokollen utføres av sekretæren for det kollegiale organet, så vel som av tjenestemennene som forberedte saken for diskusjon.

Protokollen utarbeides på grunnlag av protokoll som ble ført på møtet av sekretæren manuelt eller ved bruk av stemmeopptaker, samt referater og taler valgt til møtet, attester og utkast til vedtak.

Avhengig av møtetype og status for det kollegiale organet, velges protokollens form: kort, fullstendig eller stenografisk.

En fullstendig protokoll er et dokument som registrerer ikke bare sakene som er diskutert, beslutningene som er tatt og navnene på foredragsholderne, men det lages også ganske detaljerte notater som formidler innholdet i rapportene og talene til møtedeltakerne, alle uttalte meninger, spørsmål og kommentarer. gjort, kommentarer, standpunkter. Det fullstendige referatet lar deg reflektere et detaljert bilde av møtet.

Kort referat - registrerer sakene som ble diskutert på møtet, navnene på foredragsholderne og beslutningene som er tatt. Fremdriften i diskusjonen av sakene er utelatt. Det anbefales å føre slike protokoller kun i tilfeller hvor møtet er stenografisk, rapporter og taletekster vil bli presentert for sekretær, eller i tilfeller hvor møtet er av operasjonell karakter.

Ordrett protokoll - satt sammen på grunnlag av en stenografisk rapport fra møtet (transkripsjon) og formidler bokstavelig talt prosessen med å diskutere hver sak og utvikle en beslutning om den.

Fullstendige og stenografiske protokoller er satt sammen på grunnlag av håndskrevne (inkludert stenografiske) eller båndopptak tatt under møtet.

Ovennevnte definisjon inkluderer ikke dokumenter kalt "Protokoll", som ganske ofte er utarbeidet i praksisen med ledelsesaktiviteter til organisasjoner og bedrifter. Så for eksempel, innen kontraktsforhold, utarbeides intensjonsprotokoller, uenighetsprotokoller, godkjenningsprotokoller; Blant hoveddokumentene fra generalforsamlingen, nevner lovgivningen tellekommisjonens protokoller mv. Disse typene protokoller har samme formål som handlinger: de registrerer og bekrefter fakta eller hendelser. Derfor er de ikke dekket generelle regler utarbeide og behandle protokoller.

Protokollen, som formaliserer virksomheten til det kollegiale organet, er utarbeidet på et protokollskjema, et generelt skjema eller et standardark med bruk av detaljene i skjemaet. Detaljene inkluderer følgende: navn på institusjonen (organisasjon, bedrift); type dokument (protokoll); type møte, møte; sted for å sette dokumentindeksen, dato; sted for protokollføring (møtested, møte).

Dersom protokollen er utarbeidet på et generelt skjema eller et papirark, anbefales det at navnet på dokumenttypen - PROTOKOLL - skrives ut med store bokstaver i stillingen: PROTOKOLL.

Datoen for møtet og datoen for endelig utførelse og signering av dokumentet er nesten alltid forskjellige. Av Generelle Krav protokollen skal utarbeides senest fem dager etter møtet. Lov "På aksjeselskaper» fastsetter den maksimale fristen for å utarbeide protokollen fra et styremøte - tre dager, protokollen fra generalforsamlingen - 15 dager etter møtets slutt.

Datoen for referatet er alltid møtedatoen. Hvis møtet (sesjonen) varte i flere dager, inkluderer datoen for referatet datoene for begynnelsen og slutten. For eksempel:

21.-24.04.2010 eller i sin helhet: 10.04.2010-12.04.2010

I myndighetenes protokoller er datoer skrevet i verbal og digital form:

Nummereringen av protokoller utføres innen kalenderåret eller funksjonsperioden til det kollegiale organet. Nummeret (indeksen) er plassert på samme linje med datoen og angir møtets serienummer innenfor den angitte tidsrammen: "Nr. 02" eller "Nr. 12". Protokollnumre kan inneholde bokstavsuffikser. Sekvensnumre tildeles separat for hver gruppe referater som er satt sammen i organisasjonen: for eksempel er referater fra generalforsamlinger for aksjonærer nummerert separat; referater fra styremøter; referater fra styremøter mv.

Attributtet "Sted for dokumentforberedelse" betyr ikke plasseringen av organisasjonen, men stedet der møtet faktisk fant sted. For eksempel, hvis organisasjonen er lokalisert i Moskva, og møtet ble holdt i Tula, er referatet merket: "Mr. Tula"

Tittelen på referatteksten gjenspeiler som regel typen møte eller kollegial aktivitet og samsvarer med navnet på dokumenttypen. For eksempel: Referat fra (hva?) et styremøte; (hva?) styremøter; (hva?) møter med ledere for strukturelle enheter. Når du utarbeider protokoller i føderale utøvende organer, anbefales det å angi møtetypen etter navnet på dokumenttypen og skille den med en linjal fra de påfølgende detaljene - "Sted for utarbeidelse av protokollen." I tillegg til å angi møtetype, kan det angis hvem som er vert for det:

Et eksempel på protokollutførelse i føderale utøvende myndigheter er gitt i vedlegg 11.

