Întocmirea procesului-verbal al ședinței. Formatarea protocolului Aranjarea corectă a elementelor în partea principală a protocolului

Un ordin este un tip de regulament de conducere emis de un guvern sau de un organism de conducere din competența sa și care are forță obligatorie pentru persoanele fizice și juridice.

Comenzile pot fi concepute pentru o perioadă lungă de valabilitate și pe termen scurt, referitoare la o soluție rapidă a unei probleme specifice.

Textul ordinului este format dintr-o parte declarativă și una administrativă. Primul indică scopul sau motivul comenzii, al doilea, începând cu cuvântul OBLIG, indică acțiunile prescrise. În partea de declarare, este recomandabil să se utilizeze astfel de formulări stabile precum „în conformitate”, „în legătură”, „în scopul”, etc.

Exemplul de formular al COMANDEI constă din următoarele detalii:

• - numele organizației - autorul documentului;
• - denumirea tipului de document - COMANDA;
• - data, numărul (în cadrul anului calendaristic);
• - Locul publicării;
• - titlu;
• - semnătură;
• - text;
• - stampila de aprobare;

Comanda se întocmește în format A4.

Proiectul de ordin trebuie convenit cu organizațiile sau oficialii care sunt interesați de acest document.

Executorii de ordine pot fi instituții, unități structurale sau funcționari. Ultimul paragraf indică persoanele cărora li se încredințează controlul asupra executării ordinului.

Protocolul, caracteristicile și detaliile acestuia

Un protocol este un document care înregistrează progresul discutării problemelor și luării deciziilor în cadrul reuniunilor organelor colegiale, conferințelor și întâlnirilor.

Protocoalele se întocmesc pe formulare speciale, unde denumirea documentului este pretipărită în tipografie sau pe coli obișnuite de hârtie A4.

Textul protocolului constă din două părți: introductivă și principală.

Partea introductivă a protocolului conține informații constante și variabile.

Informația constantă este asociată cu utilizarea unei terminologii stabile - „Președinte”, „Secretar”, „Prezentă”. Aceste cuvinte sunt scrise cu majuscule de la începutul marginii din stânga.

Informațiile variabile includ inițialele și prenumele președintelui, secretarului și celor prezenți. Ele sunt scrise din poziţia a 2-a a tabulatorului (a 29-a diviziune pe rigla p./maşină sau după 16 lovituri din marginea stângă pe PC).

Numele membrilor colegiului sunt aranjate în ordine alfabetică, despărțiți prin virgule, pe rând. Liniile sunt separate de 1 spațiu. Dacă sunt mai mult de 15 membri ai corpului colegial, atunci indicați total iar lângă el între paranteze - este atașată o fișă de înregistrare.

Numele postului și numele organizației pe care o reprezintă sunt adăugate la numele invitaților. Procedura de înregistrare a acestora este aceeași ca și pentru membrii unui organ colegial.

Partea introductivă a protocolului se încheie cu ordinea de zi. Expresia „Agendă” este scrisă de la începutul marginii din stânga (poziția 0 a tabulatorului mașinii). Înregistrarea punctelor de pe ordinea de zi începe cu linia roșie. Sunt numerotate cu cifre arabe. Întrebările sunt clasificate în funcție de importanță și dificultate. Formularea unei clauze cu cuvântul „diverse” nu este permisă. Fiecare întrebare trebuie să fie specifică.

Partea principală a protocolului este construită după următoarea schemă: ascultat - vorbit - decis (hotărât) și pentru fiecare întrebare separat. Cuvintele - ASCULTAT, VORBIT, DECID (DECID) sunt scrise cu litere descriptive, de la marginea inițială (stânga), fără punctuație, punctuație deschisă).

Înainte de cuvântul ASCULTAT, puneți pe ordinea de zi numărul de serie al problemei dacă se discută mai multe probleme.

Pe linia roșie sunt scrise inițialele și prenumele vorbitorului (în cazul nominativ). Pune o liniuță și folosește majuscule rezumat raport, mesaj. Dacă textul raportului este prezentat de vorbitor sau este transcris, atunci în loc de un rezumat al raportului se scrie: Raportul este atașat.”

După cuvântul ROBIT pe linia roșie, scrieți inițialele și prenumele vorbitorilor în cazul nominativ (titlul postului poate fi indicat între paranteze), după liniuță conținutul discursului se scrie cu majusculă. Discursurile pot fi prezentate la persoana I - „Eu efectuez...”, la persoana a treia - „Petrov a spus că...”, fără a ține cont de fața vorbitorului - „Contabilitatea și stocarea în instituție sunt bine făcute” , într-o formă impersonală - „I-a fost sugerat Ivanov...” .

Dacă vorbitorul furnizează textul discursului, atunci după liniuță indică - „Discursul este atașat”.

Întrebările și răspunsurile sunt înregistrate în secțiunea SPEAKING. Cuvintele - întrebare și răspuns, nu sunt scrise. Notați inițialele și numele vorbitorului, o liniuță, un scurt rezumat al întrebării sau

Partea finală a protocolului este rezoluția (decizia). Această parte începe cu cuvântul DECID sau DECIDED (din poziția 0 a tabulatorului - marginea stângă).

Dispozitivul se construiește după schema: acțiune - executant - termen. Executorul poate fi o organizație, o unitate structurală sau un anumit funcționar. Dacă rezoluția conține diverse probleme, atunci este împărțită în paragrafe numerotate cu cifre arabe. Fiecare articol începe cu o linie roșie.

Protocolul poate consemna decizia de aprobare a unui document. În acest caz, protocolul ar trebui să aibă o referință la data și numărul documentului, iar documentul în sine ar trebui să fie atașat la protocol.

În timpul alegerilor, protocolul indică rezultatele votului pentru fiecare candidat.

Dacă la protocol este atașată o transcriere; apoi se face o notă despre asta după prima parte a protocolului - Întâlnirea... este înregistrată în stenografie. Se atașează transcrierea.

Procesul-verbal este semnat de președinte și secretar. Secretarul editează textul, introduce fiecare vorbitor în înregistrarea discursului său și obține semnătura vorbitorului care este de acord cu înregistrarea discursului său. Procesele-verbale ale ședințelor pentru care este ales prezidiul sunt semnate de către președinte, secretar și membrii prezidiului.

Data procesului-verbal este data ședinței (03/12/93). Dacă întâlnirea durează câteva zile, atunci indicați data de începere și, printr-o liniuță, data de încheiere a întâlnirii (12 -14.03.93.).

Numărul de protocol este un număr de serie care este aplicat în timpul anului calendaristic.

Detalii formular - mostra PROTOCOL:

• - denumirea organizației (denumirea unității structurale) - autorul documentului;
• - denumirea tipului de document - PROTOCOL;
• - data întâlnirii, numărul (în timpul anului calendaristic);
• - locul de compilare (oraş);
• - titlul (reflecta tipul muncii colegiale si denumirea organului colegial);
• - textul părților introductive și principale;
• - semnătură;
• - stampila de aprobare (daca este cazul);
• - stampila de aprobare (daca este cazul);
• - o notă privind executarea documentului și trimiterea acestuia la dosar.

Protocol- un document în care se consemnează progresul dezbaterii problemelor și luării deciziilor la întâlniri, sesiuni, conferințe.

Procesul-verbal documentează activitățile organelor colegiale permanente, cum ar fi consiliile de comitete și ministere, guvernele municipale, precum și consiliile științifice, tehnice și metodologice. Cu excepția celor menționate mai sus, ședințe organizate de conducere diviziuni structurale, directori generali adjuncți, directori, pot fi de asemenea înregistrate.

Este obișnuită întocmirea de procese-verbale pentru a documenta activitățile organelor colegiale temporare (conferințe, întâlniri, seminarii etc.)

Procesul-verbal se întocmește de către secretar pe baza notelor pe care le-a păstrat la ședință. Acestea pot fi note scurte, transcrieri sau înregistrări vocale. Merită spus că, pentru pregătirea protocolului, secretarul colectează rezumatele rapoartelor și discursurilor și proiectele de hotărâri înainte de ședință.

