Nota esplicativa senza obbligo da parte del datore di lavoro. Nota esplicativa - campione

Nella vita può verificarsi una situazione imprevista che non può essere evitata. Ma come formalizzarlo correttamente? In questo articolo esamineremo esattamente come gli attributi devono riflettersi in questo documento commerciale e toccheremo anche le regole di base per la compilazione delle note esplicative.

Una nota esplicativa è un documento

Una nota esplicativa è un documento commerciale che raccoglie le spiegazioni di tutte le parti in conflitto. Tuttavia, dovrebbe essere chiaro che questo documento non costituisce la base per presentare un reclamo alla direzione. Rifletterà semplicemente l’essenza del problema.

Di solito viene loro chiesto di presentare una nota esplicativa, violazione della disciplina del lavoro, ecc. Ma allo stesso tempo, molti non hanno nemmeno pensato a come redigere correttamente una nota esplicativa. Per comprendere questo problema, puoi procedere in 2 modi:

1. Nel motore di ricerca, poni la domanda “come scrivere correttamente una nota esplicativa” e seleziona l'opzione più adatta (secondo te)
2. Studia questo articolo e acquisisci informazioni sulla correttezza della stesura di una nota esplicativa per tutte le occasioni

Si prega di notare che quando si redige una nota esplicativa si applica una regola di base. Si tratta di una regola standard della corrispondenza commerciale e il suo rispetto dovrebbe essere il seguente:

• La nota dovrebbe riflettere l'idea principale del problema in uno stile aziendale senza parolacce o volgare
• Attendibilità delle informazioni fornite e loro sintesi
• Un saggio esplicativo è scritto in prima persona con una struttura delle frasi logica e sequenziale, mantenendo la cronologia
• Alla fine il documento dovrà essere vidimato con firma e data di redazione

La necessità di una forma e di una forma di nota esplicativa

Nota esplicativa: campione

Non esiste un modulo standard per una nota esplicativa; semplicemente non è approvato. Pertanto, la nota è scritta in qualsiasi forma. Ma se non hai idea di come scrivere correttamente una nota esplicativa, allora è meglio utilizzare la nota esplicativa di esempio sul nostro sito web.

È interessante notare che alcune organizzazioni hanno approvato il proprio modulo di nota esplicativa. Ciò non è vietato dalla legislazione del nostro paese, il che significa che dovrai utilizzare esattamente il modulo che l'azienda ti offre.

Esempio di nota esplicativa per la direzione dell'organizzazione

Usando l'esempio di una nota esplicativa alla direzione di un'organizzazione per ritardo o assenteismo, vediamo come dovrebbe essere redatto un documento del genere? Prendiamo, ad esempio, una situazione in cui un dipendente è arrivato in ritardo al lavoro o ha addirittura deciso di prendersi un giorno libero, cosa che verrà considerata assenteismo. Cosa devo scrivere in questo caso?

In generale, la compilazione di una nota esplicativa sarà simile a questa:

1. Nell'angolo in alto a destra del foglio dovresti scrivere il tuo nome completo. funzionario a cui viene inviata la nota esplicativa. Ad esempio, LLC Cherry Ivanov Ivan Ivanovich
2. Un po 'più in basso, sotto il destinatario, è necessario indicare da chi è stata scritta la nota. Quelli. indica i tuoi dati Ad esempio: dal capo economista Evgeniy Romanovich Levochkin.
3. Facendo un passo indietro, al centro del foglio è necessario scrivere il nome del documento. Vale a dire: esplicativo.
4. La parte principale della nota. Questa parte della nota esplicativa deve riflettere in modo chiaro e chiaro il motivo dell'assenteismo, che la direzione dell'impresa ora chiede di spiegare.
5. Completamento. Alla fine dovrai inserire la data di redazione del documento e la tua firma. Ad esempio: 29/06/16, Levochkin E.R.

Esempio

La nota esplicativa dovrà spiegare le ragioni della violazione

Un esempio della parte principale della nota esplicativa dovrebbe assomigliare a questo: Il 28 giugno 2016 non mi sono presentato al mio posto di lavoro per una buona ragione: un'interruzione della rete fognaria nell'appartamento. A causa dell'emergenza, ho dovuto chiamare il servizio di emergenza e adottare misure per ridurre al minimo le conseguenze dell'incidente.

Il servizio di emergenza è arrivato quando è stato chiamato solo 4 ore dopo, cioè alle 13.25 ora locale. Una squadra di specialisti ha iniziato i lavori di riparazione alle 13.40. Sono riusciti a risolvere i problemi solo dopo 3 ore e 45 minuti. A quel punto la giornata lavorativa stava già volgendo al termine. Non ho potuto lasciare l'appartamento durante i lavori di ristrutturazione, poiché vivo da solo. Di conseguenza, nessun altro tranne me poteva fornire agli idraulici l'accesso al mio appartamento.

Non ho potuto chiamare per avvisare la direzione dell’azienda dove lavoro perché non avevo un cellulare. E quando chiamavo da rete fissa si è verificata una sorta di interferenza, a causa della quale non sono riuscito a mettermi in contatto con il lavoro. Allego alla nota esplicativa un certificato che conferma la realtà dell'incidente e dei lavori di riparazione nel mio appartamento.

La nota esplicativa compilata viene inviata per esame al responsabile o a chi è autorizzato in queste materie. Lui, a sua volta, studia il documento presentato e allega la sua decisione di adottare misure specifiche in relazione a questo dipendente.

Se il dirigente decide di intraprendere un provvedimento disciplinare nei confronti del dipendente, al caso verrà allegata una nota esplicativa come prova.