PROTOKOLL

møter med avdelingsleder

OG OM. Etternavn

Teksten i protokollen er tydelig strukturert. Dette betyr at uavhengig av sakene som er inkludert på dagsordenen til et møte eller møte, forløpet av diskusjonen deres eller beslutningene som er tatt, består teksten av dokumentet av visse deler ordnet i samme rekkefølge.

Teksten til protokollen inkluderer innledende og hoveddeler. I den innledende delen av protokollen, etter tittelen, er det oppgitt etternavn og initialer til møteleder og møtesekretær. Ordene "Formann" og "Sekretær" skrives ut fra kanten av venstre marg, med dobbel avstand fra tittelen til teksten. Etter bindestreken er initialene og etternavnene angitt. For eksempel:

Formann (Presidente) - P.0. Leonidov

Sekretær - T.K. Dorofeeva

Fra en ny linje etter ordet "Present", er initialene og etternavnene til de faste medlemmene av det kollegiale organet oppført (i alfabetisk rekkefølge). Ved utarbeidelse av protokoll fra et møte med mer enn 15 deltakere, angir dokumentet deres kvantitative sammensetning og noterer at listen (påmeldingsbladet) er vedlagt protokollen. I slike tilfeller, før møtestart, foretas registrering av deltakere, i henhold til listene som de tilstedeværende regnes med. Lister er en integrert del av protokollen. For eksempel:

Tilstede: P.I. Andreeva, D.M. Belov, R.G. Martynov, E.V. Yaroshchuk

Tilstede: 16 personer (liste vedlagt)

For å fatte vedtak på et møte kreves beslutningsdyktighet, d.v.s. det nødvendige minimum av deltakere som gjør beslutningene legitime. Derfor noteres det ofte i protokollen om tilstedeværelsen av et beslutningsdyktig, som angir den generelle kvantitative sammensetningen av det kollegiale organet og det faktiske antallet tilstedeværende på møtet, for eksempel:

I tillegg til de faste medlemmene av det kollegiale organet, som er pliktig til å delta på møtet eller møtet, kan tjenestemenn som i kraft av sin virksomhet har tilknytning til sakene som diskuteres, inviteres spesielt til det. Informasjon om de som er invitert til møtet skal føres i protokollen. For eksempel:

Invitert: Økonomidirektør F.Yu. Eremeev, Regnskapssjef I.I. Petrova

Det anbefales å angi posisjonene til personer som er invitert til møtet, siden det å nevne bare etternavn ikke avslører den fullstendige informasjonen om deltakerne. Samtidig er det ofte viktig å vise hvilke tjenestemenn som kan eller bør være med på å løse konkrete saker. Hvis representanter for forskjellige organisasjoner deltar i møtet (møtet), er det i tillegg til stillingene deres også angitt arbeidsstedene deres.

Den innledende delen av protokollen avsluttes med en liste over saker som tas opp på møtet. Den begynner med ordene "Agenda:" og er plassert to eller tre plasser under deltakerlisten fra venstre marg. På skjemaer med langsgående detaljer kan ordene "Agenda" være sentrert. Listen over spørsmål bestemmer rekkefølgen på diskusjonen deres.

Hvert agendapunkt begynner med preposisjonen "O" ("Om") og svarer på spørsmålet "om hva?" Spørsmålene er nummerert med arabiske tall og inneholder en indikasjon på rapportørene for hvert spørsmål (tjenestemannen som utarbeidet spørsmålet). For eksempel:

Dagsorden:

1. Ved godkjenning av forskriften om prosedyre for lagring av dokumenter fra Garant CJSC

Lederens rapport arkiv av samfunnet Karaseva O.P.

2. Om utsiktene for utviklingen av Informasjonsteknologisenteret

Rapport fra lederen av senteret Vasin L.A.

Teksten til hoveddelen av protokollen er utarbeidet i samsvar med rekkefølgen av saker fastsatt av dagsorden. Den gjenspeiler fremdriften i diskusjonen av saker på møtet og registrerer beslutningene som er tatt.