Protocol întocmit pe o formă generală.

Titlul, data și numărul de protocol

Antetul protocolului va fi denumirea organului colegial sau tipul de ședință. De exemplu, Procesul-verbal al (ce?) unei ședințe a consiliului pedagogic; ședințe ale șefilor unităților structurale etc.

Data procesului-verbal va fi data ședinței (procesul verbal se întocmește în mod tradițional după ședință).Dacă ședința a durat mai multe zile, atunci data procesului-verbal include datele de început și de sfârșit.

De exemplu: 21 — 24.07.2009 .

Numărul (indexul) protocolului va fi numărul de ordine al ședinței din cadrul anului calendaristic sau al mandatului organului colegial.

Rețineți că textul protocolului include următoarele părți:

• introductiv;
• principal

Parte introductivă

În partea introductivă a protocolului, după titlu, sunt date prenumele și parafa președintelui și secretarului de ședință. Dintr-o nouă linie după cuvântul " Prezent» enumerați în ordine alfabetică prenumele și parafa oficialilor prezenți la ședință.

Dacă au existat persoane din alte organizații la întâlnire, atunci după cuvântul „Prezentat” cuvântul „a fost tipărit pe o nouă linie Invitat„și se indică o listă de persoane invitate; în acest caz, înaintea fiecărui nume sunt indicate funcția și numele organizației.

În partea introductivă a protocolului se indică ordinea de zi.

Constă dintr-o listă de probleme care sunt discutate în cadrul ședinței, și stabilește succesiunea discuțiilor lor și numele vorbitorilor (vorbitorilor).Rețineți că fiecare punct de pe ordinea de zi este numerotat cu cifre arabe, este formulat folosind prepozițiile „O” sau „Despre”. De exemplu: „Cu privire la aprobarea programelor educaționale”; „În rezumarea rezultatelor anului universitar.”

Pentru fiecare punct, este indicat raportorul (funcționarul care a pregătit problema).

Parte principală

Odată cu succesiunea problemelor de pe ordinea de zi, se întocmește textul părții principale a protocolului - acesta trebuie să conțină atâtea secțiuni cât numărul de puncte incluse pe ordinea de zi.

Pe baza tuturor celor de mai sus, ajungem la concluzia că partea antet a protocolului este întotdeauna formatată în același mod. Dar textul protocolului poate fi prezentat sub diferite forme: scurt sau complet.

Scurt protocol— consemnează problemele discutate în cadrul ședinței, numele vorbitorilor și deciziile luate. Asemenea procese-verbale sunt păstrate cel mai adesea în cazurile în care întâlnirea este de natură operațională (vezi Fig. 3.3.)

Merită spus - protocol complet- conține informații nu numai despre problemele discutate, deciziile luate și numele vorbitorilor, ci și înregistrări destul de detaliate care transmit conținutul rapoartelor și al discursurilor participanților la întâlnire, toate opiniile exprimate, întrebările și observațiile exprimate, comentariile, pozițiile. Merită spus că un protocol complet vă permite să documentați o imagine detaliată a întâlnirii (vezi Fig. 3.4)

Când se utilizează orice formă de protocol, textul acestuia va fi împărțit în atâtea secțiuni câte puncte sunt pe ordinea de zi.

Merită spus că fiecare secțiune este formată din trei părți: „ASCULTAT”, „VORBIT”, „HOTARAT” (“HOTARAT”), care sunt imprimate din marginea din stanga cu majuscule. Acest design face posibilă evidențierea în text a discursului vorbitorului principal, a participanților la discuția problemei și a dispozitivului în care este formulată decizia.

In partea " ASCULTAT„Se precizează textul discursului. La începutul textului, dintr-un rând nou la cazul nominativ, indicați numele de familie al vorbitorului. Înregistrarea discursului este separată de nume de familie printr-o liniuță. Discursul este prezentat la persoana a treia singular. Este permis, în loc de înregistrarea unui discurs, să se indice după nume („Înregistrarea discursului este atașată”, „Vă rugăm să rețineți că textul raportului este atașat”)

În acest din urmă caz, rapoartele devin o anexă la protocol.

In partea " EFECTUAT» dintr-un rând nou în cazul nominativ indicați numele de familie al vorbitorului și după o liniuță, textul discursului sau întrebarea (dacă a fost adresată vorbitorului în timpul discursului)

In partea " HOTĂRÂT„(„DECIDE”) reflectă decizia luată cu privire la problema în discuție. Rețineți că textul dispozitivului este tipărit integral în orice formă a protocolului.

Vă rugăm să rețineți că textul întregului protocol este tipărit la 1,5 rânduri.

Procesul-verbal se întocmește de către secretarul de ședință. Procesul-verbal se semnează de către secretar și se transmite președintelui spre semnare în termen de 3 (trei) zile lucrătoare de la ședință.

Semnăturile sunt separate de text prin spațiere de 3 rânduri. Titlul postului este tipărit de la marginea marginii din stânga, ultima literă a numelui este limitată la marginea dreaptă.

În ziua semnării protocolului de către președinte, acesta trebuie înregistrat.

Extras din protocol

Un extras din protocol este o copie exactă a unei părți din textul protocolului original, referitoare la punctul de pe ordinea de zi pentru care se pregătește extrasul. Extrasul reproduce toate detaliile formularului, partea introductivă a textului, punctul de pe ordinea de zi pentru care se pregătește extrasul și textul care reflectă discuția problemei și decizia luată. Extrasul din protocol este semnat doar de secretar, care îl certifică și el. Inscripția de certificare este scrisă de mână și constă din cuvântul „Adevărat”, o indicație a funcției persoanei care certifică copia (extrasul), semnătura personală, prenume, inițiale și data (vezi Fig. 3.5)

Extrase din protocoale înlocuiesc uneori un astfel de document administrativ ca decizie. În acest caz, extrasul servește ca instrument de comunicare a deciziilor luate executorilor. În acest caz, secretarul, de exemplu, al Consiliului de Administrație al unei societăți pe acțiuni, în cel mult 2 (două) zile de la semnarea procesului-verbal de ședință, distribuie extrase din procesul-verbal pe probleme individuale directorilor responsabili. Declarațiile sunt semnate de secretar.

Extrasele din protocoalele trimise unei alte organizații trebuie să fie certificate cu un sigiliu.

Copiile originale ale procesului-verbal sunt întocmite de către secretar în dosare în funcție de tipul de ședință. De exemplu, „Proces-verbal ale adunărilor generale”, „Proces-verbal ale ședințelor Consiliului de Administrație”, „Proces-verbal ale ședințelor cu directorul” etc. În cadrul unui caz, protocoalele sunt sistematizate prin numere și cronologie. Cazurile se formează în cursul anului calendaristic.

* Sistemul unificat de stat al muncii de birou, p. 74.

Procesul-verbal se întocmește pe baza evidențelor ținute în timpul ședinței. În cazurile în care ședința este stenografată sau înregistrată magnetic, procesul-verbal se întocmește după ce este transcris. Secretarul sau o persoană special desemnată trebuie să ia notițe în timpul ședinței. Calitatea înregistrării discursurilor depinde de calificările sale, de capacitatea de a pătrunde și de a înțelege esența problemelor discutate. Prin urmare, numirea unei persoane care preia procesul-verbal este o parte importantă a pregătirii ședinței. Protocol întocmit după forma generală .

Forma acesteia cuprinde: denumirea instituției autor, o indicație a tipului de document (proces-verbal), data ședinței, numărul, locul ședinței, ștampila de aprobare (în cazul în care protocolul este supus aprobării), titlul , text, semnături.

Data ședinței este indicată pe procesul-verbal, nu încheierea sau semnarea finală a procesului-verbal. În cazul în care întâlnirea durează câteva zile, sunt indicate data de începere a întâlnirii și liniuța de încheiere.

De exemplu, 11-13.03.98.

Numărul de protocol este numărul de ordine al ședințelor organului colegial în cursul anului (în instituție educațională, poate un an universitar).

Detaliile „locul întâlnirii” indică orașul în care a avut loc întâlnirea.