Nota esplicativa alla scuola

Viene scritta una nota esplicativa indirizzata al gestore

In linea di principio, una nota esplicativa a una scuola non è praticamente diversa dalla nota fornita da un dipendente sul posto di lavoro. La principale caratteristica distintiva della nota esplicativa alla scuola sarà l'ufficialità:

• Insegnante di classe
• Dirigente scolastico
• Direttore

Diamo un'occhiata a come scrivere una lettera esplicativa a scuola in modo più corretto:

1. "Cappello", cioè Nell'angolo in alto a destra del foglio è necessario indicare il destinatario. Ad esempio, al direttore della scuola secondaria n. 1, Alexey Viktorovich Kuzmin.
2. "Da chi". Successivamente lo scrivi in ​​​​questo modo: da una studentessa del grado 11-B Lavrenko Irina Anatolyevna. Se la nota è scritta a nome del genitore dello studente, deve essere scritta dal gr. Larisa Vitalievna Lavrenko
3. Parte principale. Qui nel testo è necessario spiegare il motivo del ritardo alle lezioni scolastiche.

Esempio

Diciamo che la nota esplicativa è stata scritta dalla madre dello studente, quindi il suo contenuto dovrebbe essere il seguente:

“Io, Larisa Vitalievna Lavrenko, madre della studentessa dell'11-B Lavrenko Irina Anatolyevna, posso fornire una spiegazione riguardo alla sua assenza dalle lezioni scolastiche. Al risveglio la mattina mia figlia lamentava un forte mal di denti e siamo andati con lei dal dentista. Dopo aver prestato assistenza, il medico ha detto che mia figlia aveva bisogno di riposo ed era meglio per lei tornare a casa. A questo proposito il bambino non si è presentato alle lezioni il 12 ottobre 2016. Allego alla nota esplicativa un certificato rilasciato da un dentista.”

Di solito tali note esplicative sono scritte a nome dell'insegnante di classe. Ma non è questo il punto. La cosa principale è capire a chi sarà indirizzata esattamente la nota e solo allora iniziare a comporla.

La capacità di comporre correttamente una nota esplicativa non danneggerà nessuno. Tuttavia, se hai già una storia di ripetuti ritardi o assenze, allora forse è il momento di pensare e lavorare sulla tua puntualità. Dopotutto, questo ti aiuterà a migliorare la tua reputazione in meglio.

Come scrivere una nota esplicativa? Il video tutorial insegnerà:

Un documento redatto correttamente che spiega la causa degli errori nel lavoro o delle violazioni della disciplina del lavoro consente al dipendente di giustificare le sue azioni e al manager di determinare il grado di colpa del subordinato.

Non importa quanto si sforzino i lavoratori in vari campi, nella produzione, in un ufficio, in un cantiere edile, in un ufficio o in un reparto, prima o poi ognuno di loro si trova in una situazione in cui deve spiegare le proprie azioni (o inazioni) a il datore di lavoro, mettendo per iscritto le proprie riflessioni.

Viene chiamato un documento che spiega le ragioni di alcuni incidenti, eventi o comportamenti dei dipendenti "lettera esplicativa"(abbreviato come "esplicativo").

La presenza di una nota esplicativa consente di scoprire tutte le circostanze in cui sono stati commessi errori o comportamenti scorretti e di determinare la colpa del dipendente nell'incidente.

Ci sono molte ragioni per cui un manager può richiedere a un subordinato di descrivere un incidente in una nota esplicativa. Tra i più comuni:

• tardi
• nessuno spettacolo
• assenza dal lavoro
• uscita non autorizzata prima della fine della giornata lavorativa (turno)
• rifiuto di svolgere compiti
• errori nel lavoro
• mancato adempimento dei doveri d'ufficio
• rilevazione di violazioni mediante commissione, ispezione
• violazione della disciplina del lavoro

Non dovresti essere immediatamente ostile alla proposta del manager di scrivere una nota esplicativa. Una nota esplicativa scritta è una dichiarazione del dipendente della propria visione della situazione. Questo documento non consentirà ai superiori di interpretare tutto a modo loro e di punire un subordinato innocente.

IMPORTANTE: il codice penale russo avverte che nessuno è obbligato a testimoniare contro se stesso. Pertanto, se i fatti riportati nella nota esplicativa confermano la colpevolezza del dipendente, questi non è tenuto a scriverla.

Se il dirigente non ha ricevuto spiegazioni entro 48 ore dalla richiesta al dipendente, ha il diritto di applicare una sanzione disciplinare.

IMPORTANTE: Tutte le note esplicative sono archiviate nel fascicolo personale del dipendente e sono conservate per 75 anni.

Ogni dipendente può scoprire a nome di chi deve essere scritta una nota esplicativa. Per fare questo basta guardare il “Regolamento Interno del Lavoro”. I dirigenti alle cui dirette dipendenze sono ivi chiaramente indicati. La nota esplicativa dovrà essere scritta a nome di una di queste persone.

Se un gruppo di lavoratori viene riunito da diversi reparti, tutte queste persone sono subordinate al capogruppo per tutta la durata dell'attività lavorativa. Di conseguenza, il gestore potrà richiedere una nota esplicativa, che sarà scritta a suo nome.

Come iniziare e finire correttamente una nota esplicativa, cosa scrivere in una spiegazione: regole per scrivere note esplicative, istruzioni per scrivere

Non esistono regole rigide per redigere una nota esplicativa; la forma del documento è relativamente libera. Ma ci sono diverse condizioni che devono essere soddisfatte durante la scrittura:

• In alto a destra indicano a chi e da chi è destinata la nota (indicando nomi completi, incarichi e ragione sociale).
• A metà riga: “Esplicativo”.
• Inoltre, dal paragrafo, il testo stesso è in forma libera, indicando l'ora, la data e le circostanze esatte dell'incidente (in prima persona).
• Dopo il testo della nota esplicativa, il dipendente ha il diritto di inserire allegati che raccolgano brevemente i fatti che confermano la sua innocenza.
• Sotto, partendo da sinistra: posizione del dipendente, poi firma e trascrizione.
• L'ultima, nell'angolo sinistro, è la data, il giorno in cui viene redatta la nota esplicativa.