Hoveddelen av protokollteksten består av avsnitt. Antallet deres tilsvarer antall saker på dagsordenen. Teksten til hver seksjon er strukturert i henhold til følgende skjema: «LYTTET», «TALT», «BESLUTT» («BESLUTT»). Disse ordene skrives ut fra venstre marg med store bokstaver for å fremheve i teksten i teksten. protokoll hovedtalerens taleopptak, deltakere i diskusjonen av saken og resolusjonsdelen som formulerer møtebeslutningen. Før ordet "LYTTET" er nummeret til den tilsvarende delen (agendautgaven) angitt. De resterende delene (TALT, BESTEMT eller BESTEMT) er ikke nummerert.

"LYTTET"-delen inneholder teksten til talen. Hver foredragsholders etternavn og initialer er trykket på en ny linje i nominativ kasus. Presentasjonen av innspillingen av talen er atskilt fra etternavnet med en bindestrek; den presenteres i tredje person entall. Det er en praksis med å plassere innholdet i rapportene (meldinger, taler) i protokollteksten, men det er også mulig å bruke lenken "Tekst til rapporten er vedlagt." Dette gjøres hvis rapporten er stor og inneholder en betydelig mengde viktig informasjon. I dette tilfellet er det å foretrekke å forberede teksten på forhånd og sende den til møtesekretæren. Teksten til rapporten er et vedlegg til protokollen. For eksempel:

1. HØRTE:

Vasina L.A. - Tekst til rapporten er vedlagt

I "TALER"-delen er navnene og initialene til alle de som uttalte seg om denne saken og et kort sammendrag av deres taler angitt. Det er viktig å reflektere i referatet alle meninger, hele diskusjonsforløpet. Hvis det derfor ble stilt spørsmål til foredragsholderne og foredragsholderne i debatten, må de etter hvert innlegg føres inn i protokollen i den rekkefølgen de ble mottatt, med angivelse av navn og tekst på spørsmålet og svaret på det.

Det kan ikke være andre taler enn hovedrapporten. I dette tilfellet er "TALTE"-delen av teksten utelatt, og delen består av bare to deler: "LYTTET" og "BESLUTT" ("BESLUTT").

Delen «LØST» («BESLUTT») gjenspeiler beslutningen som er tatt i saken under diskusjon. Teksten til den operative delen er trykket i sin helhet i enhver form av protokollen. Registrerte avgjørelser må være korte, presise og ikke gjenstand for dobbelttolkning. Hvis det er flere avgjørelser i en sak, er de formulert som flere punkter, som hver er nummerert med arabiske tall.

Dersom en av paragrafene inneholder vedtak om å godkjenne et dokument behandlet på møtet, blir dette dokumentet et vedlegg til protokollen og en lenke til protokollens nummer og dato skrives på det.

Vedtakene som er registrert i protokollen er av administrativ karakter. Derfor må de formuleres ved å bruke en modell som er karakteristisk for administrative dokumenter: "Hva skal jeg gjøre." For eksempel:

BESLUTTET:

Godkjenne selskapets vedtekter i den foreslåtte ordlyden

Dersom vedtaket inneholder instrukser for videre handlinger, skal også deres bobestyrer(e) eller de som er ansvarlige for utførelse og gjennomføringsfrist angis. For eksempel:

BESLUTTET:

Hode arkivet til Karaseva O.P. innen 04/01/2010, ferdigstille utkastet til forskrift om prosedyren for lagring av dokumenter fra ZAO Garant, under hensyntagen til kommentarene som er gitt

Vedtak kan fattes ved avstemning. For eksempel skal de stemme for vedtak som er fattet på styremøter, stemmeplikt er obligatorisk ved valg eller utnevnelse av embetsmenn mv. I disse tilfellene er avstemningsresultatene angitt i protokollen etter det aktuelle vedtaket. For eksempel:

"MOT" - 2

"AVSTÅTT" - nei

eller, hvis alle tilstede på møtet eller møtet stemte «FOR»:

Vedtaket ble fattet enstemmig

Hvis det under diskusjonen uttrykkes en avvikende mening, registreres innholdet i protokollteksten etter den tilsvarende avgjørelsen 1.

Teksten til protokollen er skrevet ut med 1,5 linjeavstand.

Protokollen utarbeides av møtesekretæren. Signert av formann og sekretær. Signaturer er atskilt fra teksten med tre linjeavstander. Tittelen på stillingen skrives ut fra kanten av venstre marg, den siste bokstaven i etternavnet er begrenset til høyre marg.

Noen typer protokoller må godkjennes av organisasjonens leder (for eksempel referater fra et møte i et teknisk råd, ekspertkommisjon, etc.).

Utdrag fra protokollen

Vedtakene som fattes på møtet blir ofte formidlet til bobestyrerne i form av et utdrag fra protokollen. Et utdrag fra protokollen er en nøyaktig kopi av en del av teksten i det originale protokollen knyttet til dagsordenspunktet som utdraget utarbeides for.

