Forklaring uten krav fra arbeidsgiver. Forklarende notat - prøve

Det kan oppstå en uforutsett situasjon i livet som ikke kan unngås. Men hvordan formalisere det riktig? I denne artikkelen skal vi se på nøyaktig hvordan attributtene skal gjenspeiles i dette forretningsdokumentet, og vi vil også berøre de grunnleggende reglene for å fylle ut forklarende notater.

Et forklarende notat er et dokument

Et forklarende notat er et forretningsdokument som samler forklaringer fra alle parter i konflikten. Det skal imidlertid forstås at dette dokumentet ikke er grunnlaget for å fremsette krav til ledelsen. Det vil ganske enkelt gjenspeile essensen av problemet.

Vanligvis blir de bedt om å legge frem et forklarende notat, brudd på arbeidsdisiplin osv. Men samtidig har mange aldri engang tenkt på hvordan de skal lage et forklarende notat. For å forstå dette problemet kan du gå på to måter:

1. I søkemotoren, spør spørsmålet "hvordan skrive en forklarende merknad" og velg det mest passende alternativet (etter din mening)
2. Studer denne artikkelen og få informasjon om riktigheten av å lage et forklarende notat for alle anledninger

Vær oppmerksom på at ved utarbeidelse av et forklarende notat gjelder én grunnregel. Det er en standardregel for forretningskorrespondanse, og overholdelse av den bør være som følger:

• Notatet skal gjenspeile hovedideen til problemet i en forretningsstil uten banning eller språk
• Påliteligheten til informasjonen som er gitt og sammendraget
• Et forklarende essay er skrevet i første person med en logisk og sekvensiell setningsstruktur, og opprettholder kronologi
• Til slutt skal dokumentet påtegnes med signatur og dato for utarbeidelse

Behovet for en form og form for et forklarende notat

Forklarende merknad: prøve

Det er ikke noe standardskjema for et forklarende notat, det er rett og slett ikke godkjent. Derfor er notatet skrevet i hvilken som helst form. Men hvis du ikke har noen anelse om hvordan du skriver et forklarende notat riktig, er det bedre å bruke eksempelet forklarende notat på nettstedet vårt.

Det er bemerkelsesverdig at noen organisasjoner har godkjent sitt eget forklarende notatskjema. Dette er ikke forbudt av lovgivningen i landet vårt, noe som betyr at du må bruke nøyaktig skjemaet som selskapet tilbyr deg.

Eksempel på forklarende notat til ledelsen i organisasjonen

Ved å bruke eksemplet med en forklarende merknad til ledelsen i en organisasjon på grunn av forsinkelser eller fravær, la oss se på hvordan et slikt dokument skal utarbeides? La oss for eksempel ta en situasjon der en ansatt kom for sent på jobb eller til og med bestemte seg for å ta en fridag, som vil bli ansett som fravær. Hva skal jeg skrive i dette tilfellet?

Generelt vil det å fylle ut et forklarende notat se omtrent slik ut:

1. I øvre høyre hjørne av arket bør du skrive ditt fulle navn. tjenestemann som forklarende notat sendes til. For eksempel, LLC Cherry Ivanov Ivan Ivanovich
2. Litt lavere, under adressaten, må du angi hvem notatet ble skrevet fra. De. angi detaljene dine. For eksempel: fra sjeføkonomen Evgeniy Romanovich Levochkin.
3. Gå litt tilbake, i midten av arket må du skrive navnet på dokumentet. Nemlig: Forklarende.
4. Hoveddelen av notatet. Denne delen av begrunnelsen skal klart og tydelig gjenspeile årsaken til fraværet, som ledelsen i virksomheten nå krever å forklare.
5. Fullføring. På slutten må du angi datoen dokumentet ble utarbeidet og din signatur. For eksempel: 29.06.16, Levochkin E.R.

Eksempel

Det forklarende notatet vil måtte forklare årsakene til overtredelsen

Et eksempel på hoveddelen av begrunnelsen bør se omtrent slik ut: 28. juni 2016 dukket jeg ikke opp på arbeidsplassen min av en god grunn – kloakkbrudd i leiligheten. Som følge av utrykningen måtte jeg ringe legevakten, samt gjøre tiltak for å minimere resultatet av ulykken.

Nødetaten kom ved oppringning kun 4 timer senere, d.v.s. klokken 13.25 lokal tid. Et team med spesialister startet reparasjonsarbeidet klokken 13.40. De klarte å fikse problemene først etter 3 timer og 45 minutter. Da var arbeidsdagen allerede mot slutten. Jeg kunne ikke forlate leiligheten under oppussingsarbeidet, siden jeg bor alene. Følgelig kunne ingen andre gi rørleggere tilgang til leiligheten min bortsett fra meg.

Jeg kunne ikke ringe og advare ledelsen i selskapet der jeg jobber fordi jeg ikke hadde mobiltelefon. Og når jeg ringte fra en fasttelefon, var det en slags forstyrrelse, på grunn av at jeg ikke klarte å komme meg gjennom til jobb. Jeg legger ved en attest til den forklarende merknaden, som bekrefter realiteten av ulykken og reparasjonsarbeidet i leiligheten min.

Det sammenstilte forklarende notatet sendes til behandling hos leder eller hvem som er bemyndiget i disse sakene. Han studerer på sin side det innsendte dokumentet og legger ved sin resolusjon om å iverksette konkrete tiltak i forhold til denne ansatte.

Dersom lederen bestemmer seg for å iverksette disiplinærtiltak mot den ansatte, vil et forklarende notat bli vedlagt saken som bevis.