IMPORTANTE: nel spiegare le ragioni dell'incidente, è consigliabile che il dipendente aderisca ad uno stile aziendale ufficiale, senza usare linguaggio volgare. Allo stesso tempo, non è corretto richiedere a un subordinato un certo stile o brevità del testo.

Come scrivere una nota esplicativa sul lavoro relativa all'assenza dal posto di lavoro: campione, modello, esempi

Non sarà possibile evitare di spiegare ai tuoi superiori la tua assenza dal lavoro. La direzione ti chiederà giustamente di scrivere una nota esplicativa, perché l'assenza dal lavoro senza una buona ragione è una violazione della disciplina del lavoro.

La nota esplicativa dovrà indicare il motivo dell'assenza. È auspicabile che risulti rispettoso e, ancora meglio, che il dipendente possa fornire documenti che confermino la sua assenza dal lavoro. Possono essere certificati, assegni o altri documenti ufficiali con la data e l'ora dell'assenza del dipendente, confermate da una firma e un sigillo.

IMPORTANTE: Non è possibile fornire informazioni false o indicare fatti non corretti, perché il datore di lavoro può verificare i dati ricevuti nella nota esplicativa.

I motivi più comuni di assenza dal lavoro sono indicati nelle note esplicative:

• malattia o necessità di visitare urgentemente un medico
• incidente, guasto dell'auto
• tempo atmosferico
• la necessità di eliminare urgentemente le conseguenze delle allagamenti nell'appartamento

Esempio di nota esplicativa per quanto riguarda l'assenza dal lavoro:

1. Nome completo del manager nell'angolo in alto a destra (ad esempio: "Al direttore della LLC "South Coast" Alexander Alekseevich Samuilov."
2. La riga seguente contiene i tuoi dati: "dalla contabile Natalya Timofeevna Silina".
3. Sotto al centro: “Esplicativo”.
4. Dal paragrafo della riga seguente: “28/02/2018 Ero assente dal lavoro perché la tubazione del mio vicino è scoppiata sopra di me e il mio appartamento si è allagato. L'ho scoperto alle 8.00. Ha immediatamente chiamato una squadra di riparazione e ha cercato di salvare la sua proprietà dai danni. Una squadra di operai è arrivata un'ora e mezza dopo la mia chiamata e verso le 10.00 ha cominciato a lavorare per sistemare la perdita. La riparazione è stata completata alle 13.30. Dato che la mia giornata lavorativa dura fino alle 14.00, non ho avuto il tempo di venire al lavoro. Allego alla nota esplicativa un certificato dell'ufficio immobiliare che conferma la rottura del tubo del riscaldamento e il fatto che è stato riparato."
5. Ultima riga: “01/03/2018, firma, Silina N.T.”

Come scrivere correttamente una nota esplicativa per non essere puniti: consigli

Una nota esplicativa redatta correttamente ti aiuterà a evitare la punizione per una violazione.

IMPORTANTE: si ritiene che un dipendente che scrive una nota “esplicativa” sia già d'accordo sul fatto che in futuro sarà incolpato per quanto accaduto. Ma se scrivi "esplicativo" o "esplicativo", verrà ritenuto innocente. Questo è un malinteso, quindi non dovresti inventare nuovi nomi per la nota esplicativa, ma piuttosto comporne correttamente il testo.

Il successo di una nota esplicativa dipende dall'accuratezza del rispetto delle seguenti regole:

• Le informazioni devono spiegare la situazione in modo chiaro e conciso.
• Lo stile della nota dovrebbe essere professionale. Frasi elaborate e giri di parole eloquenti sono inappropriati nel testo esplicativo.
• In nessun caso si dovrebbe cercare di scaricare la colpa su un altro dipendente o nascondere fatti significativi.
• Alla fine del racconto sarebbero opportune delle scuse e la promessa di essere più attenti in futuro.
• Dovresti usare un foglio di carta bianco per scrivere la tua nota esplicativa, scrivere in modo leggibile e ordinato.

IMPORTANTE: Quando si compone un testo esplicativo, è meglio astenersi dall'utilizzare parole la cui corretta ortografia susciti dubbi. Devi assicurarti che non ci siano errori durante la scrittura o sostituire questa parola con un sinonimo.

Se un dipendente commette un errore, dovrà scrivere una nota esplicativa, indipendentemente da cosa abbia causato la sua disattenzione. La maggior parte degli errori sul lavoro sono dovuti a stanchezza, stress, disattenzione o mancanza di esperienza. Ciascuno di questi motivi può essere indicato nella nota esplicativa. La cosa principale è promettere, alla fine della nota, di essere più attenti in futuro e di impegnarsi nella vita affinché ciò non accada di nuovo.

Come scrivere una nota esplicativa sul lavoro in merito a un reclamo: campione, modello, esempi

I clienti che sono insoddisfatti del livello di servizio o della qualità dei servizi forniti possono presentare un reclamo contro un dipendente. È più difficile scrivere una dichiarazione esplicativa su un reclamo che su qualsiasi altra questione.

Il testo della nota dovrebbe rivelare il problema, descrivere sinceramente la situazione attuale e giustificare il dipendente. D'altra parte, note esplicative di questo tipo devono necessariamente contenere parole di pentimento e la promessa di prevenire tali situazioni in futuro.

Ma cosa scrivere se è stato il cliente ad avviare il conflitto e il dipendente non vede la propria colpa in quanto accaduto?

• Dovresti riflettere attentamente sulla tua spiegazione o consultare un avvocato.
• Non è necessario ammettere qualcosa che non può essere verificato e dimostrato.
• Il testo può menzionare l’integrità e la diligenza del dipendente, nonché la sua assenza di sanzioni disciplinari in passato.
• Attirare l'attenzione del datore di lavoro su eventuali circostanze attenuanti.
• Fatevi una fotocopia esplicativa.