Utdraget gjengir alle detaljene i skjemaet, den innledende delen av teksten, agendapunktet som utdraget er under utarbeidelse og teksten som gjenspeiler diskusjonen av saken og beslutningen som er tatt.

Utdraget fra protokollen undertegnes kun av sekretæren, som også attesterer det. Sertifiseringen er skrevet for hånd og består av ordet "True", indikasjonen av stillingen - "Sekretær", hans (hennes) personlige signatur, utskrift av signaturen og dato. Hvis et utdrag er gitt for innsending til en annen organisasjon, er det sertifisert av organisasjonens eller den aktuelle tjenestens segl.

Eksempler på utarbeidelse av fullstendige og korte protokoller og utdrag fra protokollen er gitt i vedlegg 12-14.

Registrering av protokoller til ikke-statlige styrende organer

organisasjoner

For tiden har betydningen av protokollen økt som et av hoveddokumentene i styringssystemene til ikke-statlige kommersielle organisasjoner: aksjeselskaper, aksjeselskaper, etc. Dette forklares av det faktum at aktivitetene til kollegiale styringsorganer av ikke-statlige strukturer gjenspeiles i protokollene.

Spesielt kaller loven "Om aksjeselskaper" protokollen fra generalforsamlingen for aksjonærene hoveddokumentet som registrerer fremdriften til møtet og beslutninger tatt på agendapunktene. Betydningen av denne typen protokoller bestemmes først og fremst av det faktum at møtet er det høyeste styringsorganet i aksjeselskapet og tar beslutninger om de viktigste spørsmålene i dets virksomhet. Derfor legger en rekke rettsakter stor vekt på det obligatoriske innholdet av informasjon i slike protokoller, deres juridisk kompetente utførelse og sertifisering.

For at protokoller som gjenspeiler virksomheten til forvaltningsorganene i aksjeselskaper skal få rettskraft, bør man ved utarbeidelsen av dem ikke bare ta hensyn til standardkravene for denne typen dokumenter omtalt ovenfor (standardprotokollskjema). Normene for lov- og reguleringshandlinger utvider deres sammensetning betydelig og definerer en rekke tilleggsbetingelser, hvor protokollen fra generalforsamlingen blir et juridisk vesentlig dokument.

Føderal lov "om aksjeselskaper" og forskrifter

  • 0 tilleggskrav til prosedyre for forberedelse, innkalling og avholdelse av generalforsamling 2 fastslo at protokollen fra generalforsamlingen skal gjenspeile følgende:
    • fullt firmanavn og bedriftens beliggenhet;
    • type generalforsamling (årlig eller ekstraordinær);
    • møteform (møte eller fraværende stemmegivning);
    • dato for møtet (dato for utarbeidelse av protokollen);
    • sted for møtet (nøyaktig adresse);
    • dagsorden for generalforsamlingen for aksjonærer;
    • start- og sluttid for registrering av personer som hadde rett til å delta i generalforsamlingen;
    • tidspunktet for åpning og lukking av generalforsamlingen, og dersom de av generalforsamlingen vedtatte vedtak og avstemningsresultatene om dem ble kunngjort på generalforsamlingen, også tidspunktet da opptellingen av stemmene begynte;
    • ved fraværsstemmegivning, angi postadressen som fullførte stemmesedler ble sendt til;
    • antall stemmer holdt av personer, inkludert i listen over personer som har rett til å delta i møtet for hver sak på dagsorden;
    • antall stemmer som besittes av personene som faktisk deltok i generalforsamlingen i hver sak på dagsordenen for møtet, med angivelse av om det var beslutningsdyktig i hver sak;
    • antall avgitte stemmer for hvert av stemmealternativene ("for", "mot" og "avsto fra å stemme") på hvert punkt på dagsordenen til generalforsamlingen som det var beslutningsdyktig;
    • ordlyden av vedtak truffet av møtet på hvert punkt på dagsorden;
    • navn på talere og hovedpunkter i taler;
    • leder (presidium) og møtesekretær.

Strukturen i teksten og reglene for utforming av protokollen fra generalforsamlingen er praktisk talt den samme som for alle dokumenter av denne typen. Hovedkravene til rettsakter er knyttet til sammensetningen av informasjon, først og fremst den som inngår i dens innledende del.

Data "Fullt firmanavn", "Venue" og

"Dato" er detaljene i protokollskjemaet, reglene for utformingen av disse ble diskutert ovenfor. Samtidig, i protokollen fra generalforsamlinger til aksjonærer, er datoen for møtet ofte angitt ikke bare i skjemaet, men også i den innledende delen.