Forklarende notat til skolen

Det skrives et forklarende notat adressert til lederen

I prinsippet er et forklarende notat til en skole praktisk talt ikke forskjellig fra notatet som gis av en ansatt på hans arbeidssted. Det viktigste kjennetegnet ved den forklarende notatet til skolen vil være den offisielle:

• Klasselærer
• Hoved lærer
• Regissør

La oss se på hvordan du skriver et forklarende brev til skolen mer riktig:

1. "Hatt", dvs. Øverst til høyre på arket må du angi adressaten. For eksempel til direktøren for videregående skole nr. 1, Alexey Viktorovich Kuzmin.
2. "Fra hvem". Deretter skriver du det slik: fra en elev av klasse 11-B Lavrenko Irina Anatolyevna. Dersom notatet er skrevet på vegne av elevens foresatte, så skal det skrives fra Gr. Larisa Vitalievna Lavrenko
3. Hoveddel. Her i teksten er det nødvendig å forklare årsaken til å komme for sent til skoleklassene.

Eksempel

La oss si at det forklarende notatet ble skrevet av studentens mor, så bør innholdet være som følger:

"Jeg, Larisa Vitalievna Lavrenko, mor til 11-B-eleven Lavrenko Irina Anatolyevna, kan gi en forklaring på hennes fravær fra skoletimene. Da jeg våknet om morgenen, klaget datteren min over en akutt tannpine, og vi dro med henne for å se tannlegen. Etter å ha gitt hjelp sa legen at datteren min trengte hvile og at det var bedre for henne å reise hjem. I denne forbindelse møtte ikke barnet opp til undervisningen 12. oktober 2016. Jeg legger ved en attest utstedt av en tannlege til den forklarende merknaden.»

Vanligvis skrives slike forklarende notater i klasselærerens navn. Men det er ikke poenget. Det viktigste er å finne ut hvem lappen skal adresseres til, og først da begynne å komponere den.

Evnen til å komponere et forklarende notat korrekt vil ikke skade noen. Men hvis du allerede har en historie med gjentatte forsinkelser eller fravær, er det kanskje på tide for deg å tenke og jobbe med punktligheten din. Tross alt vil dette hjelpe deg med å forbedre omdømmet ditt til det bedre.

Hvordan skrive et forklarende notat? Videoopplæringen vil lære:

Et korrekt utarbeidet dokument som forklarer årsaken til feil i arbeidet eller brudd på arbeidsdisiplin, lar den ansatte rettferdiggjøre sine handlinger, og lederen kan bestemme graden av skyld hos den underordnede.

Uansett hvor hardt arbeidere på ulike felt prøver, i produksjon, på et kontor, på en byggeplass, på et kontor eller en avdeling, har hver av dem før eller siden en situasjon der de må forklare handlingene sine (eller manglende handling) arbeidsgiveren, skriver sine tanker.

Et dokument som forklarer årsakene til en hendelse, hendelse eller oppførsel til ansatte kalles opp "forklarende brev"(forkortet som "forklarende").

Tilstedeværelsen av et forklarende notat lar deg finne ut alle omstendighetene under hvilke feil eller feil oppførsel ble begått og fastslå den ansattes skyld i hendelsen.

Det er mange grunner til at en leder kan kreve at en underordnet beskriver en hendelse i et forklarende notat. Blant de vanligste:

• sent
• uteblivelse
• fravær fra jobb
• uautorisert avreise før slutten av arbeidsdagen (skift)
• nektet å utføre oppgaver
• feil i arbeidet
• manglende oppfyllelse av offisielle plikter
• oppdagelse av brudd ved kommisjon, inspeksjon
• brudd på arbeidsdisiplin

Du bør ikke umiddelbart ta fiendtlighet til lederens forslag om å skrive et forklarende notat. Et skriftlig forklarende notat er en uttalelse fra den ansatte om sin egen visjon av situasjonen. Dette dokumentet vil ikke tillate overordnede å tolke alt på sin egen måte og straffe en uskyldig underordnet.

VIKTIG: Russlands straffelov advarer om at ingen er forpliktet til å vitne mot seg selv. Derfor, hvis fakta oppgitt i den forklarende merknaden bekrefter skylden til den ansatte, er han ikke forpliktet til å skrive den.

Dersom lederen ikke har mottatt forklaring 48 timer etter at den ansatte ble bedt om å gi den, har han rett til å ilegge disiplinærstraff.

VIKTIG: Alle forklarende notater arkiveres sammen med den ansattes personlige mappe og lagres i 75 år.

Hver ansatt kan finne ut i hvis navn et forklarende notat skal skrives. For å gjøre dette, se bare på "Internal Labor Regulations". Der er det tydelig angitt hvilke ledere den ansatte er direkte underlagt. Forklaringen må skrives i navnet til en av disse personene.

Hvis en gruppe arbeidere er samlet fra forskjellige avdelinger, er alle disse personene underordnet gruppelederen så lenge arbeidsoppgaven varer. Lederen kan følgelig kreve et forklarende notat, som vil bli skrevet i hans navn.

Hvordan starte og avslutte et forklarende notat riktig, hva du skal skrive i en forklaring: regler for å skrive forklarende notater, skriveinstruksjoner

Det er ingen strenge regler for å utarbeide et forklarende notat, dokumentets form er relativt fri. Men det er flere betingelser som må oppfylles når du skriver:

• Øverst i høyre hjørne angir de hvem og fra hvem notatet er ment (med fullt navn, stillinger og firmanavn).
• Midt i linjen: "Forklarende."
• Videre, fra avsnittet, er selve teksten i fri form, og indikerer nøyaktig tid, dato og omstendigheter for hendelsen (i første person).
• Etter teksten i det forklarende notatet har den ansatte rett til å legge vedlegg som kort samler fakta som bekrefter hans uskyld.
• Nedenfor, fra venstre hjørne: den ansattes stilling, deretter signatur og utskrift.
• Den siste, i venstre hjørne, er datoen - dagen da det forklarende notatet er utarbeidet.

VIKTIG: Når han forklarer årsakene til hendelsen, anbefales det at den ansatte følger en offisiell forretningsstil, uten å bruke banning. Samtidig er det feil å kreve en viss stil eller kortfattet tekst fra en underordnet.