IMPORTANTE: se la nota esplicativa descrive circostanze oggettive che giustificano il dipendente nella situazione attuale, molto probabilmente sarà in grado di evitare la punizione.

Illecito disciplinare– mancato o insufficiente (improprio) svolgimento delle mansioni lavorative senza validi motivi. La punizione per aver commesso un reato è prevista dall'articolo 192 del Codice del lavoro della Federazione Russa:

• commento
• rimprovero
• licenziamento

Per i dipendenti della procura, delle dogane e dei funzionari pubblici, la legge prevede sanzioni più severe, tra cui la privazione del grado, la riduzione del grado, l'avvertimento per inadempienza e altri.

Ma per punire un dipendente per cattiva condotta, il datore di lavoro dovrà dimostrare:

• illegittimità dell'operato del dipendente
• il fatto stesso che il dipendente abbia commesso un reato
• colpa del dipendente

Pertanto, quando scrive una nota esplicativa, il dipendente deve pensare a ogni parola. Altrimenti, il datore di lavoro potrà utilizzare anche il più piccolo “indizio” per punire un subordinato per cattiva condotta.

IMPORTANTE: Un dipendente non può essere ritenuto responsabile di un reato se il documento che lo mette a conoscenza della disposizione violata non contiene la sua firma.

Incidente sul lavoro– un'interruzione improvvisa e involontaria di un processo che potrebbe provocare lesioni, morte, perdita di proprietà o altri danni.

A seconda del tipo di incidente e della colpa del dipendente, seguirà la punizione. Nella migliore delle ipotesi, questo sarà un rimprovero e una perdita di bonus e, nel peggiore dei casi, un licenziamento.

La nota esplicativa dovrebbe descrivere in modo veritiero l'incidente, sottolineando il tuo ruolo in esso. È importante indicare l'ora con precisione. In alcuni casi è meglio redigere il testo insieme ad un avvocato.

Se da un sopralluogo sul lavoro emergono violazioni non sarà possibile evitare spiegazioni per iscritto. Ma è possibile rimanere impuniti solo se tali violazioni sono state scoperte per la prima volta e il dipendente stesso gode di fiducia e rispetto.

In ogni caso, nella nota esplicativa bisogna pentirsi e promettere che in futuro le violazioni verranno corrette e non si ripeteranno mai più.

Tuttavia, se le violazioni non vengono scoperte per la prima volta, non c'è nulla da sperare: una meritata punizione non tarderà ad arrivare, indipendentemente da quanto scritto nella nota.

Scrivere una nota esplicativa non è affatto difficile, soprattutto perché non richiede alcuna forma particolare. Ma l'affidabilità e la brevità del testo, la sincerità, l'accuratezza della scrittura e l'assenza di errori grammaticali possono aiutare a evitare la punizione o ad attenuarla.

Video: come scrivere correttamente e con competenza una nota esplicativa al lavoro?

Lettera esplicativa– un documento comprovante le ragioni della violazione commessa dall'uno o dall'altro dipendente. Di solito viene scritto volontariamente o su richiesta del manager nei casi in cui un dipendente dell'impresa ha fatto qualcosa di sbagliato (era in ritardo o non è venuto affatto al lavoro, si è presentato ubriaco, non ha eseguito le istruzioni che gli erano state fornite , eccetera.).

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Perché hai bisogno di una nota esplicativa?

Di norma, le violazioni che richiedono una spiegazione da parte del dipendente sono piuttosto gravi e possono portare ad azioni disciplinari, compreso il licenziamento. Per evitare ciò e comprendere onestamente la situazione, un manager competente chiede spiegazioni scritte.

Una nota esplicativa può proteggere un dipendente in situazioni controverse quando c'è un disaccordo con il datore di lavoro e può anche acquisire lo status di documento probatorio nel caso in cui una delle parti si rivolga in tribunale.

A chi deve essere indirizzata la nota esplicativa?

Molto spesso viene scritta una nota esplicativa indirizzata al direttore dell'impresa. Ma se l'azienda è molto grande, allora è necessario scrivere alla direzione diretta (capo officina, caposquadra, capo dipartimento, ecc.). Di solito, la posizione della persona a nome della quale deve essere scritta la nota è regolata dalle "Regole interne", che dovrebbero essere presenti in ogni organizzazione.

Quando scrivere una nota esplicativa

Esistono determinati termini per scrivere una nota esplicativa: non più di due giorni lavorativi dalla data dell'incidente. Per questo motivo il datore di lavoro, nel redigere una richiesta scritta di spiegazioni, deve fissare una data: a partire da tale data il verbale verrà conservato. Se la nota esplicativa non viene scritta entro il termine prescritto, il datore di lavoro ha il diritto di applicare al sottoposto sanzioni adeguate al reato e nell'ambito della legge.

Si ricorda che per una violazione può essere applicata una sola sanzione disciplinare e non oltre un mese dall'accertamento del fatto della violazione (il fatto è accertato anche per iscritto, mediante redazione e registrazione di apposito atto).

Regole per la redazione di una nota esplicativa

La nota esplicativa è redatta in forma libera. Deve contenere le seguenti informazioni:

• informazioni sull'azienda,
• informazioni sul manager e sul dipendente incriminato,
• data del reato
• spiegazioni.

Più la parte principale è convincente, meglio è per il dipendente; come argomentazione, è meglio fornire argomentazioni che abbiano una sorta di conferma scritta (ad esempio, se sei in ritardo al lavoro, un certificato di un istituto medico o un certificato ricevuta di un servizio auto con la data e l'ora della riparazione, ecc. .P.). Inoltre, un ruolo positivo è svolto dal pentimento per la violazione commessa (se è colpa diretta del dipendente) e dalla promessa di migliorare in futuro e di non commettere errori simili.