Titlul protocolului răspunde la întrebarea „ce” și conține o indicație a tipului de activitate colegială (întâlniri, ședințe, conferințe) și denumirea organului colegial în cazul genitiv. Denumirea tipului de întâlnire este în concordanță cu denumirea organului colegial. Titlul începe cu majusculă.

^ De exemplu. „Ședințele Consiliului Studenților”, „Ședințele comisiilor”, „Ședințele forței de muncă”.

După completarea secțiunii de titlu (acest lucru se poate face înainte de întâlnire), ei încep să alcătuiască textul. ^ Textul protocolului se împarte în două părți:

primul- notă introductivă, unde sunt indicate numele și parafa președintelui, secretarului, celor prezenți și ordinea de zi;

al doilea- cea principală, înregistrând progresul întâlnirii.

^ Cuvântul „președinte” începe protocolul; este tipărit la două spații după titlu, chiar în afara marginilor cu majuscule; după liniuță se indică numele de familie al președintelui și parafa. Cuvântul „secretar” este scris în același mod.

^ Președinte - Kharchenko V.I.

Secretar - Veselkova S.L.

În timpul întâlnirilor operaționale, această parte a protocolului este omisă. Următoarele sunt o listă a celor prezenți. Procedura de completare a acestei secțiuni este următoarea. În procesul-verbal al unei ședințe a unui organ colegial permanent, membrii permanenți prezenți sunt indicați în ordine alfabetică fără funcții. După ele se notează numele invitaților, indicându-se poziția acestora. La ședințele extinse și sesiunile cu mai mult de 15 persoane prezente, componența acestora este indicată cantitativ, iar procesului-verbal este atașată o listă de nume, despre care se face o înscriere corespunzătoare în procesul-verbal propriu-zis.

^ De exemplu: Prezent: 43 de persoane (lista atasata).

La întâlniri, conferințe și congrese în care luarea deciziilor necesită un anumit cvorum, secțiunea „Participate” indică câte persoane ar trebui să fie prezente și câți au venit la întâlnire.

De exemplu , procesele-verbale ale ședințelor sindicale indică: „Sunt 135 de persoane înscrise în organizația sindicală, 117 sunt prezenți”.

Ceea ce urmează este agenda. Această parte a protocolului enumeră problemele supuse examinării organului colegial. Fiecare întrebare este numerotată. Listarea problemelor de pe ordinea de zi poate începe cu prepoziția „O” („Despre”), dar o altă variantă este posibilă atunci când întrebările sunt formulate la cazul nominativ fără prepoziția „O” sau „Despre”. De exemplu:

1 Despre perspectivele de dezvoltare a plantei. Raportul directorului... (nume complet)

2 Despre rezultatele unui sondaj sociologic asupra muncitorilor.

Raportul șefului serviciului sociologic... (F., I., O.) or

1 Perspective de dezvoltare a plantei. Raportul directorului... (nume complet)

2 Rezultatele unui sondaj sociologic asupra lucrătorilor.

Raportul șefului serviciului sociologic... (F., I., O,)

În unele cazuri, de exemplu, la înregistrarea ședințelor consiliilor de ministere și ale comitetelor, ordinea de zi poate fi atașată procesului-verbal. Apoi nu este inclus în textul protocolului, ci se face doar o intrare de referință: „Ordinea de zi a ședinței este atașată”.

Partea principală a textului Protocolul este organizat în secțiuni corespunzătoare punctelor de pe ordinea de zi.

Pentru fiecare articol pot exista următoarele părți:

ASCULTAT:

DIFUZOARE:

^ DECIS (HOTARAT):

Aceste cuvinte sunt scrise cu majuscule, fiecare pe un rând nou, urmate de două puncte, astfel încât ele descompun vizual textul.

Cuvântul ASCULTAT începe secțiunea pentru fiecare punct de pe ordinea de zi. Este scris pe un rând după numerele care indică numărul de serie al întrebării.

Numele și inițialele vorbitorului și ale celor care au vorbit în dezbatere sunt indicate pe un rând nou din paragraf. În acest caz, numele postului nu este indicat, deoarece este deja indicat pe ordinea de zi. Este mai bine să indicați poziția după numele de familie și inițialele celor care au vorbit în dezbatere.

Procesul-verbal trebuie să reflecte toate opiniile cu privire la problemele luate în considerare și toate deciziile luate.

Conținutul discursurilor este prezentat la persoana a III-a singular. Dacă există texte (sau teze) de rapoarte și discursuri, acestea nu sunt înregistrate în protocol, iar după numele vorbitorului sau vorbitorului este indicată o liniuță: „Se atașează textul raportului (discurs, mesaj). După fiecare prezentare, dacă există, întrebările și răspunsurile sunt înregistrate în ordinea în care au fost primite. De exemplu :

^ Sokolov A.V. - ce măsuri au fost luate pentru eliminarea accidentului?

Kolesov I.K. - la ora 6 dimineața, sursa de alimentare a fost restabilită.

În cazul în care, din cauza încetării dezbaterii, participanții înscriși nu au primit cuvântul, aceștia înaintează președintelui de ședință discursuri, propuneri și comentarii scrise, care se anexează la procesul-verbal.

Partea finală a secțiunii pentru fiecare punct de pe ordinea de zi este o înregistrare a deciziei (rezoluției) adoptate cu privire la problema în discuție. Deciziile care conțin mai multe întrebări sunt împărțite în paragrafe și subparagrafe, numerotate cu cifre arabe. Dispozitivul deciziilor, precum documentele administrative, trebuie să fie specific și să cuprindă componentele: cine trebuie să facă ce și până la ce dată.

De exemplu:

1 ASCULTAT:

Ivanova P.I. - se atașează textul raportului

DIFUZOARE:

Petrov A.P. - scurtă înregistrare a discursului

Ikonnikov I.I. - scurtă înregistrare a discursului

1.1 Departamentele speciale vor organiza o ședință comună dedicată introducerii tehnologiei informatice în muncă pe parcursul primului semestru.

1.2 Ivanov P.I. organizează până la 1 octombrie 1998 o expoziție de mijloace tehnologice moderne de informatizare a proceselor de management în centrul de informare.

2. ASCULTAT:

DIFUZOARE:

Semnătura președintelui V.P. Kashtanov

Semnătura secretarului K.R. Redkin

În unele cazuri, iar în cazul alegerilor de funcționari este obligatoriu, rezultatele votării pentru fiecare punct sunt indicate separat în protocol.

Dacă există o opinie specială cu privire la decizia luată, aceasta poate fi consemnată pe o fișă separată, semnată și atașată la protocol. După consemnarea deciziei relevante, o opinie divergentă este emisă în procesul-verbal.

În funcție de caracterul complet al acoperirii progresului dezbaterii problemelor la ședințe, procesele-verbale sunt împărțite în deplin Și scurt .

Scurt protocol conține numele vorbitorului, subiectul raportului și numele vorbitorilor. Este imposibil să vă faceți o idee despre natura comentariilor, cursul discuției și opiniile exprimate în dezbatere folosind un astfel de protocol.

Un scurt protocol este acceptabil numai dacă există stenograme sau când textele rapoartelor și discursurilor sunt atașate la protocol. Întâlnirile operaționale sunt, de asemenea, înregistrate pe scurt. În toate celelalte cazuri, protocolul ar trebui să conțină înregistrări ale tuturor discursurilor, să reflecte munca echipei și să arate dezvoltarea unei soluții într-o ciocnire de opinii și discuții.

În timpul ședinței, de obicei se întocmește doar un proiect al procesului-verbal. În termen de cinci zile, protocolul este clarificat, adăugat, verificat față de transcrieri și înregistrări audio, editat și executat. Dacă la protocol este atașată o transcriere, se face o notă despre aceasta după prima parte a protocolului: „Ședința Consiliului Academic a fost consemnată în stenografie. Se atașează foaia matricolă”. Protocolul complet pregătit este semnat de președinte și secretar.

Hotărârile organelor colegiale se comunică executorilor executori sub formă de documente independente - hotărâri și hotărâri; în instituțiile care funcționează pe baza unității de comandă, acestea sunt implementate prin ordine. În alte cazuri, se face un extras din protocoale.