Hvordan skrive et forklarende notat på jobb angående fravær fra arbeidsplassen: prøve, mal, eksempler

Det vil ikke være mulig å unngå å forklare dine overordnede om ditt fravær fra jobben. Ledelsen vil med rette kreve at du skriver et forklarende notat, fordi fravær fra jobb uten god grunn er et brudd på arbeidsdisiplin.

Begrunnelsen skal angi årsaken til fraværet. Det er ønskelig hvis det viser seg å være respektfullt, og enda bedre - hvis den ansatte kan levere dokumenter som bekrefter fraværet fra jobben. Dette kan være attester, sjekker eller andre offisielle papirer med dato og klokkeslett for den ansattes fravær, bekreftet med signatur og segl.

VIKTIG: Du kan ikke gi uriktige opplysninger eller angi uriktige fakta, fordi arbeidsgiver kan kontrollere dataene som er mottatt i den forklarende merknaden.

De vanligste årsakene til fravær fra jobb er oppgitt i forklarende notater:

• sykdom eller behov for å umiddelbart oppsøke lege
• ulykke, bilhavari
• vær
• behovet for å raskt eliminere konsekvensene av flom i leiligheten

Eksempel på forklarende notat om fravær fra jobb:

1. Fullt navn på lederen i øverste høyre hjørne (for eksempel: "Til direktøren for LLC "South Coast" Alexander Alekseevich Samuilov."
2. Linjen nedenfor er dataene dine: "fra regnskapsfører Natalya Timofeevna Silina."
3. Under i midten: "Forklarende".
4. Fra avsnittet i følgende linje: "28.02.2018 Jeg var fraværende fra jobb på grunn av det faktum at naboens rør sprakk over meg og leiligheten min ble oversvømmet. Jeg oppdaget dette klokken 8.00. Hun ringte umiddelbart et reparasjonsteam og prøvde å redde sin egen eiendom fra skade. Et team med arbeidere ankom halvannen time etter at jeg ringte, og de begynte arbeidet med å fikse lekkasjen rundt klokken 10.00. Reparasjonen var ferdig klokken 13.30. Siden arbeidsdagen min varer til 14.00, hadde jeg ikke tid til å komme på jobb. Jeg legger ved begrunnelsen en attest fra boligkontoret som bekrefter bruddet i varmerøret og at det er reparert.»
5. Siste linje: "03/1/2018, signatur, Silina N.T."

Hvordan skrive et forklarende notat riktig for ikke å bli straffet: tips

Et korrekt utformet forklarende notat vil hjelpe deg med å unngå straff for et brudd.

VIKTIG: Det er en oppfatning at en ansatt som skriver en "forklarende" merknad allerede er enig i at han i fremtiden vil få skylden for det som skjedde. Men hvis du skriver "forklarende" eller "forklarende", vil han bli funnet uskyldig. Dette er en misforståelse, så du bør ikke komme med nye navn på den forklarende notaten, men heller komponere teksten riktig.

Suksessen til et forklarende notat avhenger av nøyaktigheten av overholdelse av følgende regler:

• Informasjonen skal forklare situasjonen klart og konsist.
• Stilen på notatet skal være forretningsmessig. Utsmykkede setninger og veltalende vendinger er upassende i den forklarende teksten.
• Under ingen omstendigheter bør du prøve å skyve skylden over på en annen ansatt eller skjule viktige fakta.
• På slutten av historien ville en unnskyldning og løfter om å være mer oppmerksomme i fremtiden være passende.
• Du bør bruke et blankt ark til å skrive forklarende notat, skrive leselig og pent.

VIKTIG: Når du komponerer en forklarende tekst, er det bedre å avstå fra å bruke ord hvis korrekt stavemåte vekker tvil. Du må sørge for at det ikke er noen feil når du skriver, eller erstatte dette ordet med et synonym.

Hvis en ansatt gjør en feil, må han skrive et forklarende notat, uavhengig av hva som forårsaket hans uoppmerksomhet. De fleste feil på jobb oppstår på grunn av tretthet, stress, uoppmerksomhet eller mangel på erfaring. Enhver av disse årsakene kan angis i den forklarende merknaden. Det viktigste er på slutten av notatet å love å være mer oppmerksom i fremtiden, og å gjøre en innsats i livet for å sikre at dette ikke skjer igjen.

Hvordan skrive et forklarende notat på jobben angående en klage: prøve, mal, eksempler

Klienter som er misfornøyde med servicenivået eller kvaliteten på tjenestene som tilbys, kan sende inn en klage mot en ansatt. Det er vanskeligere å skrive en begrunnelse om en klage enn en begrunnelse om noe annet forhold.

Teksten i notatet skal avsløre problemet, sannferdig beskrive den nåværende situasjonen og rettferdiggjøre den ansatte. På den annen side må forklarende notater av denne typen nødvendigvis inneholde angerord og et løfte om å forhindre slike situasjoner i fremtiden.

Men hva skal man skrive hvis det var klienten som startet konflikten, og den ansatte ikke ser sin egen feil i det som skjedde?

• Du bør tenke nøye gjennom forklaringen din eller konsultere en advokat.
• Det er ikke nødvendig å innrømme noe som ikke kan verifiseres og bevises.
• Teksten kan nevne den ansattes integritet og aktsomhet, og hans manglende disiplinære straffer tidligere.
• Gjør arbeidsgivers oppmerksomhet på eventuelle formildende omstendigheter.
• Lag deg en forklarende fotokopi.

VIKTIG: Dersom begrunnelsen beskriver objektive forhold som begrunner arbeidstakeren i den aktuelle situasjonen, vil han mest sannsynlig kunne unngå straff.