Se il dipendente non riscontra alcuna colpa, questa deve risultare anche nella nota esplicativa, fornendo tutte le prove necessarie della sua assenza.

Puoi scrivere una nota esplicativa a mano o digitarla su un computer. È preferibile la prima opzione ed è così che specialisti esperti in risorse umane e avvocati richiedono la redazione del documento. In ogni caso ci deve essere una spiegazione certificato da firma vivente dipendente con una trascrizione “live” obbligatoria.

La nota esplicativa deve essere redatta in due copie, di cui una deve essere consegnata al datore di lavoro e la seconda deve essere conservata, ma solo dopo che il datore di lavoro ha apposto su entrambe le copie un segno di avvenuta ricezione della nota esplicativa.

Istruzioni per scrivere una nota esplicativa

Una nota esplicativa dal punto di vista delle norme e delle regole del lavoro d'ufficio ha una struttura completamente standard e non dovrebbe causare molte difficoltà durante la scrittura

Nell'intestazione del documento nell'angolo in alto a destra devi inserire informazioni sul destinatario.

1. Innanzitutto viene indicata la qualifica del dipendente a nome del quale è redatto (direttore, direttore generale, capo dipartimento, capogruppo, ecc.).
2. Quindi scrivere il nome completo dell'organizzazione, indicandone lo status organizzativo e giuridico (IP, LLC, ZOA, OJSC), nonché il cognome, nome, patronimico del destinatario.
3. Successivamente, le informazioni sul dipendente vengono registrate esattamente nello stesso modo (posizione, ragione sociale, cognome, nome, patronimico).
4. Successivamente, indicare la località in cui è registrata l'impresa, nonché la data in cui è stata scritta la domanda.

Quindi al centro della riga è necessario scrivere il nome del documento con una breve descrizione della sua essenza (in questo caso "sul ritardo al lavoro").

La seconda parte è quella principale. Qui è necessario fornire solo fatti e motivi del reato, in questo caso, dovresti cercare di dare una spiegazione corretta con formulazioni e argomentazioni chiare. Se esiste una prova scritta dell'innocenza del dipendente, anche questo dovrebbe essere annotato. Non è necessario scrivere molto e in modo molto dettagliato: nessuno leggerà diverse pagine di testo e tale spiegazione potrebbe causare una reazione negativa da parte del datore di lavoro.

Applicazione richiesta cartello con l'obbligatoria decodificazione della firma e consegnarla o al segretario o personalmente al diretto superiore.

Una nota esplicativa è un documento. Non ha circolazione al di fuori dell'attività dell'organizzazione ed è disponibile solo per la circolazione interna. Indica il motivo per cui il colpevole ha commesso un atto particolare.

Che era una conseguenza di un altro fenomeno negativo. Un documento esplicativo può essere un documento indipendente o un'aggiunta a quello principale. In quest'ultimo caso, contiene spiegazioni sulla cosa principale.

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Lo scopo di scrivere la nota: chiarimento della situazione attuale da parte della persona principale. Potrebbe essere colpevole o meno. È compilato per i procedimenti interni. Individuare le ragioni e arrivare alla ricerca del colpevole o, viceversa, alla sua assoluzione.

Secondo il Codice del lavoro della Federazione Russa, il direttore dell'organizzazione deve richiedere una nota esplicativa all'imputato. Il lavoratore, a sua volta, può rifiutarsi, quindi il datore di lavoro ha il diritto di imporre sanzioni disciplinari senza processo.

Si precisa che solo il datore di lavoro ha il diritto di richiedere la stesura di una nota esplicativa. Se segue un simile appello, è meglio soddisfarlo. Le richieste del capo dipartimento o del tuo supervisore possono essere ignorate.

La nota esplicativa deve informare il datore di lavoro dell'accaduto. La visione della situazione deve essere presentata dal punto di vista del componente. A volte viene scritto per spiegare un progetto o una relazione. In questo caso, è scritto in qualsiasi forma e allegato al documento principale.

Come scrivere una nota esplicativa per funzionare correttamente

Forma della nota esplicativa:

1. In alto a destra è indicato a nome di chi è redatta la nota esplicativa (il datore di lavoro).
2. Sotto l'indicazione di chi è scritto da chi è compilato, indicando la posizione.
3. Al centro scriviamo il nome: “Esplicativo”.
4. Nel testo stesso indichiamo la causa di quanto accaduto e la conseguenza dell'azione.
5. Mettiamo la nostra firma e la data nell'angolo in basso a destra.

Le regole di base per redigere una nota esplicativa includono:

1. Scrivi solo la verità. Se vengono rivelate informazioni false, le conseguenze influenzeranno negativamente il tuo lavoro.
2. Non scaricare la colpa sui tuoi colleghi. Se sono coinvolte più persone, il datore di lavoro ha il diritto di chiedere loro spiegazioni e loro illustreranno la loro visione della situazione. Il risultato sarà l’identificazione dei disaccordi. Pertanto, otterrai anche nemici: colleghi.
3. Non dovresti scrivere: "non me lo hanno detto", "non mi hanno insegnato", ecc. Quando fai domanda per un lavoro, firmi una descrizione del lavoro, che contiene un elenco delle conoscenze e delle competenze necessarie per la posizione ricoperta.

Quando scrivi una nota esplicativa, fai affidamento sui documenti (descrizioni del lavoro, ecc.). Puoi indicare che hai frainteso la formulazione, ecc. Se possibile, è meglio nominare il documento non "Nota esplicativa", ma "Nota esplicativa".

Se commetti un errore grave, puoi fare affidamento su una grande quantità di lavoro o su una cattiva salute. In conclusione, puoi indicare che riconosci questo errore, ti impegni a eliminarlo e a non commetterlo in futuro.

Tipo di presentazione della nota esplicativa:

1. La presentazione è possibile solo in stile business.
2. Brevità, senza ulteriori spiegazioni non legate all'evento.
3. Spiegazione dalla prima persona.
4. Data e firma obbligatorie.