"Type generalforsamling" gjenspeiles i tittelen til teksten og tydeliggjør hva slags møte, årlig eller ekstraordinært, som ble holdt av aksjonærene.

Akkurat som i alle andre protokoller føres informasjon om leder og sekretær for generalforsamlingen og om sakene som er tatt opp på sakslisten.

Alle andre informasjonsblokker definert av rettsakter utvider og tydeliggjør standardinformasjon om de tilstedeværende, fremdriften av møtet betydelig og er spesifikke for referater fra aksjeselskaper.

Den innledende delen av referatet begynner med informasjon som kjennetegner selve møtet. Dataene inkluderer:

  • form for møtet;
  • sted for generalforsamlingen (nøyaktig adresse);
  • start- og sluttid for registrering av møtedeltakere;
  • generalforsamlingens begynnelse og sluttid, og dersom de av generalforsamlingen vedtatte vedtak og avstemningsresultatene om disse ble kunngjort på generalforsamlingen, også tidspunktet da opptellingen av stemmene begynte.

«Møteform» er en indikasjon på at møtet holdes i form av felles tilstedeværelse av aksjonærer (møte) eller i form av fraværsstemmegivning. Denne avklaringen er viktig, siden møteformen påvirker hele beslutningsforløpet til aksjonærene. Tekstene til protokollene fra slike møter vil være forskjellige:

  • møteprotokollen i form av felles tilstedeværelse av aksjeeiere utarbeides iht standard ordning;
  • protokollen som gjenspeiler fremdriften i fraværsstemmegivningen er analog med protokollen til tellekommisjonen basert på stemmeresultatene.

Data om stedet for generalforsamlingen er ikke en repetisjon av detaljene i skjemaet "Sted for utarbeidelse av referat". Sted er den nøyaktige og fullstendige adressen hvor møtet ble holdt.

Protokollen fra generalforsamlingen skal registrere start- og slutttidspunkt for registrering av deltakere; generalforsamlingens start- og stengetider. Dette er svært viktig, siden organiseringen av generalforsamlingen må gi alle tilstedeværende på møtet like muligheter, fra og med registreringsprosedyren. Stemmeresultatene og legitimiteten til beslutningene som tas avhenger direkte av hvordan og når registrering og stemmegivning ble gjennomført. Begynnelsen av en generalforsamling avslutter således ikke registreringen av personer med rett til å delta i møtet. Aksjonærer som ankommer etter møtets start har rett til å delta i avstemningen i saker som behandles etter registreringen. Inkludering av spesifiserte data i protokollen gjør det mulig å avgjøre om disse og andre krav fastsatt av rettsakter ble overholdt i prosedyren for å holde møtet. Et brudd på juridiske normer reflektert i protokollen tillater ikke at møtet anses som gyldig og beslutningene tatt.

Ikke mindre viktig er presentasjonen i protokollen fra generalforsamlingen av aksjonærer som er tilstede på møtet, deres representanter og andre personer med rett til å delta i møtet. Denne informasjonen vil avvike betydelig fra måten presentatørinformasjon presenteres i en standardprotokoll. Protokollen fra generalforsamlingen angir således ikke bare antall møtedeltakere, men også antall stemmer de har.

Antall stemmer til deltakere i generalforsamlingen tilsvarer antallet stemmeberettigede aksjer som eies av alle deltakerne. Derfor, i tillegg til det totale antall tilstedeværende aksjonærer, er det viktig å notere i protokollen:

  • 1) antall stemmer som innehas av aksjonærer og deres representanter på listen over personer som har rett til å delta i møtet i hvert sak på dagsordenen;
  • 2) antall stemmer avholdt av de personer som faktisk deltok i møtet på hvert sak på sakslisten, med angivelse av om det var beslutningsdyktig på møtet.

For eksempel:

Lukket aksjeselskap Informasjonsteknologi

PROTOKOLL

Generalforsamling

Type møte: Ordinær generalforsamling.

Form for avholdelse av møtet: felles tilstedeværelse av aksjonærer.

Dato for møtet: 23.03.2010.

Møtested: Moskva, st. Pyatnitskaya, 3, bygning 2.

Starttidspunktet for registrering av personer med rett til å delta i generalforsamlingen er kl. 10.00.

Frist for påmelding av personer med rett til å delta i generalforsamlingen er -14.00

Åpningstid for generalforsamlingen er kl. 12.00.

Stengetid for generalforsamlingen er kl. 18.00.

Styreleder - N.M. Korablev

Sekretær - T.A. Antonova

På dagen for generalforsamlingen er det totale antallet stemmeberettigede aksjer i Information Technologies CJSC 100, hvorav 80 er ordinære aksjer; preferanseaksjer - 20 stk.