De exemplu:

Procesele-verbale sunt întocmite în fișiere împreună cu documentele create în procesul de pregătire a ședinței: ordinea de zi, invitația, listele participanților la întâlnire și listele invitaților, rapoartele sau rezumatele discursurilor, materialele de referință privind problemele discutate, proiectele de hotărâri și documentele finale și alte documentele transmise în timpul ședinței (toate 1 exemplar).

Protocolul ocupă un loc aparte în sistemul documentelor organizatorice și administrative. Pe de o parte, poate fi clasificat ca documente informative (intrucat contine informatii despre evolutia discutarii unor probleme de management), iar pe de alta parte, protocoalele contin o parte operativa si, astfel, pot fi considerate ca fiind administrative. documente.

Procesele-verbale sunt un document care consemnează progresul dezbaterii problemelor și luării deciziilor la întâlniri, sesiuni, sesiuni, conferințe. Protocoalele documentează activitățile organismelor colegiale permanente, cum ar fi colegiile autorităților executive federale, organismele guvernamentale municipale, precum și oamenii de știință, tehnici, metodologii etc. consilii (comisii). Adunările acționarilor sau participanților la societățile cu răspundere limitată și ședințele consiliilor de administrație sunt supuse procesului verbal obligatoriu. Protocoalele sunt transmise autorităților puterea statului pentru înregistrare (de exemplu, la înregistrarea băncilor comerciale, camerelor de comerț și industrie etc.).

Este obișnuită întocmirea de procese-verbale pentru a documenta activitățile organelor colegiale temporare (conferințe, ședințe, seminarii, ședințe ținute de șef etc.).

În termeni generali, procedura de întocmire a protocolului este următoarea.

Atunci când se pregătește pentru o întâlnire sau o întâlnire, se formulează punctele de pe ordinea de zi, de ex. acele aspecte asupra cărora trebuie luate decizii; se determină compoziția vorbitorilor principali; sunt selectate materiale relevante, de exemplu, proiecte de documente care necesită discuție și aprobare, texte de rapoarte etc. Colectarea acestor materiale pentru întocmirea protocolului se realizează de către secretarul organului colegial, precum și de către funcționarii care au pregătit problema pentru discuție.

Procesul-verbal se întocmește pe baza înregistrărilor care au fost ținute la ședință de către secretar manual sau cu ajutorul unui înregistrator de voce, precum și a rezumatelor rapoartelor și discursurilor selectate pentru ședință, a certificatelor și a proiectelor de hotărâri.

În funcție de tipul de ședință și de statutul organului colegial, se selectează forma protocolului: scurtă, integrală sau stenografică.

Un protocol complet este un document care înregistrează nu numai problemele discutate, deciziile luate și numele vorbitorilor, dar și se fac note destul de detaliate care transmit conținutul rapoartelor și al discursurilor participanților la întâlnire, toate opiniile exprimate, întrebările și observațiile. făcute, comentarii, poziții. Procesul-verbal complet vă permite să reflectați o imagine detaliată a întâlnirii.

Proces-verbal scurt - consemnează problemele discutate la ședință, numele vorbitorilor și deciziile luate. Se omite progresul dezbaterii problemelor. Se recomandă păstrarea unor astfel de procese-verbale numai în cazurile în care ședința este prescurtată, se vor prezenta secretarului rapoarte și textele discursurilor, sau în cazurile în care ședința este de natură operațională.

Protocol verbal - întocmit pe baza unui raport stenografic al întâlnirii (transcriere) și transmite literalmente procesul de discutare a fiecărei probleme și de elaborare a unei decizii cu privire la aceasta.

Protocoalele complete și stenografice sunt compilate pe baza înregistrărilor scrise de mână (inclusiv stenografice) sau pe bandă realizate în timpul întâlnirii.

Definiția de mai sus nu include documentele numite „Protocol”, care sunt destul de des întocmite în practica activităților de management ale organizațiilor și întreprinderilor. Deci, de exemplu, în domeniul relațiilor contractuale se întocmesc protocoale de intenție, protocoale de neînțelegeri, protocoale de avize; Dintre principalele documente ale adunării generale a acționarilor, legislația denumește procesul-verbal al comisiei de numărare etc. Aceste tipuri de protocoale sunt similare ca scop cu actele: înregistrează și confirmă fapte sau evenimente. Prin urmare, acestea nu sunt supuse regulilor generale de întocmire și prelucrare a protocoalelor.

Protocolul, care formalizează activitățile organului colegial, se întocmește pe un formular de protocol, un formular general sau o foaie tip de hârtie folosind detaliile formularului. Detaliile includ următoarele: denumirea instituției (organizație, întreprindere); tipul documentului (protocol); tip de întâlnire, întâlnire; locul pentru punerea indexului documentului, data; locul întocmirii procesului-verbal (locul ședinței, ședinței).

În cazul în care protocolul este întocmit pe o formă generală sau coală de hârtie, denumirea tipului de document - PROTOCOL - se recomandă a fi tipărită cu majuscule în poziția: PROTOCOL.

Data ședinței și data executării finale și semnării documentului diferă aproape întotdeauna. De Cerințe generale procesul-verbal trebuie întocmit în cel mult cinci zile de la data ședinței. Legea „On societățile pe acțiuni» stabilește perioada maximă de întocmire a procesului-verbal al unei ședințe a consiliului de administrație - trei zile, procesul-verbal al adunării generale a acționarilor - 15 zile de la încheierea ședinței.

Data procesului-verbal este întotdeauna data ședinței. Dacă ședința (sesiunea) a durat câteva zile, atunci data procesului-verbal include datele începutului și sfârșitului acestuia. De exemplu:

21-24.04.2010 sau integral: 10.04.2010-12.04.2010

În protocoalele autorităților, datele sunt scrise în formă verbală și digitală:

Numerotarea protocoalelor se realizează în cadrul anului calendaristic sau al mandatului organului colegial. Numărul (index) este plasat pe aceeași linie cu data și indică numărul de serie al întâlnirii în intervalul de timp specificat: „Nr. 02” sau „Nr. 12”. Numerele de protocol pot conține sufixe de litere. Numerele secvențiale sunt atribuite separat pentru fiecare grup de procese-verbale care sunt întocmite în organizație: de exemplu, procesele-verbale ale adunărilor generale ale acționarilor sunt numerotate separat; procesele verbale ale ședințelor consiliului de administrație; procesele-verbale ale ședințelor consiliului de administrație etc.

Atributul „Locul pregătirii documentului” nu înseamnă locația organizației, ci locul unde a avut loc efectiv întâlnirea. De exemplu, dacă organizația este situată la Moscova, iar întâlnirea a avut loc la Tula, procesul-verbal este marcat: „Dl. Tula"

Titlul textului procesului-verbal, de regulă, reflectă tipul de ședință sau activitate colegială și este în concordanță cu denumirea tipului de document. De exemplu: Procesul-verbal al (ce?) reuniune a consiliului; (ce?) ședințe de consiliu; (ce?) întâlniri ale șefilor unităților structurale. La întocmirea proceselor-verbale în organele executive federale, se recomandă să indicați tipul de ședință după numele tipului de document și să îl separați cu o riglă de detaliile ulterioare - „Locul întocmirii procesului-verbal”. Pe lângă indicarea tipului de întâlnire, se poate indica cine o găzduiește:

Un exemplu de execuție a protocolului în autoritățile executive federale este dat în Anexa 11.

PROTOCOL

întâlniri cu șeful departamentului

ȘI DESPRE. Nume de familie

Textul protocolului este clar structurat. Aceasta înseamnă că indiferent de problemele incluse pe ordinea de zi a unei ședințe sau ședințe, de cursul discuției acestora sau de deciziile luate, textul documentului este format din anumite părți dispuse în aceeași succesiune.