In caso di illecito disciplinare grave e possibilità di una futura udienza in tribunale, meglio rivolgersi ad un avvocato per scrivere una nota esplicativa.

È consentito il rifiuto di scrivere una nota, ma successivamente sarà considerato un vantaggio non a tuo favore.È meglio dichiarare il tuo punto di vista sulla situazione. Se non hai colpa, presta particolare attenzione a questo quando fornisci spiegazioni. In questi casi puoi aggiungere una frase magica: "Nella situazione attuale, ho dovuto agire in base alle circostanze".

Quando scrivi, preferisci scrivere al computer piuttosto che scrivere a mano. Se la questione è seria e la vostra richiesta viene esaminata da specialisti in base alla forma e all'aspetto della lettera, questi potranno trarre alcune conclusioni.

Esempio di nota esplicativa

Una nota esplicativa può essere redatta per vari motivi. Ad esempio, arrivare in ritardo al lavoro, commettere errori nei documenti, gravi violazioni della disciplina, ecc.

Considera una nota esplicativa sul ritardo al lavoro. Va notato che se il dipendente è assente dal lavoro per più di quattro ore, il datore di lavoro ha il diritto di licenziare il dipendente.

Al direttore

PJSC "Gorodbank"

a Jaroslavl'

O. G. Petrov

Dal controllore-cassiere del dipartimento

Vendite aziendali

Strakhovoy D. Yu.

Lettera esplicativa

04/12/15, sono Diana Yuryevna Strakhova, ero in ritardo di 30 minuti al mio posto di lavoro per il seguente motivo. L'autobus n. 35 si è rotto alla stazione degli autobus e non è arrivato nei tempi previsti alla fermata Moskovskaya alle 7:35. Ciò ha comportato un'attesa per l'autobus successivo, che è arrivato 30 minuti dopo.

In futuro mi impegno a non arrivare in ritardo al lavoro. Esci di casa presto. In caso di un evento imprevisto, informa il tuo diretto superiore Yu.K. Popova del motivo del ritardo. Mi impegno a lavorare i 30 minuti per i quali sono arrivato in ritardo.

Strakhova D.Yu. (firma)

Dopo aver scritto una nota esplicativa, questa viene fornita al manager o al suo manager ad interim. Sul documento mette la sua decisione: una risoluzione.

Se viene determinata una sanzione, viene redatto un ordine o altro documento. Una nota è già allegata a loro.

Nota esplicativa sul ritardo

Al regista

CJSC "Impresa di costruzioni "Omega"

Pavlichenko G.R.

Dalla segretaria Zventsova O.K.

Lettera esplicativa

Io, Oksana Konstantinovna Zventsova, ero in ritardo di 3 ore al lavoro il 25 giugno 2014. Al mattino, mentre scendevo le scale da un appartamento in un edificio a più piani, ho assistito a una rissa. La polizia è arrivata in uniforme forzata e ha chiesto di assistere all'incidente. Li accompagnai alla stazione di polizia numero 3, in via Romashkina, numero 1. La stesura del protocollo ha richiesto 2,5 ore. Dopodiché sono andato a lavorare. Il vicedirettore Oleg Viktorovich Ivanov è stato avvertito del suo ritardo. Si prega di considerare un motivo valido per il ritardo.

Zventsova OK (firma)

Esempio di nota esplicativa sull'assenteismo

Al capo di MTS OJSC

Orlov S.S.

dal consulente di vendita Igrova O.V.

Lettera esplicativa

Io, Oleg Vladimirovich Igrov, ho festeggiato il mio ventesimo compleanno con gli amici il 19 maggio 2015. A causa della grande quantità di bevande alcoliche, la celebrazione è continuata fino al mattino presto. Chiudendo gli occhi per un paio di minuti, mi sono svegliato solo all'ora di pranzo del 20 maggio. Era già troppo tardi per andare al lavoro. Si prega di tenere conto delle circostanze attenuanti della vacanza.

Igrov O.V. (firma)

Le spiegazioni scritte diventano obbligatorie solo in alcuni casi. Il più comune è quando si valuta la fondatezza delle ragioni dell’illecito disciplinare di un dipendente (violazione dei doveri lavorativi o d’ufficio da parte del dipendente). Ciò è previsto dal procedimento di irrogazione della sanzione disciplinare ex art. 193 del Codice del lavoro (di seguito denominato Codice del lavoro della Federazione Russa), che può comportare non solo un rimprovero o un rimprovero, ma anche il licenziamento. Tutto dipende dalle circostanze, che devono essere risolte. In questo caso la nota esplicativa documenta e trasmette al management la posizione del dipendente, la sua visione della situazione e le sue argomentazioni.

Frammento di documento

Codice del lavoro della Federazione Russa. Art. 193 “Procedura di irrogazione delle sanzioni disciplinari”

Prima di applicare il provvedimento disciplinare, il datore di lavoro deve richiedere una spiegazione scritta al dipendente. Se dopo due giorni lavorativi il dipendente non fornisce la spiegazione specificata, viene redatto un atto corrispondente.

La mancata spiegazione da parte del dipendente non costituisce ostacolo all'applicazione della sanzione disciplinare.

L'azione disciplinare viene applicata entro e non oltre un mese dalla data della scoperta dell'illecito, senza contare il tempo di malattia del dipendente, il suo soggiorno in ferie, nonché il tempo necessario per tenere conto del parere dell'organo di rappresentanza del dipendenti.

Una sanzione disciplinare non può essere applicata dopo sei mesi dalla data in cui è stato commesso il reato, e sulla base dei risultati di un controllo, di un'ispezione delle attività finanziarie ed economiche o di una verifica contabile - dopo due anni dalla data della sua commissione. I termini specificati non includono il tempo del procedimento penale.