Listen over personer som har rett til å delta i generalforsamlingen i henhold til aksjonærregisteret omfatter 40 aksjonærer med til sammen 100 stemmer (på sak 1 - 100 stemmer; ved sak 2 - 100 stemmer; ved sak 3 - 100 stemmer ).

Følgende var registrert ved møtets begynnelse og var til stede på møtet: 30 eiere av stemmeberettigede aksjer og deres fullmektig, med til sammen 80 aksjer. stemmeberettigede aksjer, som er 80 % av det totale antall stemmeberettigede aksjer (ved utstedelse 1 - 80 stemmer, ved utstedelse 2 - 80 stemmer, ved utstedelse 3 - 80 stemmer).

Protokoll nr. 1 fra tellekommisjonen og logg over registrering av møtedeltakere er vedlagt.

Det er beslutningsdyktig. Møtet anses som kompetent i alle saker som står på dagsorden.

Invitert: representant for revisor - selskapet CJSC "Reestr", senior revisor Mikhailov V.M., regnskapssjef i CJSC "Information Technologies" Ufimtseva T.S.

Aksjonærers navn og initialer er som regel ikke angitt i protokollen. De finnes i de obligatoriske dokumentene som er utarbeidet som forberedelse til møtet:

  • 1) i listen over personer som har rett til å delta i generalforsamlingen (totalt antall aksjonærer i selskapet);
  • 2) i et dokument som brukes til å registrere deltakere, for eksempel i en registreringsjournal (antall personer som faktisk deltar i møtet).

Liste og journal er vedlegg til protokollen fra generalforsamlingen.

De utvidede dataene som presenteres i protokollen om de tilstedeværende på møtet gjør at vi kan konkludere med at det er beslutningsdyktig på hvert punkt på dagsordenen og at vedtakene som er tatt og møtet som helhet anerkjennes som legitime.

Hoveddelen av protokollen er bygget i henhold til standardskjemaet "LYTTET - TALT - BESTEMT (BESLUTT)" eller "LYTTET - BESTEMT (BESLUTT)". Teksten til protokollen bør være svært detaljert og inneholde hovedbestemmelsene i talene; navn på personer som snakker; spørsmål og svar; ordlyden av vedtak som er tatt i hver sak på dagsorden.

Vedtak på generalforsamlinger fattes alltid ved avstemning.

Stemmegivning på generalforsamlingen skjer etter prinsippet om «én stemmerett aksje - én stemme», med unntak av tilfeller av kumulativ stemmegivning ved valg til styret. På kumulativ stemmegivning, multipliseres antall stemmer som tilhører hver aksjonær med antall personer som må velges inn i selskapets styre (representantskapet), og aksjonæren har rett til å avgi de på denne måten mottatte stemmer i sin helhet for én kandidat eller fordel dem mellom to eller flere kandidater. De kandidatene som får flest stemmer anses som valgt inn i styret.

Det utarbeides ikke utdrag fra protokollen fra generalforsamlingen. Aksjonærer kan be om kopi av protokollen fra møtet. Den må utstedes til enhver aksjonær i selskapet mot et gebyr som ikke kan overstige kostnadene ved å lage en kopi.

Et betydelig antall av samme type obligatoriske data gjør det mulig å lage malskjemaer for protokoller fra generalforsamlinger for aksjonærer, som har forhåndstrykt tekst med enhetlig permanent informasjon og tomrom for å fylle dem med informasjon som karakteriserer en spesifikk situasjon. De kan i stor grad forenkle utarbeidelsen av dokumenter.

For protokollen fra generalforsamlingen er permanent informasjon data som skal inngå i protokollens innledende del og i blokken som karakteriserer stemmeresultatet. De kan lagres på forhånd i datamaskinens minne og deretter suppleres med informasjon som er relevant for et bestemt møte. Bruken av slike forhåndsforberedte skjemaer letter ikke bare arbeidet til møtesekretæren, men tillater heller ikke, når du utarbeider protokollen, å gå glipp av obligatoriske data som dens rettskraft avhenger av.

Et eksempel på en sjablongform av protokollen fra en generalforsamling:

Lukket aksjeselskap INFORMASJONSTEKNOLOGI Protokoll

aksjonærmøter

Type møte: _

Form for avholdelse av møtet:_

Møtedato:_

Sted for møtet:_

Starttidspunktet for registrering av personer med rett til å delta i generalforsamlingen er -_

Frist for registrering av personer med rett til å delta i generalforsamlingen er -_

Åpningstid for generalforsamlingen -_

Stengetid for generalforsamlingen -_

Styreleder - Sekretær -

På dagen for generalforsamlingen, det totale antall stemmeberettigede aksjer

CJSC "Information Technologies" utgjør_pcs., hvorav ordinære aksjer -

PC.; preferanseaksjer -_stk.