Disiplinær lovbrudd– manglende eller utilstrekkelig (feilaktig) utførelse av arbeidsoppgaver uten gyldig grunn. Straff for å begå en lovbrudd er fastsatt i artikkel 192 i den russiske føderasjonens arbeidskode:

• kommentar
• irettesette
• avskjedigelse

For ansatte ved påtalemyndigheten, tollvesenet og embetsmenn gir loven strengere straffer, inkludert fratakelse av grader, reduksjon i rang, advarsel om manglende overholdelse og annet.

Men for å straffe en ansatt for tjenesteforseelse, må arbeidsgiveren bevise:

• ulovligheten av den ansattes handlinger
• selve det faktum at den ansatte begikk en lovbrudd
• ansattes skyld

Derfor, når du skriver et forklarende notat, må den ansatte tenke på hvert ord. Ellers vil arbeidsgiveren kunne bruke selv den minste "ledetråd" for å straffe en underordnet for forseelse.

VIKTIG: En ansatt kan ikke holdes ansvarlig for et lovbrudd dersom dokumentet som gjør ham kjent med bestemmelsen han overtrådte, ikke inneholder hans signatur.

Hendelse på arbeidsplassen– utilsiktet, plutselig avbrudd av en prosess som kan resultere i skade, død, tap av eiendom eller annen skade.

Avhengig av type hendelse og den ansattes skyld i den, vil straff følge. I beste fall vil dette være en irettesettelse og tap av bonus, og i verste fall oppsigelse.

Det forklarende notatet skal beskrive hendelsen sannferdig, og notere din rolle i den. Det er viktig å angi tiden nøyaktig. I noen tilfeller er det bedre å utarbeide teksten sammen med en advokat.

Dersom en tilsyn på jobben avdekker brudd, vil det ikke være mulig å unngå skriftlige forklaringer. Men det er mulig å forbli ustraffet bare hvis slike brudd ble oppdaget for første gang, og den ansatte selv nyter tillit og respekt.

I alle fall, i den forklarende notatet må du omvende deg og love at bruddene i fremtiden vil bli rettet og aldri vil skje igjen.

Men hvis brudd ble oppdaget ikke for første gang, er det ingenting å håpe på - en velfortjent straff vil ikke ta lang tid å komme, uavhengig av hva som står i notatet.

Å skrive et forklarende notat er slett ikke vanskelig, spesielt siden det ikke krever noen spesiell form. Men påliteligheten og kortheten til teksten, oppriktigheten, nøyaktigheten av skrivingen og fraværet av grammatiske feil kan bidra til å unngå straff eller mildne det.

Video: Hvordan skrive et forklarende notat på jobben riktig og kompetent?

Forklarende brev– et dokument som underbygger årsakene til overtredelsen begått av en eller annen ansatt. Det skrives vanligvis enten frivillig eller på forespørsel fra lederen i tilfeller der en ansatt i bedriften har gjort noe galt (han var forsinket eller ikke kom på jobb i det hele tatt, møtte opp full, ikke oppfylte instruksjonene som ble gitt til ham , etc.).

FILER

Hvorfor trenger du et forklarende notat?

Som regel er brudd som krever forklaring fra den ansatte, ganske alvorlige og kan føre til disiplinærtiltak, inkludert oppsigelse. For å unngå dette og ærlig forstå situasjonen, ber en kompetent leder om skriftlige forklaringer.

Et forklarende notat kan beskytte en ansatt i kontroversielle situasjoner når det er uenighet med arbeidsgiveren, og kan også få status som et bevisdokument i tilfelle en av partene går til retten.

Hvem skal forklaringen rettes til?

Oftest skrives et forklarende notat adressert til direktøren for foretaket. Men hvis selskapet er veldig stort, bør det skrives til direkte ledelse (leder for verkstedet, arbeidsleder, avdelingsleder, etc.). Vanligvis er posisjonen til personen hvis navn notatet skal skrives regulert av de "interne reglene", som bør være i hver organisasjon.

Når du skal skrive et forklarende notat

Det er visse frister for å skrive et forklarende notat: ikke mer enn to virkedager fra datoen for hendelsen. Derfor må arbeidsgiver ved utforming av en skriftlig anmodning om forklaringer sette en dato – rapporten oppbevares fra den datoen. Dersom et forklarende notat ikke er skrevet innen fastsatt tid, har arbeidsgiver rett til å pålegge den underordnede eventuelle straffer som er tilstrekkelige for lovbruddet og innenfor lovens rammer.

Det skal huskes at det kun kan anvendes én disiplinærstraff for én overtredelse og senest en måned etter at overtredelsen er konstatert (faktum fastslås også skriftlig, ved å utarbeide og registrere en særskilt handling).

Regler for utarbeidelse av forklarende notat

Forklaringsnotatet er skrevet i fri form. Den må inneholde følgende informasjon:

• informasjon om selskapet,
• informasjon om lederen og den fornærmede ansatte,
• dato for lovbrudd
• forklaringer.

Jo mer overbevisende hoveddelen er, jo bedre for den ansatte; som argumenter er det best å gi argumenter som har en form for skriftlig bekreftelse (for eksempel hvis du kommer for sent på jobb - en attest fra en medisinsk institusjon, eller en kvittering fra en bilservice med dato og klokkeslett for reparasjonen osv. .P.). En positiv rolle spilles også av omvendelse for bruddet som er begått (hvis det er den ansattes direkte feil) og et løfte om å forbedre seg i fremtiden og ikke gjøre lignende feil.

Hvis den ansatte ikke ser noen feil, må dette også gjenspeiles i den forklarende merknaden, og gi alle nødvendige bevis på fraværet.

Du kan skrive et forklarende notat enten for hånd eller skrive det på en datamaskin. Det første alternativet er å foretrekke og det er slik erfarne HR-spesialister og advokater krever at dokumentet skal utarbeides. I alle fall må det være en forklaring sertifisert av en levende signatur ansatt med en obligatorisk "live" utskrift.

Forklaringsnotatet skal skrives i to eksemplarer, hvorav det ene skal gis til arbeidsgiver, og det andre skal oppbevares, men først etter at arbeidsgiveren har satt et merke på begge eksemplarene at de forklarende notatene er mottatt.

Instruksjoner for å skrive et forklarende notat

Et forklarende notat fra synspunkt av normer og regler for kontorarbeid har en helt standard struktur og bør ikke forårsake store vanskeligheter når du skriver

I dokumentoverskriften i øvre høyre hjørne må du skrive inn informasjon om adressaten.

1. Først angis stillingen til den ansatte i hvis navn den er utarbeidet (direktør, daglig leder, avdelingsleder, gruppeleder osv.).
2. Skriv deretter det fulle navnet på organisasjonen, og angir dens organisatoriske og juridiske status (IP, LLC, ZOA, OJSC), samt etternavn, navn, patronym til adressaten.
3. Etter dette registreres informasjon om den ansatte på nøyaktig samme måte (stilling, firmanavn, etternavn, fornavn, patronym).
4. Angi deretter lokaliteten der foretaket er registrert, samt datoen søknaden ble skrevet.

Så i midten av linjen må du skrive navnet på dokumentet med en kort beskrivelse av essensen (i dette tilfellet "om å komme for sent på jobb").

Den andre delen er den viktigste. Her er det bare nødvendig å gi fakta og årsaker til lovbruddet, i dette tilfellet bør du prøve å gi en korrekt forklaring med klare formuleringer og argumenter. Dersom det foreligger skriftlige bevis på den ansattes uskyld, bør dette også bemerkes. Det er ikke nødvendig å skrive mye og i detalj - ingen vil lese flere sider med tekst, dessuten kan en slik forklaring forårsake en negativ reaksjon fra arbeidsgiveren.

Søknad kreves skilt med obligatorisk avkoding av signaturen og overlevere den enten til sekretæren eller personlig til nærmeste leder.

Et forklarende notat er et dokument. Den har ingen bevegelse utenfor organisasjonens arbeid og er kun tilgjengelig for intern sirkulasjon. Det indikerer hvorfor den skyldige begikk en bestemt handling.

Noe som var en konsekvens av et annet negativt fenomen. Et forklarende dokument kan enten være et selvstendig dokument eller et tillegg til hoveddokumentet. I sistnevnte tilfelle inneholder den forklaringer på hovedsaken.

Kjære leser! Artiklene våre snakker om typiske måter å løse juridiske problemer på, men hver sak er unik.

Hvis du vil vite hvordan løser du akkurat ditt problem - kontakt nettkonsulentskjemaet til høyre eller ring på telefon.

Hensikten med å skrive notatet: avklaring av dagens situasjon av hovedperson. Han kan være skyldig eller ikke. Den er satt sammen for intern saksgang. Identifiser årsakene og kom til å finne den skyldige eller omvendt frifinnelsen hans.

I henhold til den russiske føderasjonens arbeidskode må direktøren for organisasjonen be om en forklarende merknad fra den siktede. Arbeidstakeren kan på sin side nekte, da har arbeidsgiver rett til å ilegge disiplinære sanksjoner uten rettssak.

Det gjøres oppmerksom på at det kun er arbeidsgiver som har rett til å be om å skrive et forklarende notat. Hvis en slik appell følger, er det bedre å oppfylle den. Forespørsler fra instituttleder eller din veileder kan ignoreres.

Begrunnelsen skal informere arbeidsgiver om hendelsen. Visjonen om situasjonen må presenteres fra komponentens perspektiv. Noen ganger er det skrevet for å forklare et prosjekt eller en rapport. I dette tilfellet er det skrevet i hvilken som helst form og vedlagt hoveddokumentet.

Hvordan skrive et forklarende notat for arbeid riktig

Form for forklarende merknad:

1. Øverst i høyre hjørne er det angitt i hvems navn den forklarende notatet er utarbeidet (arbeidsgiveren).
2. Under indikasjonen av hvem, er det skrevet fra hvem det er satt sammen, og angir stillingen.
3. I midten skriver vi navnet: "Forklarende".
4. I selve teksten angir vi årsaken til det som skjedde og konsekvensen av handlingen.
5. Vi setter vår signatur og dato i nedre høyre hjørne.

De grunnleggende reglene for å utarbeide et forklarende notat inkluderer:

1. Skriv bare sannheten. Hvis det avsløres falsk informasjon, vil konsekvensene påvirke arbeidet ditt negativt.
2. Ikke legg skylden over på kollegene dine. Dersom flere personer er involvert, har arbeidsgiver rett til å be om forklaringer fra dem og de vil skissere sin visjon om situasjonen. Resultatet vil være identifisering av uenigheter. Dermed vil du i tillegg få fiender - kolleger.
3. Du bør ikke skrive: "de fortalte meg ikke", "de lærte meg ikke", etc. Når du søker jobb signerer du en stillingsbeskrivelse, som inneholder en liste over nødvendige kunnskaper og ferdigheter for stillingen.

Når du skriver et forklarende notat, stol på dokumenter (jobbbeskrivelser osv.). Du kan indikere at du har misforstått ordlyden osv. Hvis det er mulig, er det bedre å navngi dokumentet ikke "Forklarende notat", men "Forklarende notat".

Hvis du gjør en alvorlig feil, kan du stole på mye arbeid eller dårlig helse. Avslutningsvis kan du indikere at du erkjenner denne feilen, forplikter deg til å eliminere den og ikke gjør den i fremtiden.

Type presentasjon av den forklarende merknaden:

1. Presentasjon er bare mulig i en forretningsstil.
2. Korthet, uten ytterligere forklaringer som ikke er relatert til arrangementet.
3. Forklaring fra 1. person.
4. Dato og signatur kreves.

Ved alvorlige disiplinærforseelser og mulighet for fremtidig rettsmøte er det bedre å kontakte en advokat for å skrive en forklarende merknad.