Textul protocolului include părți introductive și principale. În partea introductivă a protocolului, după titlu, sunt date prenumele și parafa președintelui și secretarului de ședință. Cuvintele „Președinte” și „Secretar” sunt tipărite de la marginea marginii din stânga, la două spații de la titlu la text. După liniuță sunt indicate inițialele și numele de familie. De exemplu:

Președinte (Președinte) - P.0. Leonidov

Secretar - T.K. Dorofeeva

Dintr-un rând nou după cuvântul „Prezentă”, sunt enumerate inițialele și prenumele membrilor permanenți ai corpului colegial (în ordine alfabetică). La întocmirea procesului-verbal al unei întâlniri cu mai mult de 15 participanți, documentul indică componența lor cantitativă și notează că lista (fișa de înregistrare) este atașată procesului-verbal. În astfel de cazuri, înainte de începerea ședinței, se efectuează înregistrarea participanților, conform listelor din care se numără cei prezenți. Listele sunt parte integrantă a protocolului. De exemplu:

Prezent: P.I. Andreeva, D.M. Belov, R.G. Martynov, E.V. Yaroshchuk

Prezent: 16 persoane (lista atasata)

Pentru a lua decizii la o ședință, este necesar un cvorum, de ex. acel minim necesar de participanți care legitimează deciziile luate. Prin urmare, în procesul-verbal se face adesea o notă despre prezența unui cvorum, indicând componența cantitativă generală a organului colegial și numărul efectiv al celor prezenți la ședință, de exemplu:

Pe lângă membrii permanenți ai organului colegial, care sunt obligați să participe la ședință sau ședință, la acesta pot fi invitați în mod special funcționari care, prin natura activităților lor, au legătură cu problemele aflate în discuție. Informațiile despre cei invitați la întâlnire trebuie consemnate în procesul-verbal. De exemplu:

Invitat: Director financiar F.Yu. Eremeev, Contabil șef I.I. Petrova

Se recomandă indicarea posturilor persoanelor invitate la întâlnire, deoarece menționarea numai a numelor de familie nu dezvăluie informațiile complete despre participanți. În același timp, este adesea important să se arate care oficiali pot sau ar trebui să participe la rezolvarea unor probleme specifice. Dacă la întâlnire (întâlnire) participă reprezentanți ai diferitelor organizații, atunci, pe lângă pozițiile lor, sunt indicate și locurile lor de muncă.

Partea introductivă a protocolului se încheie cu o listă de probleme care sunt discutate în cadrul întâlnirii. Începe cu cuvintele „Agendă:” și se află la două sau trei spații sub lista de participanți din marginea din stânga. Pe formularele cu detalii longitudinale, cuvintele „Agendă” pot fi centrate. Lista întrebărilor stabilește ordinea discuției lor.

Fiecare punct de pe ordinea de zi începe cu prepoziția „O” („Despre”) și răspunde la întrebarea „despre ce?” Întrebările sunt numerotate cu cifre arabe și conțin o indicație a raportorilor pentru fiecare întrebare (funcționarul care a pregătit întrebarea). De exemplu:

Agendă:

1. Cu privire la aprobarea Regulamentului privind procedura de păstrare a documentelor CJSC Garant

Raportul șefului arhiva societății Karaseva O.P.

2. Despre perspectivele dezvoltării Centrului de Tehnologia Informației

Raport al șefului Centrului Vasin L.A.

Textul părții principale a protocolului este întocmit în conformitate cu succesiunea problemelor stabilită pe ordinea de zi. Acesta reflectă progresul dezbaterii problemelor în cadrul ședinței și înregistrează deciziile luate.

Partea principală a textului protocolului constă din secțiuni. Numărul acestora corespunde numărului de probleme incluse pe ordinea de zi. Textul fiecărei secțiuni este structurat după următoarea schemă: „ASCULTAT”, „VORBIT”, „HOTARAT” (“HOTARAT”). Aceste cuvinte sunt tipărite din marginea din stânga cu majuscule pentru a se evidenția în textul protocolează înregistrările discursului vorbitorului principal, participanților la dezbaterea problemei și partea de rezoluție care formulează hotărârea ședinței. Înainte de cuvântul „ASCULTAT” este indicat numărul secțiunii corespunzătoare (numărul agendei). Părțile rămase (SPEAKED, DECIDED sau DECIDED) nu sunt numerotate.

Partea „ASCULTAT” conține textul discursului. Numele și inițialele fiecărui vorbitor sunt imprimate pe o nouă linie în cazul nominativ. Prezentarea înregistrării discursului este separată de nume de familie printr-o cratimă; este prezentată la persoana a III-a singular. Există o practică de a plasa conținutul rapoartelor (mesaje, discursuri) în textul protocolului, dar este posibil să se folosească și linkul „Textul raportului este atașat”. Acest lucru se face dacă raportul este mare și conține o cantitate semnificativă de informații importante. În acest caz, este de preferat să-i pregătiți textul în prealabil și să-l transmiteți secretarului ședinței. Textul raportului este o anexă la protocol. De exemplu:

1. ASCULTAT:

Vasina L.A. - se atașează textul raportului

În partea „VORBIREA”, sunt indicate numele și inițialele tuturor celor care au vorbit pe această problemă și un scurt rezumat al discursurilor lor. Este important să reflectăm în procesul verbal toate opiniile, întregul curs al discuției. Așadar, dacă au fost adresate întrebări vorbitorilor și vorbitorilor din dezbatere, după fiecare intervenție acestea trebuie consemnate în procesul-verbal în ordinea în care au fost primite, indicându-se denumirea și textul întrebării și răspunsul la aceasta.

Este posibil să nu existe alte discursuri decât raportul principal. În acest caz, partea „VORBITĂ” a textului este omisă, iar secțiunea este formată din doar două părți: „ASCULTAT” și „HOTARAT” („DECIDAT”).

Partea „REZOLUT” („DECIDE”) reflectă decizia luată cu privire la problema în discuție. Textul dispozitivului este tipărit integral în orice formă a protocolului. Deciziile înregistrate trebuie să fie scurte, precise și să nu facă obiectul unei duble interpretări. Dacă există mai multe decizii cu privire la o problemă, acestea sunt formulate ca mai multe puncte, fiecare dintre ele numerotate cu cifre arabe.

Dacă unul dintre paragrafe conține o decizie de aprobare a unui document discutat în ședință, acest document devine anexă la procesul-verbal și pe el este scris un link către numărul și data procesului-verbal.

Deciziile consemnate în protocol sunt de natură administrativă. Prin urmare, ele trebuie formulate folosind un model caracteristic documentelor administrative: „Ce să faci”. De exemplu:

HOTĂRÂT:

Aprobați statutul companiei în formularea propusă

În cazul în care decizia conține instrucțiuni pentru acțiuni ulterioare, trebuie să se menționeze, de asemenea, executorul (executorii) acestora sau cei responsabili pentru executare și termenul limită de executare. De exemplu:

HOTĂRÂT:

Cap arhiva Karaseva O.P. până la data de 04.01.2010, finalizarea proiectului de Regulament privind procedura de păstrare a documentelor SA Garant, ținând cont de comentariile formulate.

Deciziile pot fi luate prin vot. De exemplu, trebuie să voteze pentru deciziile luate la ședințele consiliilor de administrație, votul este obligatoriu la alegerea sau numirea funcționarilor etc. În aceste cazuri, rezultatele votului sunt indicate în protocol după decizia relevantă. De exemplu:

„IMPOTRIVA” - 2

„ABȚINUT” – nr

sau, dacă toți cei prezenți la ședință sau la ședință au votat „PENTRU”:

Decizia a fost luată în unanimitate

Dacă în timpul discuției se exprimă o opinie divergentă, conținutul acesteia se consemnează în textul protocolului după decizia corespunzătoare 1.

Textul protocolului este tipărit la 1,5 rânduri.

Procesul-verbal se întocmește de către secretarul de ședință. Semnata de presedinte si secretar. Semnăturile sunt separate de text prin trei rânduri. Titlul postului este tipărit de la marginea marginii din stânga, ultima literă a numelui este limitată la marginea dreaptă.

Unele tipuri de protocoale sunt supuse aprobării de către șeful organizației (de exemplu, procesele verbale ale unei ședințe a unui consiliu tehnic, comisie de experți etc.).