Listen over personer som har rett til å delta i generalforsamlingen i henhold til aksjonærregisteret inkluderer_aksjonærer som har totalt _stemmer (for 1 utgave -_stemmer; for 2. utgave -_stemmer; for

Registrert for å delta i møtet:_eiere av stemmeberettigede aksjer

og deres autoriserte representanter, som har totalt_pcs. velgere

Protokoll nr. tellekommisjon og logg over registrering av møtedeltakere

er vedlagt.

Quorum tilstede på_spørsmål/ikke tilstede på_spørsmål. Møtet anses som kompetent i de saker som står på dagsorden.

DAGSORDEN:

  • 1. HØRTE:

Det rådgivende organets virksomhet skal dokumenteres. Det brukes en protokoll for dette. I dagens artikkel vil vi snakke om funksjonene ved å ta opp møter og møter. Kunnskapen som oppnås vil sikre dokumentenes juridiske gyldighet, rask og høy kvalitet på utførelse og søk.

Regulerings- og metodisk grunnlag for utarbeidelse av protokollen

I Dictionary of Types and Varieties of Modern Management Documentation, utviklet av All-Russian Scientific Research Institute of Document Management and Archiving (VNIIDAD, 2014), er det følgende definisjon:

en protokoll fra et møte- dette er et informasjons- og referansedokument som registrerer fremdriften i møtet (møtet) og de vedtak som er tatt.

  • Metodiske anbefalinger for utvikling av instrukser for kontorarbeid i føderale utøvende myndigheter (godkjent etter ordre fra Rosarkhiv 23. desember 2009 nr. 76) (heretter referert til som metodologiske anbefalinger);
  • GOST R 6.30–2003 "Enhetlige dokumentasjonssystemer. Samlet system for organisatorisk og administrativ dokumentasjon. Krav til dokumentutarbeidelse»;
  • Organisatorisk og administrativ dokumentasjon. Dokumentasjonskrav. Metodiske anbefalinger for implementering av GOST R 6.30–2003 (godkjent av Rosarkhiv).

Det utarbeides imidlertid protokoller ikke bare for forvaltningsaktiviteter. De gjelder også andre områder: økonomi, forskning, juridisk virksomhet osv. Reglene for utforming og utarbeidelse av protokoll fra et møte (møte) er også nedfelt i andre dokumenter. For eksempel:

  • i den russiske føderasjonens føderale lov datert 26. desember 1995 nr. 208-FZ (som endret 29. juni 2015) "Om aksjeselskaper" (kapittel VII "Generalforsamling for aksjonærer");
  • i den russiske føderasjonens føderale lov datert 02/08/1998 nr. 14-FZ (som endret 06/29/2015) "Om selskaper med begrenset ansvar" (kapittel IV "Ledelse i samfunnet");
  • i den russiske føderasjonens straffeprosesskode datert 18. desember 2001 nr. 174-FZ (kapittel 35, art. 259).

Utarbeidelse av protokoll

Protokollen, uavhengig av type, består av tre deler:

  • overskrift (overskrifter);
  • hoved(tekst);
  • behandling (signaturer, familiariseringsvisum).

Detaljer påvirker den juridiske kraften til dokumentet. Det er viktig å formalisere dem riktig i henhold til gjeldende regler.

Header del

Protokoller utarbeides på et protokollskjema, et generelt skjema eller et standard A4-ark. Plasseringen av topptekstdetaljene er i alle tilfeller langsgående eller kantete.

Eksempel på design på protokollskjema (form av en bestemt type dokument) med langsgående oppstilling av detaljer

Skjemaer for en bestemt type dokument brukes ved publisering av et stort antall eksemplarer. Øvrige dokumenter er utarbeidet på felles skjema. En tom plass er igjen på den for å skrive navnet på alle typer dokument.

Et eksempel på en protokoll på et generelt skjema med detaljene ordnet i lengderetningen

Protokollregistreringsnummer består av møtets (møtets) løpenummer. Nummeret tildeles innen kalenderåret eller funksjonsperioden til det kollegiale organet. Den kan suppleres med bokstavbetegnelse.

For eksempel nr. 2 EC. Her er 2 serienummeret (kontonummeret) til møtet (møtet). EC er det forkortede navnet på et kollegialt organ («ekspertkommisjon»).

Fellesmøtereferatene har sammensatte tall. De inkluderer serienumrene til referatene til organisasjonene som deltok i møtet (for eksempel nr. 11/29).