Det er tillatt å nekte å skrive et notat, men i etterkant vil det bli ansett som et pluss som ikke er i din favør. Det er bedre å si ditt synspunkt i situasjonen. Hvis du ikke har feil, vær spesielt oppmerksom på dette når du gir forklaringer. Du kan legge til en magisk setning i slike tilfeller: "I den nåværende situasjonen måtte jeg handle i henhold til omstendighetene."

Når du skriver, foretrekk å skrive på en datamaskin i stedet for å skrive for hånd. Hvis saken er alvorlig og søknaden din blir vurdert av spesialister basert på formen og utseendet på brevet, vil de kunne trekke visse konklusjoner.

Eksempel på forklarende notat

Et forklarende notat kan utarbeides av ulike årsaker. For eksempel å komme for sent på jobb, gjøre feil i dokumenter, grovt brudd på disiplin, etc.

Vurder et forklarende notat om å komme for sent på jobb. Det skal bemerkes at dersom arbeidstaker er fraværende fra jobb i mer enn fire timer, har arbeidsgiver rett til å si opp arbeidstakeren.

Til sjefen

PJSC "Gorodbank"

i Yaroslavl

O. G. Petrov

Fra avdelingskontrolløren-kasserer

Bedriftssalg

Strakhovoy D. Yu.

Forklarende brev

04/12/15, jeg er Diana Yuryevna Strakhova, jeg var 30 minutter forsinket til arbeidsplassen min av følgende grunn. Buss nr. 35 brøt sammen på busstasjonen og ankom ikke i rute til Moskovskaya-holdeplassen klokken 7:35. Dette resulterte i en venting på neste buss, som kom 30 minutter senere.

I fremtiden forplikter jeg meg til å ikke komme for sent på jobb. Forlat huset tidlig. I tilfelle en uforutsett hendelse, informer din nærmeste leder Yu.K. Popova om årsaken til forsinkelsen. Jeg forplikter meg til å jobbe de 30 minuttene jeg kom for sent.

Strakhova D.Yu. (signatur)

Etter å ha skrevet et forklarende notat, gis det til lederen eller hans midlertidige leder. På dokumentet legger han sin avgjørelse - en resolusjon.

Blir det fastsatt straff, utarbeides det pålegg eller annet dokument. Et notat er allerede knyttet til dem.

Forklarende notat om å komme for sent

Til regissøren

CJSC "Construction Company "Omega"

Pavlichenko G.R.

Fra sekretær Zventsova O.K.

Forklarende brev

Jeg, Oksana Konstantinovna Zventsova, var 3 timer for sent på jobb den 25. juni 2014. Om morgenen, mens jeg gikk ned trappene fra en leilighet i en fleretasjes bygning, var jeg vitne til et slagsmål. Politiet kom i tvangsuniform og ba om å få være vitne til hendelsen. Jeg kjørte med dem til politistasjon nr. 3, i Romashkina Street, nr. 1. Utarbeidelsen av protokollen tok 2,5 timer. Etter det dro jeg på jobb. Underdirektør Oleg Viktorovich Ivanov ble advart om at han var forsinket. Vennligst vurder en gyldig grunn til å komme for sent.

Zventsova O.K. (signatur)

Eksempel på forklarende notat om fravær

Til sjefen for MTS OJSC

Orlov S.S.

fra salgskonsulent Igrova O.V.

Forklarende brev

Jeg, Oleg Vladimirovich Igrov, feiret min 20-årsdag med venner 19. mai 2015. På grunn av den store mengden alkoholholdige drikkevarer, fortsatte feiringen til tidlig om morgenen. Ved å lukke øynene i et par minutter våknet jeg først ved lunsjtid den 20. mai. Det var allerede for sent å gå på jobb. Vennligst ta hensyn til de formildende omstendighetene ved ferien.

Igrov O.V. (signatur)

Skriftlige forklaringer blir obligatoriske bare i en rekke tilfeller. Det vanligste er når man vurderer gyldigheten av årsakene til en ansatts disiplinære krenkelse (brudd på arbeids- eller offisielle plikter av den ansatte). Dette kreves av prosedyren for å ilegge en disiplinærsanksjon i henhold til art. 193 i arbeidskoden (heretter referert til som den russiske føderasjonens arbeidskode), som ikke bare kan resultere i en irettesettelse eller irettesettelse, men også i oppsigelse. Alt avhenger av omstendighetene, som må ordnes. I dette tilfellet dokumenterer og formidler forklaringsnotatet til ledelsen den ansattes stilling, hans visjon om situasjonen og hans argumenter.

Dokumentfragment

Den russiske føderasjonens arbeidskode. Artikkel 193 "Prosedyre for å anvende disiplinære sanksjoner"

Før det settes i verk disiplinærtiltak, må arbeidsgiver be om en skriftlig forklaring fra arbeidstakeren. Hvis den ansatte etter to virkedager ikke gir den spesifiserte forklaringen, utarbeides en tilsvarende handling.

Unnlatelse av at en ansatt gir en forklaring, er ikke et hinder for å iverksette disiplinære tiltak.

Disiplinærtiltak iverksettes senest en måned fra datoen for oppdagelsen av mishandlingen, ikke medregnet syketidspunktet til arbeidstakeren, oppholdet på ferie, samt tiden som er nødvendig for å ta hensyn til uttalelsen fra representasjonsorganet. ansatte.

En disiplinærsanksjon kan ikke iverksettes senere enn seks måneder fra datoen for begåelsen av lovbruddet, og basert på resultatene av en revisjon, inspeksjon av finansielle og økonomiske aktiviteter eller en revisjon - senere enn to år fra datoen for begåelsen. De angitte fristene inkluderer ikke tidspunktet for straffesaksbehandlingen.

For hver disiplinærforseelse kan kun én disiplinærsanksjon anvendes.