Extras din protocol

Hotărârile luate în ședință sunt deseori comunicate executorilor sub forma unui extras din procesul-verbal. Un extras din procesul-verbal este o copie exactă a unei părți a textului procesului-verbal original referitoare la punctul de pe ordinea de zi pentru care se întocmește extrasul.

Extrasul reproduce toate detaliile formularului, partea introductivă a textului, punctul de pe ordinea de zi pe care se pregătește extrasul și textul care reflectă discuția problemei și decizia luată.

Extrasul din protocol este semnat doar de secretar, care îl certifică și el. Certificarea este scrisă de mână și constă din cuvântul „Adevărat”, indicarea funcției - „Secretar”, semnătura personală a acestuia, transcrierea semnăturii și data. Dacă un extras este dat pentru a fi transmis unei alte organizații, atunci acesta este certificat de sigiliul organizației sau de serviciul corespunzător.

Exemple de întocmire a protocoalelor complete și scurte și extrase din protocol sunt date în Anexele 12-14.

Înregistrarea protocoalelor organelor de conducere nestatale

organizatii

În prezent, importanța protocolului a crescut ca unul dintre principalele documente în sistemele de management ale organizațiilor comerciale nestatale: societăți pe acțiuni, societăți cu răspundere limitată etc. Acest lucru se explică prin faptul că activitățile organelor de conducere colegiale a structurilor nestatale sunt reflectate în protocoale.

În special, Legea „Cu privire la societățile pe acțiuni” numește procesul-verbal al adunării generale a acționarilor principalul document care consemnează desfășurarea adunării și deciziile luate cu privire la punctele de pe ordinea de zi. Semnificația acestui tip de protocol este determinată în primul rând de faptul că ședința este cel mai înalt organ de conducere al societății pe acțiuni și ia decizii cu privire la cele mai importante aspecte ale activității acesteia. Prin urmare, o serie de acte juridice acordă o mare atenție conținutului obligatoriu al informațiilor din astfel de protocoale, executării și certificării lor competente din punct de vedere juridic.

Pentru ca protocoalele care reflectă activitățile organelor de conducere ale societăților pe acțiuni să dobândească forță juridică, la întocmirea lor, trebuie să se țină seama nu numai de cerințele standard pentru acest tip de document discutate mai sus (formular standard de protocol). Normele actelor legislative și de reglementare își extind semnificativ componența și definesc un număr de conditii suplimentare, în care procesul-verbal al adunării generale a acționarilor devine un document semnificativ din punct de vedere juridic.

Legea federală „Cu privire la societățile pe acțiuni” și reglementări

• 0 cerințe suplimentare pentru procedura de pregătire, convocare și desfășurare a adunării generale a acționarilor 2 au stabilit că procesul-verbal al adunării generale a acționarilor trebuie să reflecte următoarele:
  • numele complet al companiei și locația companiei;
  • tipul de adunare generală (anuală sau extraordinară);
  • forma ședinței (ședința sau votul absent);
  • data ședinței (data întocmirii procesului-verbal);
  • locul întâlnirii (adresa exactă);
  • ordinea de zi a adunării generale a acționarilor;
  • ora de începere și de încheiere a înregistrării persoanelor care au avut dreptul de a participa la adunarea generală a acționarilor;
  • ora deschiderii și închiderii adunării generale, iar în cazul în care hotărârile adoptate de adunare și rezultatele votului asupra acestora au fost anunțate în adunarea generală, de asemenea momentul la care a început numărarea voturilor;
  • la efectuarea votului în absență, indicați adresa poștală la care au fost trimise buletinele de vot completate;
  • numărul de voturi deținute de persoane, includerea în lista persoanelor îndreptățite să participe la ședință pentru fiecare problemă de pe ordinea de zi;
  • numărul de voturi deținut de persoanele care au participat efectiv la adunarea generală pentru fiecare problemă de pe ordinea de zi a adunării, indicând dacă a fost cvorum pentru fiecare problemă;
  • numărul de voturi exprimate pentru fiecare dintre opțiunile de vot („pentru”, „împotrivă” și „abținere”) pentru fiecare punct de pe ordinea de zi a adunării generale pentru care a existat cvorum;
  • formularea hotărârilor luate de ședință cu privire la fiecare punct de pe ordinea de zi;
  • numele vorbitorilor și punctele principale ale discursurilor;
  • președinte (prezidiu) și secretar al ședinței.

Structura textului și regulile de întocmire a procesului-verbal al adunării generale a acționarilor sunt practic aceleași ca pentru toate documentele de acest tip. Principalele cerințe ale actelor juridice se referă la compoziția informațiilor, în primul rând cele care sunt incluse în partea sa introductivă.

Date „Numele complet al companiei”, „Locul” și

„Data” sunt detaliile formularului de protocol, regulile pentru proiectarea cărora au fost discutate mai sus. În același timp, în procesele-verbale ale adunărilor generale ale acționarilor, data adunării este adesea indicată nu numai în formă, ci și în partea introductivă.

„Tipul adunării generale” se reflectă în titlul textului și clarifică ce fel de adunare, anuală sau extraordinară, a fost ținută de acționari.

La fel ca în orice alt proces-verbal, se consemnează informații despre președintele și secretarul adunării generale și despre problemele incluse pe ordinea de zi.

Toate celelalte blocuri de informații definite prin acte juridice extind și clarifică semnificativ informațiile standard despre cei prezenți, desfășurarea ședinței și sunt specifice proceselor-verbale ale societăților pe acțiuni.

Partea introductivă a procesului-verbal începe cu informații care caracterizează întâlnirea în sine. Datele includ:

• forma întâlnirii;
• locul adunării generale (adresa exactă);
• ora de începere și de încheiere a înregistrării participanților la întâlnire;
• ora de începere și de închidere a adunării generale, iar dacă hotărârile adoptate de adunare și rezultatele votului cu privire la acestea au fost anunțate în adunarea generală, și momentul la care a început numărarea voturilor.

„Forma adunării” este o indicație că adunarea se desfășoară sub forma prezenței comune a acționarilor (adunarea) sau sub forma votului absent. Această clarificare este importantă, deoarece forma adunării afectează întregul curs de luare a deciziilor de către acționari. Textele proceselor-verbale ale acestor ședințe vor fi diferite:

• procesul-verbal al adunării sub formă de prezenţă comună a acţionarilor se întocmeşte conform schema standard;
• protocolul care reflectă evoluția votului absent este analog protocolului comisiei de numărare pe baza rezultatelor votului.

Datele despre locația adunării generale nu reprezintă o repetare a detaliilor formularului „Locul întocmirii procesului-verbal”. Locul de desfășurare este adresa exactă și completă la care a avut loc întâlnirea.

Procesul-verbal al adunării generale a acționarilor trebuie să consemneze ora de începere și de încheiere a înscrierii participanților; ora de începere și de închidere a adunării generale. Acest lucru este foarte important, întrucât organizarea adunării generale a acționarilor trebuie să asigure tuturor persoanelor prezente la adunare șanse egale, începând cu procedura de înregistrare. Rezultatele votului și legitimitatea deciziilor luate depind direct de modul și momentul în care au fost efectuate înregistrarea și votul. Astfel, începerea unei adunări generale nu încetează înregistrarea persoanelor îndreptățite să participe la adunare. Acţionarii care au ajuns după începerea adunării au dreptul de a participa la vot asupra problemelor care sunt luate în considerare după înregistrarea lor. Includerea datelor specificate în protocol face posibilă determinarea dacă aceste cerințe și alte cerințe stabilite prin acte juridice au fost respectate în procedura de desfășurare a ședinței. O încălcare a normelor legale reflectate în procesul-verbal nu permite ca ședința să fie considerată valabilă și luarea deciziilor.

Nu mai puțin importantă este prezentarea în procesul-verbal al adunării generale a acționarilor a datelor referitoare la acționarii prezenți la adunare, reprezentanții acestora și alte persoane îndreptățite să participe la adunare. Aceste informații vor diferi semnificativ de modul în care informațiile prezentatorului sunt prezentate într-un protocol standard. Astfel, procesul-verbal al adunării generale a acționarilor indică nu numai numărul participanților la ședință, ci și numărul de voturi pe care aceștia au.