Per ogni illecito disciplinare può essere applicata una sola sanzione disciplinare.

L'ordine (istruzione) del datore di lavoro di applicare una sanzione disciplinare viene annunciato al dipendente contro firma entro tre giorni lavorativi dalla data della sua pubblicazione, senza contare il tempo di assenza dal lavoro del dipendente. Se il dipendente rifiuta di familiarizzare con l'ordine (istruzione) specificato contro la firma, viene redatto un atto corrispondente.

Una sanzione disciplinare può essere impugnata da un dipendente all'ispettorato statale del lavoro e (o) agli organi per l'esame delle controversie di lavoro individuali.

Ma le note esplicative possono essere redatte anche per altri motivi, anche se resta l'aspetto della “necessità di giustificarsi” (d'altronde in altri casi si usano documenti ufficiali e promemoria). Ad esempio, durante l’indagine sulle circostanze del danno alla proprietà del datore di lavoro e la determinazione del suo importo ai sensi dell’art. 247 Codice del lavoro della Federazione Russa.

Richiesta di spiegazioni scritte

Quindi, «prima di imporre un provvedimento disciplinare, il datore di lavoro deve chiedere spiegazioni scritte al dipendente». Come si vede, la legge non specifica se la richiesta di spiegazioni debba essere orale o scritta. In casi particolarmente difficili, quando sia il lavoratore che il datore di lavoro sono molto seri e intendono, come si dice, arrivare ad oltranza, il datore di lavoro deve chiedere spiegazioni per iscritto al dipendente per poter poi confermare il rispetto delle norme la procedura prescritta per l'imposizione di sanzioni disciplinari nell'articolo 193 del Codice del lavoro della Federazione Russa (Esempio 1). Non c'è mai stata una forma approvata di questo documento personale, quindi ogni organizzazione lo redige a modo suo. Diversa è anche la tipologia del documento utilizzato a tal fine (notifica, domanda, lettera, ecc.), anche se è più corretto chiamarla “domanda”, perché nella Parte 1 dell'art. 193 del Codice del lavoro della Federazione Russa afferma che è necessario “richiedere” una spiegazione scritta. La notifica ha un significato diverso: le informazioni vengono fornite e non è necessario fare nulla. Una lettera è un documento in uscita inviato a un'organizzazione o un individuo di terze parti e il dipendente non è una persona così "estranea".

Va ricordato che "la sanzione disciplinare viene applicata entro un mese dalla scoperta del reato" (parte 3 dell'articolo 193 del Codice del lavoro della Federazione Russa). Il fatto della sua scoperta è confermato da un atto, non da un requisito. Pertanto tale mese andrebbe conteggiato a partire dalla data della scoperta (che idealmente dovrebbe coincidere con la data di redazione dell'atto), e non dalla data di richiesta di spiegazioni scritte.

Dalla data della richiesta viene conteggiato un altro periodo: 2 giorni per fornire una spiegazione scritta (vedere esempio 3). Pertanto, è importante non solo formalizzare la richiesta, ma anche dimostrare che è stata consegnata al dipendente o che questi ha rifiutato di riceverla. Per fare ciò puoi subito compilare i corrispondenti spazi vuoti in fondo al foglio (contrassegnati con i numeri 1 e 2 nell'Esempio 1): se il primo (firma al ricevimento della richiesta) non è redatto, allora il secondo è redatto (i testimoni confermano il fatto del rifiuto del dipendente di ricevere questo documento, questo marchio elimina la necessità di redigere un atto separato in materia).

Una richiesta scritta di spiegazioni da parte del dipendente

Il testo della richiesta di spiegazione da parte del dipendente sui motivi dell'assenza dal lavoro e firma

Calcolo del termine per spiegare per iscritto le ragioni dell'illecito disciplinare

Supponiamo che lunedì 1 settembre 2014 un lavoratore abbia danneggiato per negligenza la proprietà del datore di lavoro, ci sono stati testimoni e lo stesso giorno è stato redatto un verbale. In data 2 settembre 2014 il lavoratore è stato tenuto a fornire spiegazioni scritte. Iniziamo a contare la scadenza dal giorno successivo:

• 03/09/2014 – 1° giorno,
• 04/09/2014 – 2° giorno (quando sarà comunque considerata tempestiva la presentazione della nota esplicativa),
• Dal 05 settembre 2014 è già possibile attivare il fatto di mancata presentazione delle spiegazioni.

Se l'obbligo di fornire spiegazioni scritte è stato presentato al dipendente venerdì 09/05/2014 e sabato e domenica sono i suoi giorni liberi (cioè non sono inclusi nel calcolo del periodo di 2 giorni), allora il termine per la tempestiva l'invio della nota esplicativa scadrà solo martedì 09/09.2014.

Per evitare che un dipendente coscienzioso si confonda nel calcolo di questo periodo, è meglio indicare subito nella richiesta una data precisa entro la quale dovrà essere fornita la nota esplicativa. Qui è possibile aggiungere il dipartimento/funzionario specifico a cui deve essere fornito (vedere il secondo paragrafo del testo del requisito dell'Esempio 1). Il destinatario della nota esplicativa (a nome del quale è redatta, ad esempio, il direttore generale) e la persona a cui dovrà essere trasferita (ad esempio, il segretario o il capo del dipartimento del personale) saranno molto probabilmente diversi persone.

Se il dipendente aveva davvero buone ragioni per un comportamento che non piaceva al datore di lavoro, e in generale sono persone adeguate, allora non dovresti aver paura della nota esplicativa: verrà in difesa dell '"accusato". Quindi non è necessario attendere una richiesta scritta da parte del datore di lavoro. Su sua richiesta verbale, è meglio redigere immediatamente una nota esplicativa, allegando ad essa quante più prove possibili che ha ragione. Non basteranno solo i documenti ufficiali, anche la stampa di un sito di notizie sulle interruzioni dei lavori della linea metropolitana che un ritardatario utilizza per andare al lavoro. Se c'è un conflitto tra i dipendenti, una lettera esplicativa ben scritta può persino "tirare" la direzione dalla parte del suo autore.