Arbeidsgivers pålegg (instruks) om å iverksette disiplinærstraff meddeles arbeidstakeren mot underskrift innen tre virkedager fra kunngjøringsdatoen, ikke medregnet tiden arbeidstakeren er fraværende fra arbeidet. Hvis den ansatte nekter å gjøre seg kjent med den angitte ordren (instruksen) mot underskrift, utarbeides en tilsvarende handling.

En disiplinærsanksjon kan påklages av en ansatt til det statlige arbeidstilsynet og (eller) organer for behandling av individuelle arbeidskonflikter.

Men forklarende notater kan også utarbeides av andre grunner, selv om aspektet av "behovet for å rettferdiggjøre seg" gjenstår (tross alt, i andre tilfeller brukes offisielle og notater). For eksempel, under undersøkelsen av omstendighetene for skade på arbeidsgiverens eiendom og fastsettelse av beløpet i henhold til art. 247 Arbeidskodeks for den russiske føderasjonen.

Be om skriftlige forklaringer

Så, "før ileggelse av disiplinærtiltak, må arbeidsgiver be om en skriftlig forklaring fra arbeidstakeren." Som du ser, spesifiserer ikke loven om kravet om forklaringer skal være muntlig eller skriftlig. I spesielt vanskelige tilfeller, når både arbeidstaker og arbeidsgiver er svært alvorlige og har til hensikt å gå, som de sier, til den bitre enden, må arbeidsgiver be om en skriftlig forklaring fra arbeidstaker, for deretter å kunne bekrefte etterlevelse med prosedyren foreskrevet for å pålegge disiplinære sanksjoner i artikkel 193 i den russiske føderasjonens arbeidskode (eksempel 1). Det har aldri vært en godkjent form for dette personaldokumentet, derfor utarbeider hver organisasjon det på sin egen måte. Selv typen dokument som brukes til dette er forskjellig (varsel, krav, brev, etc.), selv om det er mer riktig å kalle det "krav", fordi i del 1 av art. 193 i den russiske føderasjonens arbeidskode sier at det er nødvendig å "be om" en skriftlig forklaring. Varselet har en annen betydning – informasjon gis og det er ikke noe krav om å gjøre noe. Et brev er et utgående dokument som sendes til en tredjepartsorganisasjon eller enkeltperson, og den ansatte er ikke en så "fremmed" person.

Det bør huskes at "disiplinær sanksjon påføres senest en måned fra datoen for oppdagelsen av lovbruddet" (Del 3 av artikkel 193 i den russiske føderasjonens arbeidskode). Faktumet om oppdagelsen bekreftes av en handling, ikke et krav. Derfor bør denne måneden telles fra datoen for oppdagelsen (som ideelt sett bør falle sammen med datoen for utarbeidelsen av loven), og ikke fra datoen for forespørselen om skriftlige forklaringer.

En annen frist regnes fra datoen for forespørselen - 2 dager for å gi en skriftlig forklaring (se eksempel 3). Derfor er det viktig ikke bare å formalisere kravet, men også å bevise at det ble overlevert til den ansatte eller at han nektet å motta det. For å gjøre dette kan du umiddelbart lage de tilsvarende blankene nederst på arket (merket med nummer 1 og 2 i eksempel 1): hvis den første (signatur ved mottak av forespørselen) ikke er utarbeidet, så den andre er utarbeidet (vitner bekrefter det faktum at den ansatte nektet å motta dette dokumentet, dette merket eliminerer behovet for å utarbeide en egen handling om denne saken).

En skriftlig anmodning om forklaring fra den ansatte

Teksten til forespørselen om forklaring fra den ansatte om årsakene til fravær fra jobben og underskrift

Beregning av frist for å gi skriftlig begrunnelse for årsakene til disiplinærforseelsen

La oss si at en arbeidstaker uaktsomt skadet arbeidsgivers eiendom mandag 1. september 2014, det var vitner til dette, og det ble utarbeidet en rapport samme dag. 2. september 2014 ble arbeideren pålagt å gi skriftlige forklaringer. Vi begynner å telle fristen fra neste dag:

• 09/03/2014 – 1. dag,
• 09/04/2014 – 2. dag (når innsending av den forklarende merknaden fortsatt vil anses som rettidig),
• Den 5. september 2014 er det allerede mulig å aktivere faktum om manglende forklaringer.

Dersom kravet om å gi skriftlige forklaringer ble presentert for arbeidstakeren fredag ​​09.05.2014, og lørdag og søndag er fridagene hans (dvs. de er ikke inkludert i beregningen av 2-dagers perioden), er fristen for rettidig innsending av det forklarende notatet utløper først tirsdag 09/09 .2014.

For å forhindre at en samvittighetsfull ansatt blir forvirret i å beregne denne perioden, er det bedre å umiddelbart angi i forespørselen en spesifikk dato innen forklaringen må gis. Her kan du legge til den spesifikke avdelingen/tjenestemannen den skal gis til (se andre ledd i teksten til kravet fra eksempel 1). Adressaten til det forklarende notatet (i hvis navn det er utarbeidet, for eksempel daglig leder) og personen det skal overføres til (for eksempel sekretæren eller lederen av personalavdelingen) vil mest sannsynlig være annerledes mennesker.

Hvis arbeidstakeren virkelig hadde gode grunner for oppførsel som arbeidsgiveren ikke likte, og generelt er de tilstrekkelige mennesker, bør du ikke være redd for den forklarende notaten - det vil komme til forsvar for den "anklagede". Da er det ikke nødvendig å vente på skriftlig henvendelse fra arbeidsgiver. På hans muntlige forespørsel er det bedre å umiddelbart lage et forklarende notat, og legge ved så mye bevis som mulig på at han har rett. Ikke bare offisielle dokumenter vil gjøre det, til og med en utskrift fra en nyhetsside om avbrudd i arbeidet med T-banelinjen som en etternøler bruker for å komme seg på jobb. Hvis det er en konflikt mellom ansatte, kan et velskrevet forklarende brev til og med "trekke" ledelsen til siden av forfatteren.