Numărul de voturi ale participanților la adunarea generală a acționarilor corespunde numărului de acțiuni cu drept de vot deținute de toți participanții. Prin urmare, pe lângă numărul total de acționari prezenți, este important să se consemneze în procesul-verbal:

• 1) numărul de voturi deținute de acționarii și reprezentanții acestora înscriși în lista persoanelor îndreptățite să participe la ședință pentru fiecare problemă de pe ordinea de zi;
• 2) numărul de voturi deținute de persoanele care au participat efectiv la ședință pentru fiecare punct de pe ordinea de zi, indicând dacă a fost cvorum la ședință.

De exemplu:

Societate pe actiuni inchisa Tehnologia informatiei

PROTOCOL

Adunarea Generală a Acţionarilor

Tipul adunării: Adunarea Generală Anuală a Acţionarilor.

Forma de desfășurare a adunării: prezența comună a acționarilor.

Data ședinței: 23.03.2010.

Locul întâlnirii: Moscova, st. Pyatnitskaya, 3, clădirea 2.

Ora de începere a înscrierii persoanelor îndreptățite să participe la adunarea generală a acționarilor este ora 10.00.

Ora limită pentru înregistrarea persoanelor îndreptățite să participe la adunarea generală a acționarilor este -14.00

Ora de deschidere a adunării generale a acționarilor este ora 12.00.

Ora de închidere a adunării generale a acționarilor este ora 18.00.

Președinte - N.M. Korablev

Secretar - T.A. Antonova

În ziua adunării generale a acționarilor, numărul total de acțiuni cu drept de vot ale CJSC Tehnologii Informaționale este de 100, dintre care 80 sunt acțiuni ordinare; acțiuni preferate - 20 buc.

Lista persoanelor îndreptățite să participe la adunarea generală a acționarilor în conformitate cu registrul acționarilor cuprinde 40 de acționari cu un total de 100 de voturi (la numărul 1 - 100 de voturi; la numărul 2 - 100 de voturi; la numărul 3 - 100 de voturi; ).

La începutul ședinței au fost înregistrați și au fost prezenți la ședință: 30 de proprietari de acțiuni cu drept de vot și reprezentanții autorizați ai acestora, deținând în total 80 de acțiuni. acțiuni cu drept de vot, care reprezintă 80% din numărul total de acțiuni cu drept de vot (la emisiunea 1 - 80 de voturi, la emisiunea 2 - 80 de voturi, la emisiunea 3 - 80 de voturi).

Se anexează procesul-verbal nr. 1 al comisiei de numărare și jurnalul de înregistrare a participanților la întâlnire.

Este cvorum. Ședința este considerată competentă în toate problemele incluse pe ordinea de zi.

Invitat: reprezentant al auditorului - societatea CJSC „Reestr”, auditor principal Mikhailov V.M., contabil șef al CJSC „Tehnologii informaționale” Ufimtseva T.S.

Numele și inițialele acționarilor, de regulă, nu sunt indicate în procesul-verbal. Acestea sunt cuprinse în documentele obligatorii care se întocmesc în pregătirea ședinței:

• 1) în lista persoanelor îndreptățite să participe la adunarea generală a acționarilor (numărul total de acționari ai societății);
• 2) într-un document care este utilizat pentru înregistrarea participanților, de exemplu într-un jurnal de înregistrare (numărul de persoane care participă efectiv la întâlnire).

Lista și jurnalul sunt anexe la procesul-verbal al adunării generale a acționarilor.

Datele extinse prezentate în procesul-verbal despre cei prezenți la ședință ne permit să concluzionam că există cvorum la fiecare punct de pe ordinea de zi și că deciziile luate și ședința în ansamblu sunt recunoscute ca legitime.

Partea principală a protocolului este construită conform schemei standard „ASCULTAT - VORBIT - DECID (DECID)” sau „ASCULTAT - DECID (DECID)”. Textul protocolului trebuie să fie foarte detaliat și să cuprindă principalele prevederi ale discursurilor; numele persoanelor care vorbesc; intrebari si raspunsuri; formularea deciziilor luate cu privire la fiecare subiect de pe ordinea de zi.

Deciziile la adunările generale ale acționarilor se iau întotdeauna prin vot.

Votarea în adunarea generală a acționarilor se efectuează conform principiului „o acțiune cu drept de vot - un vot”, cu excepția cazurilor de vot cumulativ pentru alegerile în consiliul de administrație. La cumulativ vot, numarul de voturi apartinand fiecarui actionar se inmulteste cu numarul de persoane care trebuie alese in consiliul de administratie (consiliul de supraveghere) al societatii, iar actionarul are dreptul de a exprima voturile primite in acest fel in intregime pt. un candidat sau distribuiți-le între doi sau mai mulți candidați. Candidații care obțin cel mai mare număr de voturi sunt considerați aleși în consiliul de administrație.

Extrase din procesul-verbal al adunării generale a acționarilor nu sunt întocmite. Acţionarii pot solicita o copie a procesului-verbal al adunării. Acesta trebuie eliberat oricărui acționar al companiei pentru o taxă care nu poate depăși costul realizării unei copii.

Un număr semnificativ de date obligatorii de același tip face posibilă realizarea de formulare șablon de procese-verbale ale adunărilor generale ale acționarilor, care au text pretipărit cu informații permanente unificate și spații libere pentru completarea acestora cu informații care caracterizează o anumită situație. Ele pot simplifica foarte mult pregătirea documentelor.

Pentru procesul-verbal al adunării generale a acționarilor, informațiile permanente sunt date care trebuie incluse în partea introductivă a procesului-verbal și în blocul care caracterizează rezultatele votului. Acestea pot fi stocate în prealabil în memoria computerului și apoi completate cu informații relevante pentru o anumită întâlnire. Utilizarea unor astfel de formulare pregătite în prealabil nu numai că facilitează munca secretarului de ședință, dar nu permite, la întocmirea procesului-verbal, să rateze vreo dată obligatorie de care depinde forța sa juridică.

Un exemplu de formă de șablon al procesului-verbal al unei adunări generale a acționarilor:

Societate pe acțiuni închisă Protocol TEHNOLOGIA INFORMAȚIILOR

adunările acţionarilor

Tip de întâlnire: _

Forma de desfasurare a sedintei:_

Data intalnirii:_

Locația întâlnirii:_

Ora de începere a înscrierii persoanelor îndreptățite să participe la adunarea generală a acționarilor este -_

Ora limită pentru înregistrarea persoanelor îndreptățite să participe la adunarea generală a acționarilor este -_

Ora de deschidere a adunării generale a acționarilor -_

Ora de închidere a adunării generale a acționarilor -_

presedinte -secretar -

În ziua adunării generale a acționarilor, numărul total de acțiuni cu drept de vot

CJSC „Tehnologii Informaționale” se ridică la_buc., din care acțiuni ordinare -

PC.; acţiuni preferenţiale -_buc.

Lista persoanelor îndreptățite să participe la adunarea generală a acționarilor în conformitate cu registrul acționarilor include_acționarii care dețin în total _voturi (pentru 1 emisiune -_voturi; pentru a 2-a emisiune -_voturi; pentru

Înregistrați pentru a participa la ședință:_proprietari de acțiuni cu drept de vot

si reprezentantii lor imputerniciti, detinand in total_buc. alegătorii

Procesul-verbal Nr. comisiei de numărare și jurnalul de înregistrare a participanților la ședință

sunt atașate.

Cvorum prezent pe_probleme/nu este prezent pe_probleme. Ședința se consideră competentă asupra problemelor cuprinse pe ordinea de zi.

AGENDĂ:

• 1. ASCULTAT:

Activitățile organului consultativ trebuie să fie documentate. Pentru aceasta este folosit un protocol. În articolul de astăzi vom vorbi despre caracteristicile înregistrării întâlnirilor și întâlnirilor. Cunoștințele acumulate vor asigura valabilitatea legală a documentelor, executarea și căutarea promptă și de înaltă calitate a acestora.