A nome di chi è scritta la nota esplicativa?

Per rispondere con precisione a questa domanda, è necessario esaminare i regolamenti interni sul lavoro, che devono essere applicati in ogni organizzazione. Molto probabilmente, si dice che il dipendente fa capo al suo diretto superiore e direttore generale. Quindi, se succede qualcosa, il dipendente scriverà una spiegazione indirizzata al suo capo o al direttore generale.

Le normative locali possono stabilire una diversa gerarchia: ad esempio, i membri di un gruppo di lavoro riferiscono al capo di questo gruppo, nonostante rappresentino diversi dipartimenti al suo interno. Il capogruppo può chiedere spiegazioni scritte solo se la condotta scorretta è legata al lavoro del gruppo.

Pertanto, il servizio di sicurezza, il responsabile della cultura aziendale o il capo del dipartimento del personale non hanno il diritto di chiedere spiegazioni ai dipendenti di altri dipartimenti che non fanno capo a loro, a meno che ciò non sia espressamente previsto nelle normative locali dell'organizzazione. È vero, i poteri corrispondenti a questi e ad altri funzionari possono ancora essere delegati per ordine del direttore generale (ad esempio, al presidente della commissione per indagare su un incidente specifico). Vedi le didascalie degli esempi 1 e 2, contrassegnate da un punto esclamativo.

A mano o al computer?

La legge non richiede che le note esplicative siano scritte a mano; possono essere digitate su un computer. Ma i funzionari del personale esperti richiedono spiegazioni da parte dei dipendenti, scritte solo con la loro stessa calligrafia. In caso di controversia di lavoro, ciò aiuterà il datore di lavoro a tutelarsi da azioni illecite da parte di un dipendente che potrebbe affermare di essere stato “costretto” a firmare un testo già redatto da qualcun altro.

La composizione minima richiesta degli elementi manoscritti, tracciati dalla mano del dipendente su una nota esplicativa, è la seguente:

• titolo di lavoro,
• tocco personale e
• E A PROPOSITO DI. Cognome.

Non puoi limitarti a un semplice tratto personale scritto a mano, perché... l'esame grafologico non è in grado di identificare in modo univoco alcune firme come appartenenti ad una persona specifica. E in base alle parole intere (posizione e cognome), questo può essere sicuramente fatto.

Dettagli della nota esplicativa

La forma della nota esplicativa è relativamente libera. Nessuno richiede che un dipendente abbia una conoscenza approfondita degli standard di preparazione dei documenti; è sufficiente il rispetto del minimo richiesto.

In alto a destra del foglio sono scritte in una colonna le informazioni su chi e da chi è indirizzata la nota esplicativa. Il dipendente deve indicare la sua unità strutturale, posizione, nonché il suo cognome, nome e patronimico completi. Il nome del tipo di documento - una nota esplicativa - è scritto al centro, dopo più righe (solitamente con la lettera maiuscola o solo con la lettera maiuscola, come mostrato nell'Esempio 4). L'esempio 5 mostra una versione obsoleta, in cui il nome del tipo di documento è scritto interamente in minuscolo e seguito da un punto, ad es. l'intera “intestazione” sembrava poter essere letta in un'unica frase; Tali opzioni di progettazione erano precedentemente presenti nelle applicazioni.

"Testa" della nota esplicativa

Una versione obsoleta della “testata” della nota esplicativa

Le circostanze variano ed è errato pretendere la brevità da un dipendente in una dichiarazione esplicativa. La nota può occupare diversi fogli di carta, contenere un discorso diretto e leggersi come un buon romanzo poliziesco, oppure può consistere di una riga. Il datore di lavoro non ha il diritto di limitare un dipendente in tale “creatività”.

Nessuno si aspetta che il dipendente tragga conclusioni e suggerimenti nella nota esplicativa, anche se non sarà possibile vietargli di includerli.

Il contenuto della nota esplicativa è determinato solo dal dipendente che deve scriverla. Il capo non ha il diritto di dettare il testo, di dire frasi come "questo non è il motivo", di chiedere una riscrittura o di influenzare in altro modo il contenuto del documento. Alcune organizzazioni vanno anche oltre e redigono testi standard di note esplicative. Il dipendente ha il diritto di decidere se utilizzarli o scrivere autonomamente una nota esplicativa. È nel suo interesse descrivere l'accaduto come ritiene corretto. Il datore di lavoro, a sua volta, è obbligato a familiarizzare con le eventuali spiegazioni del dipendente, che gli piacciano o no.

Segnalazione della presenza di applicazioni

E' stata redatta la nota esplicativa. Cosa fare dopo?

Il datore di lavoro, ricevuta la nota esplicativa, vi inserisce il numero di registrazione del documento in entrata e, obbligatoriamente, la data di ricezione.

Secondo l'art. 193 del Codice del lavoro della Federazione Russa, a cui abbiamo fatto riferimento all'inizio, il dipendente ha 2 giorni lavorativi per scrivere una nota esplicativa. Se trascorso tale termine il lavoratore non fornisce spiegazioni, il datore di lavoro ha facoltà di redigere apposito atto in merito. Per assicurarsi contro azioni illecite da parte del datore di lavoro, è meglio che il dipendente registri la sua nota esplicativa in ufficio o presso la segretaria con un apposito contrassegno sul documento, e poi ritiri una copia della nota esplicativa con questo marchio. Un'altra opzione: il dipendente può scrivere una nota esplicativa in 2 copie e conservarne una, dopo aver contrassegnato l'accettazione. Allora nessuno potrà dire che il dipendente non ha fornito spiegazioni scritte entro il termine stabilito dalla legge.