I hvis navn er den forklarende notaten skrevet?

For å svare nøyaktig på dette spørsmålet, må du se nærmere på de interne arbeidsforskriftene, som må gjelde i hver organisasjon. Mest sannsynlig står det at den ansatte rapporterer til sin nærmeste overordnede og daglig leder. Deretter, hvis noe skjer, vil den ansatte skrive en forklaring adressert til enten sjefen sin eller daglig leder.

Lokale forskrifter kan etablere et annet hierarki: for eksempel rapporterer medlemmer av en arbeidsgruppe til lederen av denne gruppen, til tross for at de representerer ulike avdelinger i den. Gruppeleder kan kun be om skriftlige forklaringer dersom mishandlingen har sammenheng med gruppens arbeid.

Sikkerhetstjenesten, bedriftskultursjef eller leder for personalavdelingen har således ikke rett til å kreve forklaringer fra ansatte ved andre avdelinger som ikke melder fra, med mindre dette er uttrykkelig angitt i organisasjonens lokale regelverk. Riktignok kan de tilsvarende myndighetene til disse og andre tjenestemenn fortsatt delegeres etter ordre fra generaldirektøren (for eksempel til kommisjonens leder for å undersøke en spesifikk hendelse). Se bildetekstene i eksempel 1 og 2, merket med et utropstegn.

For hånd eller på datamaskin?

Loven krever ikke at forklarende notater skrives for hånd; de kan skrives på en datamaskin. Men erfarne personelloffiserer krever forklaringer fra ansatte, kun skrevet med deres egen håndskrift. Ved en arbeidskonflikt vil dette hjelpe arbeidsgiveren til å beskytte seg mot ulovlige handlinger fra en arbeidstakers side som kan hevde at han ble «tvunget» til å signere en tekst som noen andre allerede har skrevet.

Den minste nødvendige sammensetningen av håndskrevne elementer, tegnet av den ansattes hånd på et forklarende notat, er som følger:

• jobbtittel,
• personlig preg og
• OG OM. Etternavn.

Du kan ikke begrense deg til bare et håndskrevet personlig slag, fordi... grafologisk undersøkelse er ikke i stand til entydig å identifisere enkelte signaturer som tilhørende en bestemt person. Og basert på hele ord (stilling og etternavn) kan dette definitivt gjøres.

Detaljer i den forklarende merknaden

Formen på den forklarende merknaden er relativt fri. Ingen krever at en ansatt har grundig kjennskap til standarder for dokumentforberedelse; overholdelse av det nødvendige minimum er nok.

Øverst til høyre på arket er det skrevet opplysninger i en spalte om hvem og av hvem forklaringen er adressert. Arbeidstakeren skal angi sin strukturelle enhet, stilling, samt fullt etternavn, fornavn og patronym. Navnet på dokumenttypen - et forklarende notat - er skrevet i midten, etter flere linjer (vanligvis med stor bokstav eller bare med store bokstaver, som vist i eksempel 4). Eksempel 5 demonstrerer en utdatert versjon, hvor navnet på dokumenttypen er skrevet helt med små bokstaver og etterfulgt av en prikk, dvs. hele "overskriften" så ut til å kunne leses i en enkelt setning; Slike designalternativer ble tidligere funnet i applikasjoner.

"Hoved" av forklarende notat

En utdatert versjon av "overskriften" på den forklarende merknaden

Omstendighetene varierer, og det er feil å kreve korthet fra en ansatt i en begrunnelse. Notatet kan ta opp flere ark, inneholde direkte tale og lese som en god detektivhistorie, eller det kan bestå av én linje. Arbeidsgiver har ikke rett til å begrense en arbeidstaker i slik "kreativitet".

Ingen forventer at den ansatte kommer med konklusjoner og forslag i begrunnelsen, selv om det ikke vil være mulig å forby ham å inkludere dem.

Innholdet i det forklarende notatet bestemmes kun av den ansatte som skal skrive det. Sjefen har ikke rett til å diktere teksten, si fraser som «dette er ikke grunnen», kreve omskriving eller på annen måte påvirke innholdet i dokumentet. Noen organisasjoner går enda lenger og utarbeider standardtekster med forklarende notater. Arbeidstakeren har rett til å bestemme om han vil bruke dem eller skrive et forklarende notat på egen hånd. Det er i hans interesse å beskrive hva som skjedde slik han anser som riktig. Arbeidsgiveren er på sin side forpliktet til å sette seg inn i eventuelle forklaringer til arbeidstakeren, enten han liker dem eller ikke.

Markering av tilstedeværelsen av applikasjoner

Forklaringen er utarbeidet. Hva skal jeg gjøre videre?

Arbeidsgiveren, etter å ha mottatt den forklarende merknaden, legger på registreringsnummeret til det innkommende dokumentet og, uten å unnlate, datoen for mottak.

I følge art. 193 i den russiske føderasjonens arbeidskode, som vi refererte til i begynnelsen, har den ansatte 2 virkedager til å skrive et forklarende notat. Dersom arbeidstaker etter dette tidspunkt ikke avgir forklaringer, har arbeidsgiver rett til å utarbeide en passende rettssak om dette. For å sikre seg mot ulovlige handlinger fra arbeidsgiverens side, er det bedre for arbeidstakeren å registrere sin forklarende notat på kontoret eller hos sekretæren med et passende merke på dokumentet, og deretter hente en kopi av forklarende notat med dette merket. Et annet alternativ: den ansatte kan skrive et forklarende notat i 2 eksemplarer, og beholde en av dem, etter å ha markert aksepten. Da vil ingen kunne si at arbeidstakeren ikke har gitt skriftlige forklaringer innen fristen fastsatt i loven.