Baza normativă și metodologică pentru întocmirea protocolului

În Dicționarul de tipuri și soiuri de documentație modernă de management, dezvoltat de Institutul de Cercetare Științifică din întreaga Rusie pentru Gestionarea și Arhivarea Documentelor (VNIIDAD, 2014), există următoarea definiție:

un protocol al unei întâlniri- acesta este un document informativ și de referință care înregistrează desfășurarea întâlnirii (întâlnirii) și deciziile luate.

• Recomandări metodologice pentru elaborarea instrucțiunilor pentru munca de birou în autoritățile executive federale (aprobate prin ordinul lui Rosarkhiv la 23 decembrie 2009 nr. 76) (denumite în continuare Recomandări metodologice);
• GOST R 6.30–2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru pregătirea documentelor”;
• Documentatie organizatorica si administrativa. Cerințe de documentare. Recomandări metodologice pentru implementarea GOST R 6.30–2003 (aprobat de Rosarkhiv).

Cu toate acestea, protocoalele sunt întocmite nu numai pentru activitățile de management. Ele se aplică și altor domenii: activități financiare, de cercetare, juridice etc. Regulile pentru elaborarea și pregătirea procesului-verbal al unei întâlniri (ședințe) sunt, de asemenea, consacrate în alte documente. De exemplu:

• în Legea federală a Federației Ruse din 26 decembrie 1995 nr. 208-FZ (modificată la 29 iunie 2015) „Cu privire la societățile pe acțiuni” (Capitolul VII „Adunarea generală a acționarilor”);
• în Legea federală a Federației Ruse din 02.08.1998 nr. 14-FZ (modificată la 29.06.2015) „Cu privire la societățile cu răspundere limitată” (Capitolul IV „Managementul în societate”);
• în Codul de procedură penală al Federației Ruse din 18 decembrie 2001 nr. 174-FZ (capitolul 35, art. 259).

Întocmirea protocolului

Protocolul, indiferent de tip, constă din trei părți:

• antet (anteturi);
• principal(text);
• procesare (semnături, vize de familiarizare).

Detaliile afectează forța juridică a documentului. Este important să le oficializați corect în conformitate cu regulile actuale.

Partea antet

Protocoalele sunt întocmite pe un formular de protocol, un formular general sau o coală standard A4. Amplasarea detaliilor antetului în toate cazurile este longitudinală sau unghiulară.

Exemplu de proiectare pe o formă de protocol (forma unui anumit tip de document) cu dispunerea longitudinală a detaliilor

Formele unui anumit tip de document sunt utilizate la publicarea unui număr mare de copii. Alte documente sunt întocmite pe un formular comun. Pe el este lăsat un spațiu liber pentru a scrie numele oricărui tip de document.

Un exemplu de protocol pe o formă generală cu detaliile dispuse longitudinal

Număr de înregistrare a protocolului constă din numărul de ordine al întâlnirii (întâlnirii). Numărul se atribuie în cadrul anului calendaristic sau al mandatului organului colegial. Poate fi completat cu o desemnare a literei.

De exemplu, nr. 2 EC. Aici 2 este numărul de serie (contului) al întâlnirii (întâlnirii). EC este denumirea prescurtată a unui organism colegial („comisie de experți”).

Procesele-verbale ale ședințelor comune au numere compuse. Acestea includ numerele de serie ale proceselor-verbale ale organizațiilor care au luat parte la ședință (de exemplu, nr. 11/29).

Recuzită „locul întocmirii sau publicării documentului” este emis pe o linie separată. Se află sub data și numărul de înregistrare. Și cu un aranjament longitudinal de detalii - în centrul liniei următoare. Detaliile conțin denumirea locației geografice în care a avut loc ședința organului colegial. Abrevierile convenționale ale denumirilor geografice trebuie să respecte Regulile pentru furnizarea de servicii poștale (aprobate prin ordin al Ministerului Telecomunicațiilor și Comunicațiilor de Masă al Rusiei din 31 iulie 2014 nr. 234). De exemplu:

Khimki, regiunea Moscova

Parte principală

Titlu în text Protocolul include denumirea organului colegial. Depinde de scop functional organ, de exemplu:

(ce?) ședințe de consiliu de disertație
(ce?) ședințe ale comisiei de experți
(ce?) întâlniri de conducere...

Protocoalele pot fi complete sau scurte. Aceasta depinde de caracterul complet al acoperirii problemelor la întâlniri (întâlniri).

Textul protocolului complet constă din două părți: introductivă și principală.

În partea introductivă sunt indicate:

• președintele (sau președintele) ședinței (ședinței);
• secretar de ședință (ședință);
• numele celor prezenți la ședință (întâlnire);
• persoane invitate (dacă există);
• agendă.

Președintele ședinței (ședinței) este șeful organului deliberativ care conduce ședința. Secretarul unei ședințe (ședințe) este o persoană care documentează activitățile organului deliberativ, adică întocmește procese-verbale. Prezent - persoane care fac parte din colectivul de reuniune (organ consultativ). Invitații nu sunt incluși în corpul colegial în ședință. Dar ei sunt invitați la întâlnire (întâlnire) din anumite motive.

1. ASCULTAT:
Korolenko V.P. - Textul raportului este atașat.

2. ASCULTAT:
Yakunin G.N. - textul raportului (Anexa 2).

Toate întrebările adresate vorbitorului și vorbitorilor și răspunsurile la acestea sunt înregistrate în ordinea în care au fost primite. Acestea sunt emise cu o linie roșie.

Cuvântul „SPEAKED” începe din marginea stângă și se termină cu două puncte. Numele și inițialele fiecărui vorbitor sunt scrise într-o linie roșie (paragraf). Sunt indicate la cazul nominativ (VORBIT – cine?). După liniuță, un conținut scurt sau detaliat al discursului este scris sub forma unui discurs indirect.

DIFUZOARE:
Ivanov A.V. - a sugerat ca șefii unităților structurale să pregătească întrebări pentru certificarea angajaților.

PE O NOTĂ!

Rezoluția (decizia) este inclusă în textul protocolului integral. Mai mult, în formularea care a fost adoptată în ședință. Dacă este necesar, se dau rezultatele votului: „Pentru - ..., împotrivă - ..., abținut - ...”. De exemplu:

HOTĂRÂT:

1. Șef Departament HR Vermenich A.N. pregăti un proiect de program de formare a angajaților pentru anul 2016 până la 29 decembrie 2015.

Pentru - 15, împotrivă - 0, abținut - 0.

Dacă există mai multe soluții, acestea sunt numerotate cu cifre arabe cu un punct. De regulă, fiecare decizie este însoțită de funcția, prenumele și parafa persoanei responsabile de implementarea acesteia. Conține și un termen limită.

Exemplu de proces-verbal al unei ședințe

Partea de design

Procesul-verbal se semnează de către președintele și secretarul ședinței. Apoi sunt predate muncitorilor pentru semnare. Mai mult, lucrătorii au desemnat ca executori responsabili în dispozitivul protocolului.

Procesele-verbale ale organelor executive federale sunt semnate de președintele ședinței și de secretar.

Președinte - semnătură personală - S. V. Sidorov

Secretar – semnătură personală – M. I. Ivanova

Forma pe scurt a protocolului

În Recomandările Metodologice forma scurta protocol prezentate într-o formă unificată. Acest formular poate fi folosit de orice organizație.

Exemplu de întocmire a unui scurt protocol într-un organism executiv federal

De asemenea, textul acestui protocol se propune să fie compus din două părți. Partea introductivă precizează:

• parafa și prenumele președintelui (președintelui), secretarului;
• precum și funcțiile, inițialele și prenumele celor prezenți.

Titlurile posturilor celor prezenți sunt tipărite mai jos. În dreapta titlurilor postului sunt inițialele și numele de familie. Titlurile postului pot fi indicate generic.

De exemplu:

Prezent:

ministru adjunct al Economiei
dezvoltare Federația Rusă- I. O. Nume de familie

Adjuncții șefilor Rosarkhiv - I. O. Prenume

I. O. Nume de familie

Recomandările metodologice oferă nu numai structura și conținutul textului protocolului. Regulile de proiectare le găsiți și acolo.