Rekvisitter "sted for utarbeidelse eller publisering av dokumentet" utstedes på egen linje. Den står under dato og registreringsnummer. Og med et langsgående arrangement av detaljer - i midten av neste linje. Detaljene inneholder navnet på det geografiske stedet hvor møtet i det kollegiale organet ble holdt. Konvensjonelle forkortelser av geografiske navn må overholde reglene for levering av posttjenester (godkjent etter ordre fra departementet for telekom og massekommunikasjon i Russland datert 31. juli 2014 nr. 234). For eksempel:

Khimki, Moskva-regionen

Hoveddel

Tittel til tekst Protokollen inneholder navnet på det kollegiale organet. Det kommer an på funksjonelt formål orgel, for eksempel:

(hva?) avhandlingsrådsmøter
(hva?) møter i ekspertkommisjonen
(hva?) ledermøter...

Protokoller kan være komplette eller korte. Dette avhenger av fullstendigheten av dekningen av saker på møter (møter).

Teksten til hele protokollen består av to deler: innledende og hoved.

I den innledende delen er angitt:

  • møteleder (eller leder) for møtet (møtet);
  • sekretær for møtet (møte);
  • navn på de tilstede på møtet (møtet);
  • inviterte personer (hvis noen);
  • dagsorden.

Møteleder (møte) er leder av det rådgivende organ som leder møtet. Sekretær for et møte (møte) er en person som dokumenterer det rådgivende organets virksomhet, dvs. lager protokoll. Tilstede - personer som inngår i møtekollektivet (rådgivende organ). Inviterte inngår ikke i sittende kollegiale organ. Men de er invitert til møtet (møtet) av en eller annen grunn.

1. HØRTE:
Korolenko V.P. – Teksten til rapporten er vedlagt.

2. HØRTE:
Yakunin G.N. - rapportens tekst (vedlegg 2).

Alle spørsmål til foredragsholder og foredragsholdere og svarene på dem registreres i den rekkefølgen de ble mottatt. De er utstedt med en rød linje.

Ordet "SPEAKED" starter fra venstre marg og slutter med et kolon. Etternavnet og initialene til hver taler er skrevet i en rød linje (avsnitt). De er angitt i nominativ kasus (TALT - hvem?). Etter streken skrives et kort eller detaljert innhold i talen i form av indirekte tale.

HØYTTALERE:
Ivanov A.V. - foreslo at ledere for strukturelle enheter utarbeider spørsmål for ansattes sertifisering.

PÅ EN MERK!

Vedtaket (vedtaket) er inkludert i protokollteksten i sin helhet. Dessuten i ordlyden som ble vedtatt på møtet. Om nødvendig gis avstemningsresultatene: "For - ..., mot - ..., avsto - ...". For eksempel:

BESLUTTET:

1. Leder for HR-avdelingen Vermenich A.N. utarbeide et utkast til opplæringsprogram for ansatte for 2016 innen 29. desember 2015.

For - 15, mot - 0, avsto - 0.

Hvis det er flere løsninger, er de nummerert med arabiske tall med en prikk. Som regel er hver beslutning ledsaget av stillingen, etternavnet og initialene til personen som er ansvarlig for gjennomføringen. Den inneholder også en frist.

Eksempel på referat fra et møte

Design del

Protokollen undertegnes av møteleder og sekretær. Deretter leveres de til arbeiderne for underskrift. Dessuten er arbeiderne utpekt som ansvarlige eksekutører i den operative delen av protokollen.

Protokollen i føderale utøvende myndigheter er signert av møtelederen og sekretæren.

Styreleder - personlig signatur - S. V. Sidorov

Sekretær - personlig signatur - M. I. Ivanova

Kort form av protokollen

I metodologiske anbefalinger kortform protokoll presentert i en enhetlig form. Dette skjemaet kan brukes av enhver organisasjon.

Eksempel på utarbeidelse av en kort protokoll i et føderalt utøvende organ

Teksten til denne protokollen foreslås også å bestå av to deler. Den innledende delen sier:

  • initialer og etternavn til formann (leder), sekretær;
  • samt stillinger, initialer og etternavn til de tilstedeværende.

Stillingstitlene til de tilstedeværende er skrevet ut nedenfor. Til høyre for stillingsbetegnelsene står initialer og etternavn. Stillingstitler kan angis generisk.

For eksempel:

Tilstede:

viseminister for økonomi
utvikling Den russiske føderasjonen- I. O. Etternavn

Nestledere for Rosarkhiv - I. O. Etternavn

I. O. Etternavn

Metodeanbefalingene gir ikke bare strukturen og innholdet i teksten til protokollen. Du kan også finne designreglene der.

Relaterte publikasjoner: